當Sanjay Shringarpure于2015年加入E.&J. Gallo Winery并擔任CIO時，他對該公司業務的節奏感到好奇。
“我想知道我們的預算，銷售和生產周期是怎么樣的，以便IT部門能夠制定出合適的節奏”他說。
例如，他知道，如果公司處于收獲階段，營銷部門的IT要求將不會被優先考慮。而如果公司專注于營銷，供應鏈部門的IT資源需求可能會被忽略。
一旦他對業務周期有清晰的認識，他就會建立一個符合這些周期的IT會議時間表。他從一個CIO員工會議開始制定計劃，現在每周的星期一下午會進行一個三個小時的會面。
在第一個小時內，IT團??隊會審查IT系統的環境，以解決問題或升級系統。在第二個小時內，來自IT業務合作伙伴的團隊成員會進來表達他們正在面對的挑戰和需求。在第三個小時內，IT團??隊則會審查所有的重要項目。
在處理業務伙伴決策的時間里，小組會處理以下四個主題：
1.戰略
2.操作流程
3.未來路線圖
4.人力資源
Shringarpure說：“這個時間表使我們能夠清晰地了解所有業務部門的IT需求。
例如，我們可能會花一周的時間來討論他們未來的路線圖，第二周去關注銷售系統實施的運營細節，第三周可能花費在供應鏈的戰略上，第四周則著力關注新的人力資源能力。
進入會議節奏
由于CIO職員會議安排在每周一下午舉行，所以IT領導團隊會在周五下午或周一上午舉行自己的會議進行準備，IT業務合作伙伴則在其預定的演示時間前安排舉行自己的準備會議。
“隨著我們的業務合作伙伴在CIO職員會議召開之前舉行部門會議，以及我們創造的這個節奏和一系列論壇，使我們能夠協作并管理運營細節，”Shringarpure說。
一旦這個高級別會議的時間表開始有效率的運轉，Shringarpure便可以將同樣的方法應用于總監和經理級別的其他會議。
“現在我們每個部門的各級戰略，路線圖，運營和人員都在一個合適的節奏下進行溝通，”他說。
例如，人力資源主管可能會告訴IT他們需要進行多樣化的培訓，并希望討論合適的IT解決方案。
“因為人力資源的下一次戰略會議是在三周內進行的，所以我會讓他們先談論他們的多元化培訓戰略，”Shringapure說。“或者，如果銷售人員想要審查新電子商務平臺的推出時間表時，他們可以參加兩周內安排的銷售操作會議。在預定的會議期間，我們可以向他們展示如何在進行ERP升級與銷售推廣的同時，解決兩個項目同時進行的風險。”
幫助解決影子IT問題
新的會議時間表在消除影子IT方面也取得了長足的進步。
Shringarpure說：“這些會議使我們能夠優先考慮投資，以便銷售團隊不會認為太多的IT資源投入到了農業中，而農業部門則不會認為我們過于關注供應鏈。”我會和我們的首席財務官密切合作，以確保沒有任何一個次級項目從各個部門中涌現出來。“每個人都知道，如果他們需要資源，他們必須經歷會議的節奏。只有一種方式可以為您的項目提供資金。我們已經清除了副業投資請求和影子IT問題。”
即使是在這樣一個緊密的溝通和充滿優先順序的過程中，Shringarpure也意識到有些部門的資金會出現不如其他部門的情況。
他說：“當五個部門有五個首要任務時，一個或兩個部門獲得的資金可能相對較少。” “這些部門會對IT部門產生負面印象并嘗試開發自己的技術。”
為了解決這個問題，高級領導團隊必須致力于確保傳統服務不足的部門至少可以獲得IT可用容量的20%。
“這樣，盡管這些項目不是公司的首要任務，也能確保我們的業務合作伙伴在交付方面不會遇到全面的窘境。他們總是能夠得到一些東西，”Shringarpure說。
一般IT的業務關系經理(BRM)會各自采用其部門的戰略路線圖，然后將其全部納入統一計劃中，Shringarpure及其業務合作伙伴每個季度都會一起共同參詳這些計劃。
“IT部門與每個業務合作伙伴之間召開的會議，旨在解決戰略，運營，路線圖和人員問題，這種有組織，透明的會議使我們能夠像管理微型管理者一樣引導大量項目，”他說。
實施你的會議節奏
Shringarpure為有興趣遵循相同方法的CIO提供如下建議：
1.在涉及到業務合作伙伴之前，就要在內部開始會議計劃。“在我們開始的幾次會議中，我們花了整整三個小時才看完一個項目，”他說。“現在我們可以在一個小時內完成45個項目。在引入業務合作伙伴之前首先在內部進行正確的調整。”
2讓他們首先表達需求。在商業伙伴預定的會議期間，讓他們在一個小時內一直握住麥克風。“給他們時間，然后傾聽，”他說。“不要反駁。”
3.像發條一樣運行這些每周會議。“只要太陽升起，會議就會照計劃進行，”Shringarpure說。 “如果一個副總裁不能出席，就派一個主管來，如果CIO不能參加，那就直接開會。那樣持續做52周的時間，IT與其他業務的整個關系將會得到改善。”
根據Shringarpure的說法，“一旦你建立了這些節奏，你就可以發現90%的潛在問題，甚至做到在它們發生之前解決它。通過將每個人的IT需求和關注點編織成一個交付掛毯，就沒有任何一個部門會落后了。”
關于Sanjay Shringarpure
Sanjay Shringarpure是Ernest&Julio Gallo Winery的首席信息官，自2015年11月起就一直擔任這個職務。他從該公司的IS Business Applications副總裁晉升。Shringarpure以前曾在Voya Financial/ING擔任IT總監的角色。他擁有賓夕法尼亞州立大學商業物流和國際商務學士學位以及商業物流碩士學位。
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