傳統的ERP(Enterprise Resource Planning 企業資源計劃)系統屬于典型的聯機事務處理系統,系統強調的是密集的數據更新處理性能和系統的可靠性,其業務數據的模式是針對事務處理系統而設計,所以數據的格式和描述方式并不適合非計算機專業的管理決策層進行業務上的查詢、分析和決策。當應用到一定階段后,用戶便發現單靠所擁有的傳統ERP系統并不足以獲得市場競爭的優勢,因此用戶不再滿足于計算機能幫助他們迅速地處理具體業務,他們還要求從大量業務數據中探索業務活動的規律性以及市場的運作趨勢,并從中為他們參與市場競爭做出重要的決策。這種決策需要對大量的業務數據(包括歷史業務數據)進行多維度分析或數據挖掘才能得到,然而傳統的ERP系統是面向應用建立的,系統支持日常的操作,只具有傳統的查詢及統計報表功能,無法為用戶提供強大的有利決策支持。
數據本身并不像數據處理后的信息那樣有價值,因為只有將數據處理成信息才能使得用戶能夠更好地理解市場,進而獲取競爭的優勢。那么如何將傳統ERP系統中積累的大量數據轉換成可靠的、商用的信息以便于決策支持呢?DW(Data Warehouse 數據倉庫)正廣泛地被公認為是最好的解決方案。與ERP系統集成的數據倉庫能夠在ERP系統運行過程中采集數據進行分析,并能將樣本數據和分析結果存入數據倉庫以便用戶查詢使用,幫助用戶發現ERP系統積累的數據的潛在價值。簡而言之,普通的ERP系統能夠幫助用戶規范企業的管理,而擁有數據倉庫的ERP系統則能夠使用戶從這種規范的管理中獲得更大的效益。
1 傳統ERP系統的局限性
ERP系統,是指建立在信息技術基礎上,以系統化的管理思想,為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。ERP系統集現代信息技術與先進的管理思想于一身,成為現代企業的先進運行模式,反映了時代對企業合理調配資源,最大化地創造社會財富的要求,已成為企業在信息時代生存、發展的基石。但是作為整合企業內外部資源的ERP系統,本身并不是涵蓋企業運作所有過程的管理信息系統,尤其是面對日益快速變化的市場狀況,ERP系統的反應速度逐漸顯得有些遲緩,其局限性已逐漸顯示出來。以下將主要就傳統ERP系統在管理決策支持方面的局限性進行研究:
1)MRPII 或ERP軟件的基本特征是“聯機事務處理”。一個典型的聯機事務處理系統由多個事務處理(transaction)應用構成,每個應用使部門的一個過程和功能自動化,同時每個事務和每一分鐘的業務細節都記錄在與事務應用關聯的數據庫中。而對于企業高層管理者來說,從規模龐大、數據完整,但“事無巨細”的ERP系統中直接獲取對他進行宏觀決策時所需的數據是很困難的。
2)決策人員所需的信息絕對不是單純能夠從事務處理系統中得到的,進行決策所需的支持信息往往需要對從ERP系統或其他事務處理系統中提取出來的數據進行集成、轉換、分類、合并、歸類分析得到,甚至需要進行深層次的分析和挖掘,才能提煉出對當前決策問題真正有意義、有價值的信息來。
3)傳統的ERP系統,雖然將企業內部的信息做了很好的整理與自動化,不過對商業使用者在資料存取和分析功能上的支援卻較少。事實上,根據IBM 的調查,一般企業對于儲存資料的使用率只有2% ~ 4%。
過去,終端使用者想要存取信息系統內的數據,必須事先通過系統管理員的授權,對于終端使用者非事先安排好的數據存取,大部分是不被允許的。然而,過去有關分析的信息系統,大部分是由信息部門設計或管理,因此缺乏對終端使用者特定需求的了解。此外,傳統的分析工具缺乏讓使用者連接到不同信息來源的功能。因此對于非技術人員來說,這一類的工具無法提供整合性的分析功能,使用者僅能利用獨立的、非整合在一起的應用程序來從事自己的分析工作,這就使得企業在取得及時可靠的資訊的同時,顯得有些疲于奔命。
4)傳統的ERP系統中跨地域的業務數據往往存放于分散的異構環境中,不易統一查詢訪問,而且還有大量的歷史數據處于脫機狀態,形同虛設,然而決策往往要求對歷史數據進行比較、趨勢分析和預測。
5)ERP系統是經常更新的,當數據經常改變時,就難于對企業的問題做出一致的回答,而回答的經常性改變往往會混淆決策過程。
6)ERP系統的設計主要是考慮將事務處理所需的細節信息有效地載入系統。有效性的要求導致應用開發者實現數據高度規范化,以及在數據存檔之前就必須決定作為應用的一部分有多少數據可存儲。雖然運作系統對日常事務處理的支持是非常有效的,但他們對于運用常規的軟件技術支持報表制作、決策和行政信息系統并不是很好的。因為他們的側重點在于數據的存儲,而很少提供訪問數據和將數據變為有用決策信息的工具。
2 ERP系統應集成數據倉庫
通過以上對傳統ERP系統的局限性進行的分析,可以看出應集成數據倉庫最主要的理由是企業現用的傳統ERP系統已不能充分滿足業務需要。傳統ERP系統僅僅關注于事務處理,它能夠保證事務處理所必須的自動化,但它只是為企業決策層及員工提供了一個決策運行手段的管理平臺,而不能直接提供滿足決策所需的信息,即傳統的ERP是一個很好的后臺管理系統,而企業發展需要其同時具有前臺管理功能,集成數據倉庫的ERP系統可以很好地實現這一功能轉變。數據倉庫是一個“以大型數據管理信息系統為基礎的、附加在這個數據庫系統之上的、存儲了從企業所有業務數據庫中獲取的綜合數據的、并能利用這些綜合數據為用戶提供經過處理后的有用信息的應用系統。”如果說傳統ERP系統的重點與要求是快速、準確、安全、可靠地將數據存進數據庫中的話,那么與ERP系統集成的數據倉庫其重點與要求就是能夠準確、安全、可靠地從ERP系統數據庫中取出數據,經過加工轉換成有規律信息之后,再供管理人員進行分析使用。
傳統ERP系統所運用的聯機事務處理(OLTP)已不能滿足終端用戶對數據庫查詢分析的需要,SOL 對大數據庫進行的簡單查詢也不能滿足用戶分析的需求。用戶的決策分析需要對關系數據庫進行大量計算才能得到結果,而查詢的結果并不能滿足決策者提出的需求。作為數據倉庫關鍵支持技術的聯機分析處理(OLAP)技術具有多維數據庫和多維分析的概念,傳統ERP系統集成數據倉庫后就能使用戶以動態隨機查詢、瀏覽、計算、時序分析以及復雜建模等方式來訪問數據倉庫中所存儲的數據,從而可以支持復雜的分析操作,并且以一種直觀易懂的形式將查詢結果提供給決策人員,使決策人員從多種可能的觀察角度快速、一致、交互地獲取信息。
傳統ERP系統對于深層次的分析,如數據分類、聚類和數據隨時間變化的特征,仍然需要其他分析工具。作為數據倉庫關鍵支持技術的數據挖掘(DM)技術能夠從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的數據中,提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識。傳統ERP系統集成數據倉庫后就能夠幫助用戶理解有關數據的真正含義,并了解數據之間所存在的關系,能夠在信息中揭示出相應的模式與趨勢。
國內外大量組織機構已經發現,隨著全球經濟一體化競爭愈演愈烈,與ERP系統集成的數據倉庫作為能夠為商務運作提供結構與工具,以便系統地組織、理解和使用數據進行戰略決策的有效途徑,愈來愈為各大組織機構所重視和應用。如ERP業界的巨擘SAP利用它的業務應用程序接口BAPI 將第三方的DSS(Decision Support System 決策支持系統)和OLAP(Oniine Analytical Processing 聯機在線分析)軟件集成進來。Information Builder 公司將為R/ 3 的用戶提供數據倉庫軟件包,Business Objects 與SAP 聯合開發了一個針對R/ 3 的集綜合查詢、報表和OLAP 為一體的DSS 版本。
3 數據倉庫與數據倉庫的體系化結構集成方式
數據倉庫的數據可以從聯機的事務處理系統、異構的外部數據源、脫機的歷史業務數據中來抽取,然后進行清理和轉換,并按決策主題的需要進行重新組織,從而構造一個作為決策支持系統和聯機分析應用數據源的結構化數據環境。
4 集成數據倉庫的ERP系統可以建立廣泛的競爭優勢
1)集成數據倉庫的ERP系統能夠通過抽取ERP系統或其他數據源中的即時數據,將其加工后成為支持企業經營決策所需的即時信息,進而實現即時管理,從而可以比其他競爭對手更快地調整企業的管理和運作,及時響應市場的要求,建立自身競爭優勢。
2)集成數據倉庫的ERP系統能夠快速有效地搜集準確描述組織機構的信息,從而增強了對組織變化的支持,促進了生產率的提高。
3)集成數據倉庫的ERP系統能夠促進企業與顧客的聯系。因為它跨越所有商務門類、所有部門、所有市場,提供了顧客和商品的一致視圖。
4)集成數據倉庫的ERP系統通過以一致、可靠的方式長期跟蹤趨勢、式樣、異常,進而可以降低成本。
5 結論
信息流的速度決定了任何一家企業在行業中的優勢,準確快捷的決策信息的提供可以拉近企業與客戶以及經銷商的距離。在營造信息優勢的過程中,數據倉庫與傳統ERP系統集成是企業在完成了ERP基礎建設后,必須要邁出的又一步,它將在保證原有ERP系統的優勢的同時,彌補傳統ERP系統的局限性,進而幫助企業建立長久、廣泛的競爭優勢。