OA軟件的選用有一個(gè)很有意思的現(xiàn)象，那就是看起來容易但用好了難。很多企業(yè)對(duì)OA軟件的使用都停留在很淺的層次，比如信息發(fā)布、文件傳遞和簡(jiǎn)單的審批。 為什么會(huì)產(chǎn)生這種現(xiàn)象呢？小編采訪了有“工作流管理專家”之稱的華天動(dòng)力，請(qǐng)華天動(dòng)力OA軟件的高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理萬先生談?wù)勥@個(gè)問題。 萬先生實(shí)施過數(shù)百家企事業(yè)單位的OA軟件，在他看來，OA軟件之所以沒有用好，不能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，主要有以下七個(gè)方面的原因，不妨稱之為“七宗罪”，包括：需求不清、產(chǎn)品不力、實(shí)施不當(dāng)、高層不用、員工不愛、耐心不夠、服務(wù)不好。 1、需求不清 有些企業(yè)雖然上馬了OA軟件，但對(duì)于OA軟件的特點(diǎn)，以及要解決自己的哪些問題并不清楚，只是籠統(tǒng)的認(rèn)為要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高辦公效率。 有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)聽到或看到別的企業(yè)在用OA軟件，覺得自己也應(yīng)該用一個(gè)，于是就讓下屬去選型。下屬對(duì)OA軟件非常陌生，也沒有明確的目標(biāo)，只能是邊學(xué)邊找，在各種OA軟件五花八門的功能、報(bào)價(jià)、理念中迷失，往往選了一個(gè)根本不適合自己的軟件。 這樣的軟件安裝后，企業(yè)上下都不知道怎么用才好。簡(jiǎn)單的應(yīng)用好像沒什么價(jià)值，復(fù)雜的應(yīng)用又用不起來，感覺OA軟件好像沒什么大用處，甚至還會(huì)增加工作負(fù)擔(dān)。時(shí)間不長(zhǎng)，也就無人問津了。 2、產(chǎn)品不力 有的企業(yè)需求很清晰，就是為了解決幾個(gè)主要問題，但是卻沒有找到適合自己的產(chǎn)品。目前OA軟件市場(chǎng)上產(chǎn)品很多，各種類型龍蛇混雜，不認(rèn)真研究和對(duì)比，很容易導(dǎo)致選型不當(dāng)。 有時(shí)候并不是產(chǎn)品不好，而只是不適合自己，也就是說產(chǎn)品的長(zhǎng)處和自己的需求不能對(duì)接。比如有的OA軟件具有非常強(qiáng)大的基礎(chǔ)平臺(tái)，但是標(biāo)準(zhǔn)化功能卻很弱，需要進(jìn)行大量的二次開發(fā)才能使用。這時(shí)候如果企業(yè)的需求不是很特殊，就沒必要花高價(jià)采購(gòu)這樣的軟件。 還有的企業(yè)在對(duì)比一番后，發(fā)現(xiàn)OA軟件的報(bào)價(jià)差異極大，從幾千元、幾萬元到幾十萬元不等，于是就認(rèn)為OA軟件的價(jià)格水分太大，不值那么多錢。而且看起來功能也都差不多，便挑便宜的選了一個(gè)。結(jié)果用了后才發(fā)現(xiàn)這樣的軟件問題太多，功能不完善，服務(wù)不到位，系統(tǒng)也不穩(wěn)定，根本沒法用好。任何商品貴的不一定好，但便宜的一定不會(huì)很好。 在信息化行業(yè)有句老話叫“三分軟件、七分實(shí)施”。意思是一個(gè)項(xiàng)目能否做好，三分在于產(chǎn)品，七分在于實(shí)施，這句話其實(shí)是有很大的誤區(qū)的。產(chǎn)品是一切的基礎(chǔ)，產(chǎn)品不行，累死實(shí)施也白搭。 3、實(shí)施不當(dāng) 即使有幸選了一款優(yōu)秀的、適合自己的OA軟件，企業(yè)也不見得能用好。這個(gè)道理很簡(jiǎn)單，同樣的產(chǎn)品，有的人能用好，有的人卻用不好。 造成這個(gè)問題的原因首先在于實(shí)施不當(dāng)。拿到OA軟件之后，項(xiàng)目主管都要認(rèn)真的做好準(zhǔn)備工作，軟件如何安裝、如何訪問，賬號(hào)和權(quán)限如何分配，需要重點(diǎn)使用哪些功能，不使用的功能是否要屏蔽，流程和表單如何設(shè)計(jì)，如何培訓(xùn)，如何試運(yùn)行，如何讓員工快速上手和適應(yīng)軟件，如何制定制度保障使用……這些問題都需要有非常清晰的思路。 萬先生認(rèn)為，良好的實(shí)施必須要一鼓作氣，盡量縮短實(shí)施周期，對(duì)于比較復(fù)雜的實(shí)施工作必須分階段、分目標(biāo)的進(jìn)行。本著先易后難、先淺后深的原則，盡快讓員工直觀感受到OA軟件的作用，喜歡上OA軟件并形成習(xí)慣，才能保證后期工作的順利開展，而不是半途而廢，甚至出師未捷身先死。
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