在繼續推進數字計劃的同時削減IT成本，這種做法并不適合膽小怕事的人。在把人員過渡到長期進行遠程工作之后，許多首席信息官接下來的任務是在不穩定的經濟環境中減少預算。
Kristin Myers(他最近被任命為首席信息官執行副總裁兼西奈山衛生系統(Mount Sinai Health System)的信息技術主任)承認“這很難做到。這并不意味著在削減成本時，你就不能在數字化等其他領域進行投資”。她說，首席信息官最重要的任務之一就是評估應用程序組合，重新確定各個計劃的輕重緩急并在滿足業務目標和帶來最大增值的領域進行投資。
Gartner的首席信息官研究副總裁James Anderson認為，成功的組織對成本削減方面的討論有不同的看法。他說，這些組織不僅削減成本，而且還優化成本和價值。削減成本實質上僅僅只是達到了目標，Anderson這樣補充道。
成本優化實際上就是把錢放到合適的籃子里以優化業務成果。他解釋說，這將導致價值優化，平衡整個組織的成本，價值和風險。
“優秀的首席信息官不僅要知道自己可以在哪些地方快速削減成本，還要知道要進行哪些積極投資以實現不同的業務成果”，Anderson這樣說道。這些首席信息官還為各種不同的情況制定計劃。
首席信息官在預算吃緊時往往會立即拿薪酬開刀，但是Anderson說“這是我們最不愿意削減的地方”。他認為，首先你要考察一下針對供應商的外部支出，其中大多數供應商都愿意重談合同條款。
你要對內部支出采取積極主動的態度——凍結可以凍結的薪酬，但要集中精力于不動產，廠房和設備以及與供應商無關的維護和其他服務，Anderson這樣說道。
Anderson說：“內部是最難處理的部分，因為這里常常勾心斗角”。他說，很多時候，在內部優化成本是一個職能，這個職能的使命就是發現流程中的各種中斷事件或提高效率，這是大多數組織在大流行之前就一直努力在做的事情。
Anderson說：“就我們可以進行的不同流程改進提出不同的想法——你有做照搬照套的事嗎?這個過程帶來了什么價值?這些業務流程中的每一個流程都是能帶來結果并產生業務成果的價值鏈的組成部分。”
下面來看看首席信息官如何應對大流行帶來的經濟影響及其對IT預算的影響。
使IT有更強的“適應力”
Jacqui Guichelaar于2019年6月擔任思科的首席信息官，不久后她開始了大流行以來一直在加速的數字化轉型之旅。Guichelaar重復了Anderson的話，“我認為我必須優化IT并充分利用我所擁有的各種資產，人員和能力。”
Guichelaar和她的團隊去年舉行了一次戰略會議，該會議重點討論“我們如何為應對作物歉收(即收成下降)而做計劃。當你減產時……無論你耕種什么作物，你的整個商業計劃都將面臨危險。你可能遭受颶風或洪水襲擊，結果無法在該年度實現針對該農作物的商業計劃。”
這催生了Guichelaar轉變團隊和自己的戰略，“并使IT極具適應力，以至于如果發生某些事情，我們將對其進行優化，簡化和自動化并撤掉不需要的數據中心和應用程序，轉而使用商業服務，而這使我們可以節省大量成本。”
Guichelaar說，適應力變強意味著將平臺現代化并減少不必要的成本。“我計劃削減數百萬美元，釋放大量人員和生產力并確保我們已準備好采用新的業務模式。冠狀病毒(COVID)大流行期間人人都在研究這個。”
除了將IT轉型之外，Guichelaar還希望優化員工體驗并使人們隨時隨地可以用上最好的工具并投入大量資金來優化客戶體驗。
Guichelaar說：“我認為，如果有首席信息官在考慮削減成本，而且只考慮這一點，這說明他們還不得要領。”
思科的IT部門正在進行三項撤離計劃。首先是撤離部署在世界各地的數據中心并將更多的資源轉移到軟件即服務(SaaS)和云端。Guichelaar說，去年，在思科擁有的22個數據中心中，他們已經撤掉了三個，他們正在努力撤掉第四個。她計劃撤出五到六個數據中心。
Guichelaar說：“我們撤掉的東西越多，我們需要的數據中心和計算能力就越少。”
IT部門還將出售業務不需要的應用程序。她說：“我們的目標是撤掉500個應用程序，而我們現在已經在撤第575個應用程序”，而且這個數字還在不斷增長。這也減少了我們對計算能力的需求。
重新檢查投資組合
在過去的一年中，西奈山衛生系統的Myers一直希望使應用程序合理化成為該醫療組織的文化的一部分，以此作為提高IT效率的大戰略的一部分。
Myers說，例如，IT開發了一個可以停用遺留應用程序的程序，他們正在研究整個產品組合并確定要淘汰哪些系統以及在何處進行額外投資以增加功能。
Myers說：“我們一直在研究可能存在冗余或不必要的應用程序的地方”。當IT向用戶了解實際使用應用程序的員工人數時，響應者寥寥。在這種情況下，“我們可以返回用戶社區并自問是否還有其他事情可做或是否有類似功能的應用程序，以便你可以停用這個程序。這是很艱巨的任務，但必須得做”，她這樣說道。
Myers說，IT部門制定了一個五年計劃來淘汰各種程序，這將大大節省軟件維護和硬件成本，他補充說，這種應用程序合理化方面所做的工作將減少醫療系統的網絡安全風險，“這使團隊成員能夠從中解放出來，更坦誠地去做更多激動人心的事情。”
和Myers一樣，Guichelaar說IT部門對其服務，成本和計算能力的管理方式進行了評估。她說：“我們發現，我們有多個不同的應用程序，其中包括四個僅用于報告消費成本使用情況的工具。
Myers說：“事實上，隨著時間的推移，在大型組織中，這些工具一直都很好用，而且從不同的角度展現IT。但是，隨著IT變得越來越智能，你就有了很多端到端連接的平臺，因此我們選擇了一個內部工具并將所有監視和性能集中到該平臺中處理。”
Myers說，結果，IT停用了位于數據中心存儲中的其他三個應用程序，并節省了許可，存儲，數據中心和服務器方面的費用。
Guichelaar也重復了Myers的話，他說，盡管IT部門已經確定了成千上萬個可以停用的應用程序，但這“并非易事”，這需要利益相關者的意見。她說：“當你嘗試停用應用程序時，每個人都有保留應用程序的理由，而你必須制定一種與業務合作的有條不紊的方法”。這樣一來，IT就可以解釋標準化的必要性，雖然企業可能會損失一些功能，但“從戰略角度來看，我們最好只依靠一種工具，這樣我們才能使IT清晰可見。”
Guichelaar說，這樣可以節省數百萬美元，“為什么不把節省出來的錢進行再投資，以此來搞清楚如何為企業創建未來架構。”
降低第三方成本
重新檢查第三方合同是優化成本的關鍵步驟。例如，為了節省開支，Guichelaar正在將20個全球合作伙伴減少到一個。她說，只要實施一系列服務水平就可以確保思科員工立即能拿到筆記本電腦，對其進行配置并隨時可以使用。“僅這項交易，我們就節省了數千萬美元。”
Guichelaar補充說，轉向單個合伙人還意味著合伙人可以擴大規模并直接參與進來。“實現自動化，自動配置并轉向自助服務的能力有助于降低成本，因此，我得以省錢，所有人都取得成果，皆大歡喜。”
Guichelaar還希望降低第三方成本，這需要對IT所簽訂的各種合同有清晰的了解，以便可以重新展開談判。Guichelaar說，首席信息官必須仔細研究各個條款，以查看是否有付了費但未得到使用的服務，以便他們可以在那里獲得各種機會。
目前，Guichelaar還在研究各種不同的采購選項以降低思科整體IT產品組合的成本。她說，例如，如果第三方供應商或托管服務提供商可以接管思科的遺留產品組合，那么Guichelaar就可以將IT人員解放出來，使他們可以“去做一些激動人心的事情”。
這就要求“從頭開始編制預算，認真研究預算中的每一項內容并清楚地了解我們是否真的需要這樣做，我們是否可以另辟蹊徑?這些就是身為首席信息官的我所要考慮的策略。”
DHL的北美供應鏈的首席信息官Sally Miller表示：“顯然，研究你最大的支出項目并期望與主要供應商進行重新談判和評估，這才是頭等大事。也許你可以將某些服務交由內部處理或者將其外包出去，看看是否可以用這種方式來減少成本。”
學會拒絕
奧羅爾羅伯茨大學的技術與創新副總裁Michael Mathews表示，如今，我們要評估奧羅爾羅伯茨大學的每一個采購決定，其評估方式不同于冠狀病毒之前。“我們過去常說這是計劃的一部分，如今我們則說我們不再制定長達18個月的戰略……我們真的需要這么長的時間嗎?為什么需要?”
例如，最近有人想要一個新的ERP系統模塊，他說這將使他的工作流程更高效，Mathews這樣說道。他是這樣回應的：“我無法為這樣的要求提供支持，因為并沒有證據表明增加新模塊可以提高效率，而且整個園區的流程都已變更，因此這些流程可能不再適用。”
Mathews說，四個月以來，他尚未批準對任何系統進行任何升級。
Mathews說，但是Mathews確實引入了一個新的基于人工智能的系統，該系統可以從大學的其他系統中獲取數據并提供與每個類目有關的績效的洞察——從入學到參加在線課程獲得成績，不管是混合課程還是傳統課程，他這樣說道。
Mathews說：“所以這錢花的值當。”
避免裁員
受訪的首席信息官無一例外地表示，裁減IT人員是萬不得已的選擇。Myers說：“我們將在數字化方面進行大量投資，我們要對人員進行培訓并為各種計劃提供支持。”
Mathews說，奧羅爾羅伯茨大學已經停止招聘，期間沒有裁員也沒有休假，但流失了四名IT人員而且未能立即找到接替人。
Mathews說，三月有90%的IT員工開始遠程工作，“這使很多人無法得到支持”。“如果這些人在園區一直待到六月，那么他們會一直要求我們花錢。光是冠狀病毒的可怕本性就足以隱隱約約地向他們表示：“我們能熬過秋季嗎，我們真的需要這個嗎?”
Miller說，DHL尚不必削減IT成本，但是她補充說，她以前一直處在這樣的境地。“通常，我們試圖讓現有團隊做更多事情，停止招聘并減少差旅。她說，我們會盡力照顧現有的員工，以便同舟共濟，這非常重要。我們的人員流動率很低，不到3%，我認為這是因為我們在困難時期的待人之道，因此他們的任職期往往更長。”
將IT當作業務來管理
Guichelaar提出了一種新方法，她稱之為“簡化的治理(streamlined governance)和例外管理(managing by exception)”。“這是文化上的挑戰”，她這樣說道。
盡管多數大型組織常常通過開會來評估各種項目，投資，人員，績效和充斥大量紙張和PowerPoint演示文稿的戰略，但Guichelaar實施了一項計劃，該計劃將一種查看數據的方式標準化。她說，只要點一下按鈕，Guichelaar即可查看某個項目的進度，成本以及它是否正在產生收益。
Guichelaar說：“現在，除非我需要升級某些東西，否則我不必參加會議。我必須訪問數據以制定決策，而且訪問速度越快，浪費的時間和資源就越少，因此我可以提高工作效率。”
Guichelaar補充說，這使Guichelaar停用了另外五六個工具。
Guichelaar使用名為“零基預算法(zero-based budgeting)”的概念來確保與服務提供商，技術和員工支出相關的各種預算基礎都涵蓋在內。她說，這種預算方法要求所有費用都合情合理并映射到業務部門中的每個服務和職能。
盡管大多數公司都有制定預算的流程，但Guichelaar說，她發現零基預算法是最高效的，因為這是從頭開始做起的。因此，如果我削減了工具或服務，我肯定做了正確的事情，因為我已經進行過業務交流并且達成了共識。”
執行
大家一致認為削減成本必須具備一個可以優化IT的戰略。
Guichelaar說：“你必須堅持不懈地進行自動化并剝離不再需要的一切東西。只要有可能就轉向商品服務，你必須簡化一切。如果你這樣做，我相信你會節省幾千萬，具體取決于你的預算規模。”
Gartner的Anderson再次呼吁首席信息官們采取積極主動的態度。他說，“你可以通過快速獲得成果的辦法來對你的各種想法進行劃分”，例如合并合同，削減差旅，費用和培訓方面的預算，以及長期機會(例如成本優化)。
Anderson說：“在第一年快速取得成果，同時在路線圖上演示你期望在第二年和第三年進行的其他類型的成本優化”，他這樣說道。這么做就能向企業證明你的積極性，“就滿足預算削減的要求而言，這使你更為可靠。”
但是Anderson也發出了警告。他說：“危險的是，如果首席信息官只是一味地削減預算而沒有討論這將如何影響服務和產生業務成果的能力，這就會強化這樣一種觀念，即IT人員不擅長管理資金”，而首席信息官“在我的預算中不過是沒有意義的東西”。
Anderson強調說，企業(而不是首席信息官)必須讓IT知道削減成本的源頭。“這些服務會直接對客戶產生影響，因此要讓首席信息官自行選擇削減各種成本和支出。”
Mathews說，首席信息官不再制定動輒長達18到36個月的IT戰略。這必須是“一個為期10天的逐步開展的活動”，這個活動要不斷評估利益相關者的需求。
另外，請考慮你的資源，“千萬別花冤枉錢。他說，每每在技術上花掉一塊錢都會導致IT部門至少分散4周的精力，因為他們必須在一個系統上開展工作并對其進行部署。
Mathews說，最后，“你要認識到，大家都有份參與。一個巴掌拍不響，因此要時刻保持敏捷并傾聽他人的意見。”
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