隨著全球業(yè)務(wù)的國(guó)際化，各行各業(yè)的發(fā)展越來(lái)越離不開(kāi)會(huì)議。而說(shuō)起會(huì)議，人們第一時(shí)間想到的就是各種條件限制：不僅要確定統(tǒng)一時(shí)間及地點(diǎn)，還要根據(jù)會(huì)議室所能承載的人數(shù)進(jìn)行參會(huì)人員的安排選擇，會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間往往超出預(yù)期。有時(shí)，還會(huì)因?yàn)橐恍﹤€(gè)人原因而導(dǎo)致與會(huì)人員不齊，對(duì)會(huì)議本身的質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，這個(gè)時(shí)候，利用網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)就有效地避免這些問(wèn)題，可以大大減小開(kāi)支，壓縮企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本，提高效率。
隨著企業(yè)規(guī)模發(fā)展壯大，人員和分支機(jī)構(gòu)增多，也不可避免的產(chǎn)生了許多“成長(zhǎng)的煩惱”，比如：企業(yè)管理問(wèn)題、溝通問(wèn)題、效率問(wèn)題、成本浪費(fèi)問(wèn)題等。溝通在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中占據(jù)非常重要的地位，傳統(tǒng)的遠(yuǎn)程溝通方式無(wú)非采用電話聯(lián)系或者出差兩種。電話會(huì)議雖然可以及時(shí)迅速的溝通，但因其具有不可視的局限性，遇到需要邊展示產(chǎn)品和資料邊溝通的情況就不得不派人出差。往往為了參加一個(gè)小時(shí)的會(huì)議需要花費(fèi)2天以上的外出行程，伴隨產(chǎn)生的是高額的差旅費(fèi)用，增加了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。雖然頻繁的出差也能解決大部分問(wèn)題，但極大的延長(zhǎng)了決策周期，在殘酷的商場(chǎng)，落后競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手一秒可能損失的就不僅僅只是金錢(qián)了。如何提高溝通質(zhì)量與效率成了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須考慮的事情。
針對(duì)企業(yè)的溝通難題，遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)需而生，國(guó)內(nèi)外各大廠商都推出了自己的視頻會(huì)議系統(tǒng)。視頻會(huì)議與傳統(tǒng)的電話會(huì)議相比優(yōu)勢(shì)明顯，視頻會(huì)議能提供直接、全面的視頻、音頻環(huán)境，在溝通交流方面互動(dòng)性更強(qiáng)一些。
召開(kāi)視頻會(huì)議不僅可以聽(tīng)到發(fā)言者的聲音，還可以清楚的看見(jiàn)他的表情、動(dòng)作，帶來(lái)真實(shí)直觀的交流體驗(yàn)。共享文件資料功能可以同步顯示照片、PPT、文檔、影音文件，讓遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)真正成為現(xiàn)實(shí)。視頻會(huì)議系統(tǒng)不僅方便企業(yè)隨時(shí)召開(kāi)內(nèi)部會(huì)議、技術(shù)交流，還可以幫助企業(yè)解決異地培訓(xùn)、異地招聘等難題。它使遠(yuǎn)距離溝通變得更為頻繁、效率更高更為高效，從而深刻地影響企業(yè)的運(yùn)行模式、縮短決策時(shí)間、同時(shí)提高組織內(nèi)部的協(xié)同力和競(jìng)爭(zhēng)力。遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)在企業(yè)中的得到了普遍的推廣使用，模式大概可以包括以下幾種：
首先，用于企業(yè)內(nèi)部溝通。分布在不同地域的企業(yè)分支機(jī)構(gòu)，借助視頻會(huì)議系統(tǒng)就可以隨時(shí)隨地與總公司進(jìn)行溝通，不需要浪費(fèi)時(shí)間在旅途上，為企業(yè)縮短了決策時(shí)間，提高了公司的運(yùn)作效率。
其二，向公眾和目標(biāo)客戶(hù)進(jìn)行產(chǎn)品的可視化推廣，增強(qiáng)直觀性。俗話說(shuō)“眼見(jiàn)為實(shí)”，通過(guò)展示產(chǎn)品，讓客戶(hù)直觀的看到產(chǎn)品的外觀，工作狀態(tài)，性能等，比只是拿出幾組數(shù)據(jù)更有說(shuō)服力。
其三，與非本地客戶(hù)進(jìn)行可視化的互動(dòng)交流，增強(qiáng)真實(shí)感。以往與異地客戶(hù)溝通需要相關(guān)人員多次往返兩個(gè)城市，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。采用視頻會(huì)議系統(tǒng)就像面對(duì)面交流一樣，可以及時(shí)了解客戶(hù)需求。
其四，對(duì)分支機(jī)構(gòu)企業(yè)員工進(jìn)行在崗培訓(xùn)。企業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，機(jī)構(gòu)的日益分散，讓員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和思想工作變得困難重重，集中式培訓(xùn)耗費(fèi)大量的資金和時(shí)間。視頻會(huì)議系統(tǒng)將幫助企業(yè)建立基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的培訓(xùn)教室，讓遠(yuǎn)在天邊的老師與學(xué)生面對(duì)面的交流和溝通，實(shí)現(xiàn)企業(yè)遠(yuǎn)程教育和培訓(xùn)的夢(mèng)想。
其五，對(duì)公司自身或客戶(hù)進(jìn)行遠(yuǎn)程可視化技術(shù)支持和維護(hù)。通過(guò)視頻會(huì)議軟件系統(tǒng)可得到技術(shù)人員“面對(duì)面”的講解，有效而快速的解決遇到的問(wèn)題，大幅度的提高客戶(hù)對(duì)企業(yè)的信任和滿(mǎn)意程度。
其六，可用于可視化招聘。企業(yè)相關(guān)人員赴異地招聘不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還往往因?yàn)檎衅肛?fù)責(zé)人精力有限只能前往幾個(gè)城市，錯(cuò)過(guò)更多地方的英才。有了視頻會(huì)議系統(tǒng)，求職者可以在當(dāng)?shù)氐姆种C(jī)構(gòu)連線總部，直接“面對(duì)面”交流，節(jié)約了雙方的時(shí)間，并為公司招徠更多人才。
現(xiàn)在遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)并不僅僅只在企業(yè)使用，也廣泛運(yùn)用于其他行業(yè)，對(duì)于教育機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域的學(xué)生和教師連接起來(lái)，共同分享課堂內(nèi)容，互相學(xué)習(xí)。對(duì)于公共機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，能夠提供即時(shí)的信息，增加安全系數(shù)，為各種緊急事故提供關(guān)鍵的通信工具。通過(guò)這項(xiàng)技術(shù)，大大縮近了人與人之間的距離。
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