有家企業，就是管好了這件小事，直接創造了一年4200萬元的效益提升，你還會小看這件小事嗎?當然，到了這個規模，報銷就會上升到企業費控的層面。這家企業就是鳳凰旅游。
快速發展中面臨管錢難題
提起鳳凰旅游這家公司，可能很少有人知道，這多少取決于它的定位。鳳凰旅游全稱北京鳳凰假期國際旅行社有限公司，是一家主要關注B2B的旅行社，簡單來講鳳凰旅游是一家旅游產品的工廠，在產品生產出來之后提供給門店、經銷商。目前旅游行業火爆的攜程、途牛等OTA的很多產品均是由鳳凰旅游提供，一定角度上來講，鳳凰旅游做著為旅行社賦能的業務。
事實上，鳳凰旅游發展至今已經將近20年，目前下轄上海、成都、昆明、太原、南京、沈陽、武漢、西安8家分公司，重慶、南昌、長沙、天津、鄭州、濟南、蘭州、廣西、內蒙古9家辦事處，以及北京邁途國際旅行社有限公司、上海東尚國際旅行社有限公司、北京寰宇風情航空服務有限公司、重慶寰宇風情國際旅行社有限公司4家控股公司，全國員工超過1300人，稱得上旅游行業的大公司。
公司的快速發展、規模的快速擴張，令人欣喜。但隨著組織架構越來越復雜，一些管理上的弊端衍生而出。“這么多分支機構和員工，在這樣一個龐大的體系下，怎么管好錢這件事，是老板一直琢磨的問題。”鳳凰旅游總裁助理王小之介紹，營銷費用、研發費用、管理費用、財務費用等各類費用欠缺規范性，已經影響到公司的管理。
到了2014年，“怎么管錢”已經上升到集團問題的高度。集團為此專門召開了高層會議解決這一問題，當時提出了兩個方案，一是“一支筆管控”，也就是說所有的報銷都要填一個單子，由特定的人簽字后才能報銷。但這種方式在這樣龐大的體系下，尤其是很多機構在外地，實現的可能幾乎為零。
第二種方案就是采用信息系統，通過工具進行信息化管控。上系統是需要費用的，需要費用就必須選擇一家好的供應商，在招標之后，用友優普U8+ 費控正式進入鳳凰旅游。
科學設計推動費控快速、成功落地
從2014年11月1日開始費控項目的實施，在項目組的努力和用友優普的支持下，兩個月時間，完成諸多碰撞、梳理，最終項目于2015年1月1日快速上線。回首費控實施的這段過程，王小之用“昏天暗地的生活”來形容，“每天早上9點進會議室，早中晚夜宵全在里面，昏天暗地開會、找數據、梳理項目、與各條線業務員爭論、培訓……”
王小之認為，系統之所以能成功上線、能短時間上線，除了這種“昏天暗地的生活”加速了項目進度外，還在于項目過程中三個合理的設計，首先是成立了項目組，并且將各條業務線的人員拉了進來，形成了對公司情況的綜合了解。“項目組除了用友優普的專家、我們的財務人員外，還將各業務線的業務人員和IT人員，以及業務相關的周邊人員納入進來，這樣才能夠對實際業務有全面的了解，才不會主觀的臆斷。如果是老板或者財務人員全權負責，會形成相對片面的費控體系。”
其次便是培訓。“培訓實質上指的是讓全員認識到系統上線的好處和價值，我們當時給集團總部和各地分公司做了很多培訓，針對業務人員、職能部門人員、財務人員等不同職能的員工做針對性的培訓，讓整個企業對費控系統上線后為他們帶來的便利形成認知。”
其三是設立了專職的“預算員”。鳳凰旅游1300多人，很多種職能部門，同時又有很多分支機構，很難做到短時間內對每個員工都進行培訓，尤其是不同部門的員工有不同的系統或者同一系統的不同應用。為此公司設立了專門的“預算員”部門，公司首先對每個部門、項目組的預算員進行培訓，然后由他們帶動所在團隊的使用，這保證了系統的快速上線，以及上線后能夠成功落地。
費控為鳳凰旅游管理賦能
系統上線后，鳳凰旅游的費用管控發生了哪些變化?“我們2015年的業務費用從8%降到了6%，這是最直觀，也是最有力的效果。”對企業而言，節約下來成本的就是利潤，鳳凰旅游2015年的營業額為21億，節流2%也就是創造了4200萬的利潤。
落地來講，費控的實施首先是帶來費用管理的規范化。過去報銷憑臉熟，老員工能很快審批下來，但對于費用的去向和使用過程，公司很難去追溯和規范，無法對費用支出形成有效的管理。系統上線后，費用審批實現了憑數據、憑系統說話，項目的情況、費用的去向都在留存在系統中，如果花的不對、沒有花在關鍵地方，或者預算超出范圍，都能進行有效控制，逐漸實現了管理的規范性。
其次是提高了費用審批過程的效率。對于新員工來講，人不熟，關系不熟，費用經常不知道找誰審批;找到了，審批人又不知道錢花在哪、該不該批。這造成很多業務員已經墊付了錢卻報銷不了，難免會滋生負面情緒。在系統的幫助下，審批能夠很快的被處理，并且移動端的上線進一步提升了審批的效率，同時也帶動了員工的能動性。
另外則是實現了更準確的預算。“中國有個很要命的東西叫發票，很正常的現象是員工出差經常拿到的是辦公用品發票，但財務人員會按照發票合規性記帳，而辦公用品是不能記到差旅費用下的。到了年底，就會發現辦公用品花費了很多，差旅卻特別少，這對于我們公司來講是不正常的。”顯而易見，財務費用體系和實際應用體系走得是兩條路，這也就意味著很難做到準確的預算，因為不知道費用的真實去向。“費控系統上線后，2015年跑了一年，形成了完整的費用體系，并記錄了真實的費用去向，給我們2016年的預算提供了準確的參照數字。”王小之表示。
集團費控的成功落地也帶動了鳳凰旅游控股公司的主動應用，目前集團旗下兩家控股公司也已經上線了系統，“看到集團費控系統實施后，不管是從費用節流，還是人員效率都做到了直觀的效益，控股公司主動找上門，也要實施用友優普費控系統”。
用友優普助力中型企業打造企業互聯網的香格里拉
作為用友優普“尋找企業互聯網的香格里拉”第四站，鳳凰旅游通過費用管控實現了集團的效率提升和管理規范性，也直接成本節約與利潤增長，更具潛力的價值是管理規范為整個集團帶來的員工能動性，這將為公司良性發展起到有力支撐。
企業互聯網化已經成為所有企業的發展方向。互聯網連接一切,改變著這個世界。一種全新的企業生態正在形成,這就是社會化商業。香格里拉是自然生態的一種完美表達，商業環境中的香格里拉則需要所有企業的共同努力。互聯網化是造就完美商業生態的一種技術使然，有一批先行者已經開始了構建新生態的成功嘗試。鳳凰旅游也是其中之一。
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