也很少有組織能夠預(yù)測到遠(yuǎn)程計算突然增長的需求，制定應(yīng)急計劃的組織可以從容應(yīng)對，而其他公司則可能在采用遠(yuǎn)程支持和幾乎完全依賴協(xié)作工具方面陷入困境。
技術(shù)專家表示，要使組織的工作和業(yè)務(wù)順利進(jìn)行，就需要混合使用正確的技術(shù)，同時要保持原有辦公室的文化，即使是遠(yuǎn)程工作也是如此。
以下介紹員工在家遠(yuǎn)程辦公的方法和技巧：
1.不要忽視安全性
柯尼卡美能達(dá)公司IT部門All Covered客戶體驗和策略部主管Julie Branc說，所有連接到企業(yè)資源的設(shè)備都需要進(jìn)行惡意軟件保護(hù)并定期掃描。
Branc說，“現(xiàn)在是部署托管安全意識培訓(xùn)計劃的最佳時機。如今有關(guān)冠狀病毒疫情的網(wǎng)絡(luò)釣魚電子郵件事件正在上升。不幸的是，沒有多少組織為出行禁令做好準(zhǔn)備，也沒有積極的時間表安排員工在家中工作。一個主要的挑戰(zhàn)仍然是目前位于受保護(hù)的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)外部端點的安全性和合規(guī)性。”
2.傳達(dá)組織策略
10x Management公司管理合伙人Michael Soloman表示，遠(yuǎn)程工作取決于調(diào)整溝通方式。他建議組織設(shè)置可衡量的具體目標(biāo)，并發(fā)布時間表，其中包括適用于辦公室時間表的虛擬平臺，然后堅持執(zhí)行。
他說：“組織可以將其團(tuán)隊分成不超過6人的小組。這有助于確保在每個小組中都能更好地溝通，而小組成員不會被大量意見和評論所淹沒。并為每個小組創(chuàng)建通信線程，以便小組成員與其他小組通信。”
3.保持社交
SiteGround公司品牌和文化總監(jiān)Dima Peteva說，保持辦公活動對于維持士氣并讓員工保持相互聯(lián)系至關(guān)重要。
Peteva說：“在這個時候，社交圈至關(guān)重要。我們試圖在線開展許多辦公室活動，例如組織在線游戲，參與GetFit挑戰(zhàn)賽，以鼓勵員工保持活躍狀態(tài)，并與隊友分享他們的表現(xiàn)。”
Peteva還建議員工在工作與家庭生活之間劃分界限。重要的是要有意識地把兩者分開。
她說：“員工在家里工作時可能經(jīng)常瀏覽工作電子郵件或只完成一項任務(wù)并最終導(dǎo)致加班，這兩種情況都讓人擔(dān)憂，因此我們鼓勵員工保持正常的工作時間，并在事后安排休閑活動和日常生活。如果員工獨自居住，或者感到無聊的話，可以參加我們組織的讀書俱樂部和其他在線團(tuán)體活動。”
4.溝通和匯報
鑒于冠狀病毒疫情期間在家中工作所產(chǎn)生的壓力，技術(shù)主管確保讓他們的團(tuán)隊在工作之前進(jìn)行匯報。
CloudBees公司工程副總裁Susan Lally說，“我確保我的團(tuán)隊通過不斷的溝通來很好地處理變更和遠(yuǎn)程工作。有時候這可能會很困難且千變?nèi)f化，但是我一直在使用多種方法來確保每個員工在需要時與我聯(lián)系。我一直在辦公時間和所有團(tuán)隊進(jìn)行視頻通話，團(tuán)隊員工可以討論工作或各自的感受。我希望我的團(tuán)隊之間彼此建立聯(lián)系，并且如果需要我的幫助，我隨時可以提供。”
5.參與虛擬會議
柯尼卡美能達(dá)公司的Branc表示，過多召開虛擬會議可能會成為一種負(fù)擔(dān)。當(dāng)組織召開會議的時候，要把握好時間。
Branc說：“不要試圖模仿現(xiàn)場會議的形式，允許員工進(jìn)行適應(yīng)和調(diào)整。人們可能會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)員工沒有參與虛擬會議時，其工作效率可能更高。組織需要控制電話或視頻會議的時間，讓對話在預(yù)定時間之內(nèi)進(jìn)行，因為虛擬會議可能會影響到與交談的人員或群體的其他承諾，從而給他們帶來壓力。因此不要浪費他們的時間，這可以使員工在工作的時候更加投入。”
6.保持工作與生活之間的平衡
1Password公司首席執(zhí)行官Jeff Shiner管理著一家?guī)缀跬耆h(yuǎn)程工作的公司，該公司經(jīng)營了14年。他說，有一些在家遠(yuǎn)程工作的關(guān)鍵技巧使過渡變得更加容易，并且可以從設(shè)置電腦開始。
Shiner說，“在理想情況下，員工需要兩臺電腦：一個用于工作，另一個用于家庭。如果無法做到這一點，則可以將筆記本電腦與臺式機顯示器和鍵盤一起使用，這樣可以將工作和個人時間區(qū)分開來。另外，對電腦的硬盤進(jìn)行分區(qū)并為工作創(chuàng)建一個單獨的用戶帳戶也是一個好主意。”
Shiner還建議員工在家采取一些平時在公司工作的做法，可以集中精力做好準(zhǔn)備。
他說：“員工工作期間注意衣著，這并不是說需要西裝革履，而是穿著舒適的衣服，而不是家居睡衣，這有助于集中注意力和正確地開展工作。遵守常規(guī)時間表。即使在家工作意味著可以靈活地安排時間，也要設(shè)置并遵守工作時間，這樣可以保持工作與生活的平衡，并消除精神上的困擾。”
7.信任團(tuán)隊
Braidio公司首席運營官Rafael Solis說，在遠(yuǎn)程工作時，組織管理者的默認(rèn)立場應(yīng)該是信任。他說，這是與團(tuán)隊合作最重要的方面。
Solis說，“如果沒有信任，遠(yuǎn)程工作將變得更具挑戰(zhàn)性。這很關(guān)鍵，重要的是要考慮社交孤立可能讓團(tuán)隊成員感到孤獨或與組織脫節(jié)的感覺。因此，重要的是要找到方法來提高參與度。”
8.設(shè)定期望
Sungard AS公司首席信息官Chris Fielding建議啟動一個項目，以便在組織遠(yuǎn)程協(xié)作工作流程時每個員工都具有相同的理解水平。
他說：“至關(guān)重要的是要確保聽到所有員工的意見，這需要團(tuán)隊負(fù)責(zé)人用心管理，并得到所有團(tuán)隊成員的支持。他們需要共同努力創(chuàng)造一個值得信賴的環(huán)境，讓所有員工都感到受到尊重，并能夠公開發(fā)表意見。這樣一來，每個員工都可以獲得幫助。”
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