2020年春季，隨著新冠疫情在美國蔓延，大多數公司出于需要而安排部分或全部員工進行遠程辦公。他們當時可能不知道的是，這樣做可能將永遠改變美國的工作場所。
無論遠程工作是否是疫情前的長期勞動力計劃的一部分，現在很明確的一件事是：居家辦公的精靈已經從魔瓶中出來，沒有人能再將其放回瓶中。
人力資源服務提供商Engage PEO的首席信息官/首席技術官拉爾夫•拉巴塔(Ralph Labarta)說：“作為IT部門，我們很謹慎地提供建議，在某些情況下，我們會考慮到審計師的擔憂，即某些崗位不應該居家辦公。”“盡管這些擔憂的意圖是好的，但規則卻在一夜之間被改寫了。審計師說這個崗位難道不應該在家工作嗎?很好，但是辦公室已經關門了。”
Gartner的副總裁兼分析師蘇珊•阿德納姆斯(Suzanne Adnams)表示，在新冠疫情之前，大多數組織機構要么已考慮并拒絕遠程辦公的計劃，要么甚至從未考慮過這種方式。“他們認為自己永遠無法解決自己的業務流程，或者認為自己的企業文化將受到影響。”
她表示，那些高管現在已經意識到這種工作方式。“說得委婉點，他們有點不情愿開始這一工作方式。他們感到驚訝。我們從這些主管那里聽說，他們的員工正在迅速過渡到居家辦公的方式，并且非常高興。如果他們工作沒有變得更高效的話，至少也保持同樣的工作效率。”
其結果是，現在許多組織機構告訴Gartner公司，他們將遠程辦公視為一種永久的工作方式。阿德納姆斯說：“就工作環境而言，通過將遠程辦公作為一種常態，實際上我們所做的事情向前跨越了五到十年。”“但我們的商業行為還沒有跟上。這就是我們現在的處境。”
這種迅速變化的趨勢正在所有行業上演，使人們對僅僅九個月前大家對未來工作的某些想法產生質疑。以下將進一步探討新冠疫情如何影響首席信息官在為未來員工隊伍提供支持方面的前景和責任。
朝九晚五工作方式的終結
“許多公司正在重新思考所有這些過時的職場做法，”未來學者兼《未來領袖(The Future Leader)》一書的作者雅各布·摩根(Jacob Morgan)說。“我們需要休假政策嗎?需要年度績效考核嗎?即使只有5美元，我們是否需要人們在所有東西上都花錢?”
但大多數公司現在面臨的基本問題是，工作日是由什么構成的?
阿德納姆斯說：“我們將擯棄朝九晚五工作方式的想法。”相反，她表示，成功的組織機構正在接受時間分塊的概念。“我們安排時間來完成特定的工作，以確保我們可以在效率最高峰時完成這些工作，同時我們也有時間進行平衡和融入個人或社交活動。”
而工作本身看起來也不一樣。她說：“因此，您將能夠雇傭到那些擁有您所需技能和專業知識的人才，無論他們在世界任何地方。”“我們將可能經歷臨時員工或零工人數的增長，這些被雇傭員工是用于在指定的時間內完成特定工作。我們還將看到工作角色與技能的分離。重點將放在您在特定環境中具有的技能、經驗、專業知識上，而不是您的頭銜。”
她表示，這將給組織內的某些成員帶來重大挑戰。這并非指高層管理人員，因為他們中的大多數人都對遠程辦公所帶來的高效率感到高興。根據Gartner公司的研究，這也并非是指普通員工，因為其中80%的員工很樂意在家工作。面臨最大問題的是那些負責監督這些員工的中層管理人員。“過去，他們的作用基本上是管理和監督，”阿德納姆斯說。“他們根據員工是否出現在辦公室來判斷其工作效率。而新的現實情況是，他們不能只看某人是否坐在辦公室中，然后就在方框中打勾，“哦，他們正在辦公室，正在高效地工作。”
對于許多管理者來說，這是一個大問題。她說：“擔任這些職務的大多數人從未接受過培訓以掌握如何進行互動對話，如何設定績效結果，如何發現團隊成員表現出壓力或不敬業的跡象。”有遠見的組織機構認為，有必要為這些中層管理人員提供支持并使他們具備這些技能，從而能夠做好這項工作。在某些情況下，組織機構做出了艱難的決定，即某些人根本沒有為擔當這一職務做好準備。”
IT部門可以做些什么呢?一方面，管理人員現在需要更多更好的系統來收集有關員工績效的數據，阿德納姆斯表示。Gartner公司早在新冠疫情之前就已看到這一趨勢，但遠程辦公的轉變加快了這一趨勢，由于管理人員現在需要盡快獲得這些數據。她說：“他們必須能夠收集足夠的數據，以了解某人是否達到他們所期望的結果。”
而IT主管們還有另一種不錯的方式可以帶來幫助，即分享自己的知識，由于他們中的許多人在領導遠程團隊方面有豐富經驗。拉巴塔說：“在新冠疫情之前，IT部門就以遠程辦公為導向。”“我們能夠輕松地采用這一模式，并能將其應用到公司中，因為我們自己一直采用這一模式。”
重新構想未來的辦公室
如果新冠疫情結束后，很多人至少有一部分時間將繼續居家辦公，那么如今不斷擴張的辦公樓會怎樣呢?可能會更少。拉巴塔說：“我認為持久的影響是，員工已經意識到了自己的時間價值。”“他們已經意識到，在辦公室工作所帶來的通勤和不便對自己的個人生活和工作造成了多大影響。我認為每天花兩個小時上下班的想法可能會消亡。”
他表示，這意味著企業將會考慮它們在辦公場所上的支出。“他們希望盡可能提高效率。”他補充說，新冠疫情來襲時，Engage PEO公司正在考慮擴大辦公場所空間。而這些計劃現在被擱置。
現有的辦公室可能很快就會有新的用途，成為員工互動的場所，而不是他們在小隔間里獨自工作的地方——他們在其他地方也可以輕松地完成工作。“當人們部分時間來辦公室同時部分時間在家辦公時，這種混合工作模式會是什么樣呢?”低代碼平臺Quick Base的首席信息官德布•吉爾德斯利夫(Deb Gildersleeve)問道。“也許員工會花全部時間在辦公室開會。這是否意味著您必須調整所使用的技術或辦公室才能應對這種類型的工作方式?對于那些只在這種情況下來的員工，您是否需要建立一種更符合訪客類型的環境呢?”
凱捷咨詢公司(Capgemini Invent)負責數字化工作平臺和未來技術的副總裁薩拉•波普(Sarah Pope)表示，對于未來辦公室是否會變得更小和/或更少，她聽到各種不同的觀點。她指出，與此同時，一些知名公司進行了大量地投入，關閉一些大型辦公室，并在更靠近員工居住地開設了一些小型辦公室。“對我來說，這表明他們正在經歷著遠程辦公的永久性變化，或者可能是您所說的中心輻射型工作模式，即在我們習慣的大都市區以外設立辦公室。”
幾位專家看到的一個趨勢將推動這些變化：越來越需要將氣候變化和環境問題納入公司計劃。波普指出，例如，舊金山灣區大都會交通委員會(Metropolitan Transport Commission)最近投票通過了一項措施，要求大型企業雇主在任何一天都要讓60%的員工遠程辦公。
即使您當地政府不關心您公司對環境的影響，客戶也可能會關心。媒體巨頭康泰納仕集團(Condé Nast)首席數據官卡迪克•巴拉(Karthic Bala)說：“隨著消費者越來越意識到自己生活中的碳足跡，如果您是一家關注消費者的公司，那么可持續發展戰略就不再是一個可有可無的東西。”“如果您看一下商務旅行和上下班通勤，這就會產生一定的碳足跡。然后是基礎架構本身，以及維持服務器和設備正常運行以支持我們整個公司所需的電力——我認為這些都是至關重要的部分。”
首席信息官的新關鍵衡量指標：遠程辦公方式是否成功運轉
在短期內，許多首席信息官現在以一種前所未有的方式對用戶體驗負責。拉巴塔指出：“居家辦公方式是否成功開展已添加到首席信息官的KPI中。”同時，蜜月期(即員工僅僅因為實現遠程辦公而感謝IT部門的時期)現在已經結束。
拉巴塔說：“早期許多員工有一種低調的態度。”“這與時代的不確定性有關，人們對能夠居家辦公表示感激。隨著時間的推移，他們對自己在新冠病毒這一新經濟中的角色變得更加自信，他們想要升至一個新的高度。現在人們期望自己能夠完成過去在辦公室能做的幾乎所有事情。”
“展望未來，將會出現新的標準，就像消費者第一次購買蘋果iPhone手機一樣，它徹底改變了人們對智能手機的預期，”波普說。“員工們會希望他們所使用的工具和技術能讓自己輕松地提高工作效率，并能感到自己融入到工作文化和團體中，而且坐在家中就像走在辦公樓的大廳里一樣。”
滿足這些期望可能會是一項挑戰。“對于那些為居家辦公人員提供支持的IT部門來說，這要更困難一些。設備、軟件和服務如何運行，存在很多變數。您已有自己的家庭網絡，需要安裝打印機，家里的其他人也在使用帶寬。這些事情使故障排除工作變得更加困難。”吉爾德斯利夫說。
她說：“從首席信息官的角度來看，我認為最大的一件事情就是帶著同理心進行領導，因為這對任何人來說都不容易。”“您知道，IT與業務部門的關系不僅僅是讓您的業務團隊擁有所需的技術。而是確保我們能看到哪些是可行的，哪些是不可行的，以便我們能主動地為最終用戶提供更好的體驗。”
當雇主們考慮如何更好地為遠程辦公人員提供支持時，軟件企業正在努力開發新的和更好的產品。巴拉說：“目前很多協作軟件還沒有出現。”在未來，他設想會出現更好的工具，以幫助團隊成員跨地區和時區一起工作，而這僅僅是個開始。他說：“我認為將會出現一定數量的增強現實或虛擬現實產品，其能夠復制辦公室內的互動場景，”盡管到目前為止，他嘗試的所有解決方案都不夠好。他還預測，居家辦公人員將會越來越多地使用人工智能。他說：“人工智能技術可以用于隱私保護、合規性和網絡安全”。他表示，將來人工智能還將做得更多，例如改善工作流程。
最重要的事
所有這些事情聽起來是否都很有價值?是的。那些安排大量或大多數員工居家辦公的公司可能會受益于更低的現場辦公成本，甚至最終會減小實體辦公面積。但這些節省的資金(如果發生的話)可能不會出現在IT部門的預算中。同時，首席信息官們會發現支持遠程辦公的成本在增加，這不僅是因為購買了新設備，還因為日常運營工作。
拉巴塔說：“我們的云端成本已經增加，存儲和安全性支出也增加了。”他希望通過節省辦公室的打印成本和帶寬使用來彌補部分支出。他說：“但這將是一個后續的成本節省。”
但專家表示，如果因突然服務于大量遠程員工而給IT部門及其預算帶來壓力，那么這也為IT主管們創造了一個特殊的機會。
“隨著現在越來越多的非IT業務部門開始遠程辦公，人們對IT部門可以為企業帶來哪些東西越來越感興趣，也越來越贊賞”，阿德納姆斯說。“現在，首席信息官可以利用這種高關注度來使他們現有的技術取得重大進展——因為現在組織內的其他部門已經更清楚地認識到，他們的工作依賴于這些技術。”
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