OA系統(tǒng)可以說(shuō)是以公文管理起家，以工作流立命，工作流一直是OA軟件不被替代的最大功臣，然而功臣背后是無(wú)數(shù)門(mén)生的扶助，尤其與其比肩而立的協(xié)同工作。二者一剛一柔共同引領(lǐng)辦公室管理高效化進(jìn)程。選擇OA系統(tǒng)，首要抓住兩點(diǎn)：工作流和協(xié)同工作。這其實(shí)是在學(xué)習(xí)太極拳如何畫(huà)圓，有柔有剛，剛?cè)岵?jì)，剛性工作流來(lái)攻，柔性協(xié)同工作來(lái)守，合力畫(huà)圓，爆發(fā)力超強(qiáng)。
剛性工作流
工作流是OA系統(tǒng)的核心，通過(guò)工作流程子系統(tǒng)，可以方便以管理和制度為中心，規(guī)范各單位的分工和協(xié)作秩序，并且對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行關(guān)注、監(jiān)控、催辦，對(duì)業(yè)務(wù)結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)和分析。工作流程的主要功能包括流程定制、流程門(mén)戶(hù)、發(fā)起流程、待發(fā)流程、流程監(jiān)控、辦結(jié)查閱、流程代理、流程轉(zhuǎn)辦等。
不同品牌的OA軟件的工作流子系統(tǒng)也有所不同，如九思軟件（www.jiusi.net）iThink協(xié)同OA辦公系統(tǒng)采用純B/S架構(gòu)，創(chuàng)造性地從設(shè)計(jì)、應(yīng)用、優(yōu)化到門(mén)戶(hù)展現(xiàn)全方位的圖形化自定義，實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程地圖的設(shè)計(jì)。通過(guò)個(gè)性化授權(quán)，可以將常用的流程推送的個(gè)人門(mén)戶(hù)，方便調(diào)用；通過(guò)規(guī)范、表單和流程的集成，可以使得員工運(yùn)用制度和流程時(shí)免學(xué)習(xí)；并且該模塊對(duì)企業(yè)的流程管理遵循PDCA管理法則，從發(fā)起流程到在辦監(jiān)控、辦結(jié)查閱和效率分析進(jìn)行閉環(huán)管理。
柔性協(xié)同工作
協(xié)同工作恰似太極畫(huà)圓，運(yùn)動(dòng)靈活，巧妙輕松處理工作。辦公室在日常辦公過(guò)程中，80%的工作事項(xiàng)是隨機(jī)的、動(dòng)態(tài)的、柔性協(xié)作的、跨部門(mén)溝通的，此類(lèi)工作如果通過(guò)剛性公文或流程審批，雖然最大限度的規(guī)范了工作程序，但是卻必然降低了工作效率，從而違背了卓有成效管理的初衷。因此通過(guò)日常辦公子系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，可以解決非剛性的溝通協(xié)作需要，解決日常松散靈活的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告、信息報(bào)送、電話(huà)記錄、事件通知、任務(wù)告知、文檔分享等事務(wù)性工作處理。
該模塊大量應(yīng)用于日常頻繁發(fā)生的，但不是核心業(yè)務(wù)的、非剛性的溝通協(xié)作需要，解決日常松散靈活的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告、信息報(bào)送、電話(huà)記錄、事件通知、短信平臺(tái)、申請(qǐng)管理、任務(wù)管理等事務(wù)處理。
OA系統(tǒng)作為全員應(yīng)用的基礎(chǔ)性信息化系統(tǒng)，不是單純的工作流在流轉(zhuǎn)審批，而是在協(xié)同工作的合力之下，形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，被企業(yè)上下廣泛深入應(yīng)用，共同作用于管理問(wèn)題的解決和工作效率的提升，成為企業(yè)日常管理的左膀右臂，而使二者合作無(wú)間、配合默契的OA系統(tǒng)相比其他而言更能實(shí)現(xiàn)管理價(jià)值，更具可選性。
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