Office 365提供了一整套的協(xié)作和內(nèi)容管理工具。但是,這也給eDiscovery帶來(lái)了挑戰(zhàn)。
Office 365 eDiscovery帶來(lái)的挑戰(zhàn)與你所使用的具體產(chǎn)品有關(guān)。因此,我們并非籠統(tǒng)地將Office 365看作單一的產(chǎn)品。
微軟的Sway就是一例。Sway帶來(lái)了一種展現(xiàn)信息的新方式,號(hào)稱21世紀(jì)的PowerPoint。但是,其分享信息的方式太過于奔放,缺乏必要的管控,從而導(dǎo)致合規(guī)方面的極大隱患。
因此,留意員工使用的產(chǎn)品和工具非常重要。必須對(duì)產(chǎn)品的引入慎之又慎,確保其中內(nèi)嵌了最基本的合規(guī)功能。
Office 365 eDiscovery的另一個(gè)挑戰(zhàn)是在社交媒體(尤其是企業(yè)社交工具)中定位消息。Office 365可以通過SharePoint和Yammer進(jìn)行通訊。而eDiscovery的功能設(shè)計(jì)是,同樣可以基于SharePoint、Yammer或OneDrive中word文檔內(nèi)嵌的標(biāo)注進(jìn)行對(duì)話。針對(duì)企業(yè)用途的Skype則具有一套完整的通訊機(jī)制。
面對(duì)eDiscovery的場(chǎng)景,由于內(nèi)容存儲(chǔ)在多個(gè)地方,很難搜索出所有相關(guān)信息。在某些特定情況下,由于各工具中術(shù)語(yǔ)的差異,即使是搜索工具也難以找出所需的全部?jī)?nèi)容。
因此,在部署eDiscovery之前,企業(yè)應(yīng)該意識(shí)到這一點(diǎn):雖然微軟解決了一些Office 365 eDiscovery的問題,但是全面性的解決方案仍未就位。