隨著經濟的快速發展，辦公自動化在人們日常工作中的應用也越來越廣，而OA辦公自動化系統作為目前技術成熟、普及率高、成本低廉的信息平臺，可以通過技術手段有效提高企業的效率、降低成本、加快企業發展，另外企業員工在內部網上學習到管理規范；通過知識管理中的檔案管理、信息發布、公文管理等相關知識逐步建立健全一個具有資源豐富、內容分類、相互協作互通的知識庫，同時基于工作流的概念，使企業各部門方便快捷的共享信息，高效的協同工作，通過工程流程解決辦事程序繁瑣、效率低下的管理瓶頸改變過去復雜、低效的手工辦公方式。實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據，從而提高產品質量，提升企業形象，提升企業競爭力，控制企業運營風險。
一、辦公自動化簡介
1.辦公自動化（即Office Automation）簡稱OA，是指把辦公的特定流程或環節和日常的事務聯系在一起，從而使辦公文件在不同辦公室、不同地區的流轉、審批以及發布等方面實現方便的共享以提高辦公效率。隨著現代社會經濟的快速發展，凡是有工作辦公的地方就會有網絡辦公自動化的運用，許多企業在網絡建設的基礎上根據自己的需求和自身具備的設備設施，建立了自己的OA系統，推出了一些網上業務。實現辦公自動化不僅可以增強信息管理的規范化，而且可以提高辦公效率，降低企業信息共享的運行成本。
2.辦公自動化的特點
辦公自動化通過對信息資源、網絡資源的充分利用，一方面使政府、企業或部隊的辦公資源及時方便地向其目的地傳送，另一方面使資源共享、資源檢索以及企業內部各單位之間的業務交流更加地方便。從而來提高企業的工作效率、管理水平以及工作質量。
（1）信息傳遞及時快速。在企業內部，可通過建立相應的合適的內部郵件系統，使企業內部的工作人員能及時快速地傳遞信息。
（2）文件傳閱高效。辦公自動化系統可以依據其設置的工作流程，快速方便地閱辦辦公文件，使各部門或員工之間快速有效地對工作進行調整。
（3）檔案管理的電子化。辦公自動化系統實現了檔案管理的電子化，可依據檔案的屬性的不同，對檔案進行分類存儲、管理等工作。
（4）信息資源、設備資源的共享。通過辦公自動化系統，企業內部員工可通過上傳文檔、下載文檔等方式方便地實現各部門、各員工之間的信息共享。同時，由于辦公自動化系統具有網絡特性，可將打印機、掃描機之類的設備連入網絡，從而實現設備資源的共享，節省設備成本。
二、辦公自動化在企業管理中應用的重要作用
21世紀是知識經濟，對于報刊傳媒業來說，如何在信息革命給企業帶來的全球范圍激烈的競爭中，迅速把握和充分利用信息是一個巨大的挑戰。報刊傳媒企業能否利用先進技術和手段來獲取信息，識別和抓住機會是企業在激烈的競爭中是否取得競爭優勢和實現企業發展的關鍵。辦公自動化在企業管理中的應用，能幫助企業充分利用信息，為企業謀求最大經濟效益。現階段很多企業雖然通過計算機建立起企業內部網絡，但仍然有相當多的企業僅僅是用來打字，而未充分發揮內部網絡的作用。因而，處于信息化的大背景下，在企業管理體系中開發和應用基于IT技術，操作簡易的，符合企業日常辦公習慣的辦公自動化系統對企業來說有著非常重要的意義。
1.降低上下級之間的溝通障礙，使一線員工和老總之間可以互相直接溝通。
現在大多數中小房地產企業使用的組織結構仍然是部門職能制和工程項目制的混合結構。這種組織結構的缺點是要求嚴格執行剛性管理的規定，造成員工與上司、員工與員工之間的溝通存在等級障礙，員工的信息、意見和建議只能逐級匯報，不能越級；同時，由于各部門缺乏交流甚至為了各自小利益而相互掣肘，部門員工只對自己工作負責，不考慮整個流程的效率和公司大局，雖然個人業績好像很突出，卻使得公司或項目整體工作效率低下，影響其他部門或員工的工作熱情。而OA辦公自動化系統的出現，就可以解決這一問題，領導層可以通過日常日志、內部論壇以及各種信息匯總，及時發現員工的心理和工作動態，有針對性地進行關心釋疑溝通，使員工時刻感覺到公司的關注的陽光，忠誠度和歸屬感將大大提升。
2.通過OA平臺，可以規范企業管理，提高工作效率。
應用OA辦公系統可以使企業的組織機構、工作流程進一步規范化，增加管理透明度，實現遠程管理，提高管理效率。在平臺內部，通過公開的規章制度和業務流程，使各部門對自己的職責、權限有明確界定，也使得每個工作人員對自己的職權范圍有了更清晰的認識。通過智能化的流程，使得各工作環節銜接緊密，上一步審批意見完成后立即可以傳到下一步，刪改記錄和審批意見保存完整，提高工作效率。
3.應用OA辦公系統可以使信息共享。
中小型企業在發展壯大過程中，人員的流動進出都是不可避免的。通過建立內部的信息平臺，各個項目部的經驗和技術、合作廠家等，可以即時總結共享。各項目部通過OA平臺共享的信息，迅速做出適合自己項目部的經營調整，準確及時地把握市場信息，避免相同問題的發生，也有利于降低項目部采購成本，提高管理效率。
4.應用OA系統可以實現企業的開放式遠程辦公。
現代化的計算機通信系統將辦公自動化系統合成一個完整的OA 系統，它可以使辦公信息和業務流程省去許多不必要的環節，這樣高效的應用不僅有利于企業自身范圍內的信息資源共享，還更方便快捷的與外界溝通和傳達信息。由于現在越來越多的企業都在調整布局結構，其規模日益擴大，辦公自動化就可以不受地理空間的影響，實現跨地區辦公管理，能全面支持企業不同部門的協同工作。這種完善的OA系統會使越來越多的虛擬的辦公室、移動的辦公室出現，這種走出去的辦公室應用的范圍區域也會越來越廣。
5.OA系統的拓撲結構有助于高層領導正確決策
OA系統的拓撲結構可以方便企業的高層及員工無論身在何處都能夠登錄系統，獲取信息，完整的辦公自動化系統更能提示信息的價值和意義，高層領導可以根據辦公自動化系統儲存或者傳送的有用信息進行分析，這樣智能化的活動能有助于高層領導做出前瞻性的科學決策。
三、結語
總之，信息化已經成為現代企業發展中必不可少的輔助手段，而隨著科技經濟的發展、數字信息化的通訊技術進步、使用人員知識技能的提高，其中的OA辦公自動化系統又是最適合中小型企業優先選用的辦公平臺。辦公自動化正逐步向以強調知識管理為核心的方向發展。因此，各企業都應加快辦公自動化在企業管理中應用的步伐，結合迅速發展的IT 技術通過辦公自動化實現電子政務，以為企業和社會各界提供更加先進的信息收集、查詢等服務。
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