很少有項(xiàng)目能夠天衣無縫地完成，因?yàn)轫?xiàng)目在從構(gòu)思到結(jié)束的過程中往往會(huì)出現(xiàn)很多問題。冷靜而有效地處理問題是項(xiàng)目經(jīng)理這一角色一個(gè)很重要的素質(zhì)，作為項(xiàng)目經(jīng)理，你或許可以相對(duì)容易地處理其中一些挑戰(zhàn)。然而，另外的一些挑戰(zhàn)也可能會(huì)對(duì)你的項(xiàng)目成功產(chǎn)生更大的影響。

 

以下是困擾項(xiàng)目成功的六個(gè)常見的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤，以及風(fēng)險(xiǎn)管理策略和在項(xiàng)目進(jìn)度有所偏離之前阻止它們的建議。

 

 

公司啟動(dòng)的每一個(gè)項(xiàng)目都必須與公司范圍內(nèi)的目標(biāo)相聯(lián)系。當(dāng)寶貴的時(shí)間和資源被用于執(zhí)行與公司愿景不一致的項(xiàng)目時(shí)，更重要的項(xiàng)目就會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)--最終，企業(yè)的長(zhǎng)期成功也會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)。

 

為了確保這種情況不會(huì)發(fā)生，每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)可靠的、經(jīng)過批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)案例，以明確說明將如何與公司高管設(shè)定的目標(biāo)保持一致。每個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)都必須被記錄下來，以確保項(xiàng)目是具體的，可測(cè)量的，可實(shí)現(xiàn)的，與公司范圍內(nèi)的目標(biāo)相關(guān)且及時(shí)的(又名S.M.A.R.T)。確定所有的目標(biāo)，并將它們記錄在項(xiàng)目章程中，以幫助明確項(xiàng)目的目標(biāo)，并通過重新審視章程和圍繞章程協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)的努力來堅(jiān)持項(xiàng)目的目標(biāo)。

 

 

正如項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者依賴于項(xiàng)目經(jīng)理的支持和指導(dǎo)一樣，項(xiàng)目經(jīng)理也同樣依賴于項(xiàng)目發(fā)起人。項(xiàng)目發(fā)起人通常是執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的成員，這個(gè)人會(huì)支持項(xiàng)目，提供見解，并在必要時(shí)可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理解決沖突。發(fā)起人還為項(xiàng)目設(shè)定了基調(diào)，以影響整個(gè)公司的參與度。大多數(shù)利益相關(guān)者不太容易接受變革。所以如果沒有發(fā)起人來幫助鋪平道路，項(xiàng)目經(jīng)理就只能與管理人員、跨職能團(tuán)隊(duì)、客戶和最終用戶打交道了。每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)發(fā)起人，他可以與其他主管和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)就項(xiàng)目為什么應(yīng)該繼續(xù)執(zhí)行進(jìn)行對(duì)話。他們還應(yīng)傳達(dá)利益所在，確定誰將被指派來領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目，并要求跨職能的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)與他們的部門共享信息。

 

 

在你的公司能夠分配和管理項(xiàng)目資源之前，它需要對(duì)資源能力進(jìn)行規(guī)劃。在計(jì)劃階段，這意味著需要確定一個(gè)項(xiàng)目可能需要的資源，然后確定可用的資源池。而跳過這個(gè)步驟則可能會(huì)危及項(xiàng)目的成功。

 

許多公司在計(jì)劃階段和資源管理階段會(huì)利用不同的工具來運(yùn)行假設(shè)情景規(guī)劃，將其作為一種風(fēng)險(xiǎn)管理工具來測(cè)試分配、管理和轉(zhuǎn)移項(xiàng)目時(shí)間表和資源的影響。假設(shè)情景規(guī)劃提供了很多好處。它可以幫助你的公司實(shí)時(shí)識(shí)別資源選項(xiàng)，平衡工作負(fù)載，優(yōu)化所有資源的使用，以確保團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者不會(huì)被過度分配。它還可以確保任務(wù)或項(xiàng)目的開始和結(jié)束日期不會(huì)受到負(fù)面的影響。

 

 

項(xiàng)目管理方法為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在管理單個(gè)項(xiàng)目時(shí)提供了一組可遵循的標(biāo)準(zhǔn)。選擇正確的方法來執(zhí)行你的項(xiàng)目是確保項(xiàng)目能夠快速準(zhǔn)確地被交付的關(guān)鍵。但如果在沒有有效方法的情況下執(zhí)行了項(xiàng)目，或者是使用了錯(cuò)誤的方法來調(diào)整項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)的專業(yè)知識(shí)，就可能會(huì)增加失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

 

有許多方法可供選擇--每一種方法都有不同的用途，但有時(shí)是重疊的。項(xiàng)目管理方法能夠指導(dǎo)你的團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。一些被廣泛采用的方法是為了減少產(chǎn)品缺陷;其他方法可以確保你的過程是有效的;而另一些則是為了更快地交付產(chǎn)品或服務(wù)。至關(guān)重要的是，你的團(tuán)隊(duì)能力應(yīng)該與所選擇的方法相匹配。

 

 

估計(jì)有20%的項(xiàng)目是由于無效的溝通而失敗的。在日常工作和項(xiàng)目工作中，許多因素都會(huì)導(dǎo)致溝通不暢和故障。溝通風(fēng)格或方法、現(xiàn)有的緊張關(guān)系、沖突的目標(biāo)、不及時(shí)的溝通和錯(cuò)誤的溝通，以及其他問題，都有可能給你的項(xiàng)目造成重大問題。

 

考慮到溝通是有效項(xiàng)目管理中最重要的一個(gè)方面，制定有效的溝通策略對(duì)于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)來說是至關(guān)重要的。了解你的受眾是制定正確的溝通策略的關(guān)鍵。溝通應(yīng)該是及時(shí)、頻繁、清晰和透明的。包容和尊重也同樣重要。項(xiàng)目經(jīng)理需要關(guān)注的另一件事是確保整個(gè)項(xiàng)目的溝通能夠保持一致，這可以幫助項(xiàng)目進(jìn)展得更加順利。

 

 

如果沒有某種形式的項(xiàng)目管理軟件或工具，就幾乎不可能成功地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。如果沒有計(jì)劃、執(zhí)行和監(jiān)控項(xiàng)目的工具，你的項(xiàng)目經(jīng)理就不太可能在他或她的角色中取得成功。由于有這么多可變動(dòng)的部分，即使是最小的公司和最小的項(xiàng)目，其內(nèi)部的項(xiàng)目管理也是令人生畏的。這種情況下，擁有多個(gè)任務(wù)、目標(biāo)和資源的大型項(xiàng)目也就不可能得到有效或高效的管理。在考慮要處理哪些項(xiàng)目之前，你需要首先確定并評(píng)估將幫助你的團(tuán)隊(duì)管理任務(wù)、資源、工作進(jìn)度和協(xié)作的正確的項(xiàng)目管理解決方案。

 

解決這些常見的項(xiàng)目管理問題可以減少許多相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)，并使你的項(xiàng)目朝著實(shí)現(xiàn)收益的正確方向前進(jìn)。

 

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