當使用企業(yè)文件同步共享應用時，一些最大的障礙可能會在初始部署的過程中出現。

在你評估企業(yè)同步和共享工具時，應該考慮哪些問題可以幫助你保持對企業(yè)數據的控制并減少攜帶自己的應用(BYOA)的傾向?產品本身的特性和功能自然很重要，需求因用例不同而不同。但當組織專注于功能時往往會忽視來自一個領域的擔憂：推出過程中所涉及到的各種挑戰(zhàn)。

以下簡短的列出了企業(yè)同步共享所涉及的各種陷阱，以及你能夠采取的措施。

沒有正式的政策和指南就跳到BYOD

這并不僅是企業(yè)同步和共享的特有挑戰(zhàn)，但在你推出移動生產力應用時值得注意。為員工提供工具讓他們能夠在任何地方，使用任何設備工作可以對提高員工的工作效率起到正面的影響。企業(yè)戰(zhàn)略集團發(fā)現80%的有正式BYOD政策(而不是松散的準則)的公司已經看到員工工作效率的提高和幫助服務臺呼叫次數的減少。實際上，30%的公司已經看到顯著的生產率提高，只有2%的公司報告說產生了負面影響，并增加了IT幫助臺呼叫次數。

那些允許BYOD但并沒有正式政策條款的公司中的大多數也看到了生產力的相應提高;然而，只有7%的公司報告生產力有顯著的提升，而36%的報告顯示生產力沒有變化，以及8%的報告認為產生了負面的影響并增加了幫助臺呼叫。所以，在你急忙跳進BYOD前，確保指導方針的落實到位，指導員工什么設備適合在你的環(huán)境中使用，有哪些可用的應用程序，如何訪問企業(yè)應用程序。你還應該提供應用程序的使用指南。

評估過程沒有包括移動工作人員

對生產力應用的移動和便捷訪問無疑影響了員工關于如何與應用程序交互的看法。他們期望可以達到像消費者喜歡的那種易用性，但在很大程度上又認識到他們在企業(yè)工具上不會得到完整的消費者體驗。然而這都可以接受。但如果你在評估的過程中包含了移動的利益相關者，你成功部署企業(yè)同步共享工具的機會將會顯著增加。你會更深入的了解到他們是如何以及在何處工作的一些相關的細微差別，并確保產品滿足這些需求。你會明白從易用性角度來看什么是可接受的折衷。而且，最重要的是，你將得到很多高手，他們將幫助你推廣一個他們參與了選擇過程的產品。涉及到用戶使用時千萬不要小看口碑冠軍—這是移動應用程序推廣和應用的主要方式。

假定有個適合所有企業(yè)的同步和共享產品

不同的工具在安全性和控制上相差很大。因此，你應該研究公司的使用情況。許多企業(yè)嘗試部署一個能夠滿足所有用戶需求的產品--這往往意味著是按照最安全的用例來部署。不幸的是，這給了用戶和數據可能不需要的大量的安全控制。而這會導致接下來的BYOA問題。

認識安全上的差異，為正確的用例部署合適的工具。雖然這意味著需要更多的廠商，許可和IT周期來管理不同的產品，但從整體上看這也意味著會有更多的應用以及更安全更受保護的企業(yè)數據。但是，這可能會導致用戶需要使用多個產品才能完成跨界的任務。市場上有一些產品像Citrix，Accellion和 Egnyte都有提供連接器的功能。

忽略培訓

似乎每個廠商都宣揚自己的客戶端接口是多么易用和“受消費者親睞”。然而，對新手進行工具和挑戰(zhàn)的培訓一直都是組織部署企業(yè)同步和共享工具產品的兩大挑戰(zhàn)之一， 僅次于安全問題。企業(yè)文件同步和共享工具在使用恰當時可以很強大。并且企業(yè)工具可以做到比消費工具更多的事情。他們之所以不像消費工具那么好用也僅僅是因為這個原因而已。因此，請確保你的員工了解如何執(zhí)行基本和高級功能--他們對你推行的工具了解得越清楚，就越不可能回復到自己過去的BYOA方式。

使用錯誤措施達到成功

你需要用戶使用公司的工具以保護數據的安全性。我們經常看到企業(yè)衡量使用率的方法是完全基于工具部署的數量。但是，僅僅因為用戶下載了客戶端，也許加載了一些數據到自己的帳戶中，并不意味著他們正在使用這些工具。更好的成功措施是圍繞活動本身—用戶多久訪問一次他們的帳戶，有多少存儲和共享的文件，有多少鏈接是共享的，以及有多少個文件有評論意見。你的員工也許會上傳企業(yè)客戶端，但早期仍然使用自己的BYOA賬戶，但由于你展開了培訓，甚至鼓勵使用，你會看到這種活動的上升。而隨著活動的增加，你對公司數據的控制和管理水平也將提高。