如果您正在考慮一項涉及到采用SaaS解決方案的數字化轉型計劃，那么您需要評估的一個關鍵因素就是總成本。但不要僅限于此。為了更準確地估算總成本，您需要將總成本分解為購買SaaS年度合同價格的外部成本和一次性實施成本。
避免常見的錯誤將有助于您更好地估算SaaS實施成本。
1.依賴SaaS提供商或系統集成(SI)合作伙伴進行高水準的估算
您的SaaS提供商的主要關注點是完成購買交易。他們最不愿意做的事就是以高昂的實施成本嚇跑客戶。這一原則同樣適用于您的系統集成商(SI)合作伙伴。他們想完成交易，然后盡快開始實施該項目。
給出一個很高的初步估算成本，這可能導致客戶考慮與其他合作伙伴合作，甚至取消或延遲項目。此外，系統集成商合作伙伴會與SaaS提供商密切合作，因此，他們會非常謹慎不去做可能危及SaaS提供商達成交易的任何事情。因此，他們可能都會積極地給出一個較低的初步實施成本估算。
為了保持較低的估算成本和避免嚇跑客戶，該估算成本可能會基于一些不切實際的假設和/或省略客戶所估算的工作量。例如，估計成本通常會假設客戶采用最佳實踐，并且只需要最少的配置工作。在其他情況下，估算成本可能會更多地是基于安裝項目，而且具有不切實際的較低變更管理工作量。
這并不意味著估算成本不準確。對于已確定的工作范圍和假設，它可能非常準確。客戶所面臨的挑戰是要明確已確定的工作范圍和假設是否真實地反映了滿足客戶轉型目標所需的全部工作范圍。例如，一個常見的假設是，客戶將在指定的時間段內(例如三個工作日)做出所有決定。您需要確保如此短的決策時間是否合理且可實現。
2.未能正確界定客戶職責和工作量
如上所述，實施合作伙伴可能會忽略客戶(您)的預期工作量，而僅明確了合作伙伴將在項目中執行的工作。或者，估算成本可能僅包括實施合作伙伴所需完成的部分客戶工作量。這可能不包括成功實施項目所確定需要完成的所有工作。
此外，客戶需要注意，不要認為估算成本是準確的。您的實施合作伙伴的工作量估算成本將包括一些應急開支，以解決估算的偏差問題。您還應該預料到，您的工作量的估算成本會更不準確，因為實施合作伙伴在估計您的工作能力和工作效率上幾乎沒有了解。
但是，全面了解您的預期工作量是非常重要的，這樣您就可以適當地為項目配備人員。通常被忽略的客戶職責包括數據清理、遺留系統準備、提供培訓以及未來狀態管理和支持流程的開發等等。如果忽略或低估了某些職責，那么在項目執行過程中，您將不得不尋找更多的人員配置或面臨發布工程變更通知單，或者由于項目延遲而導致您需要更多時間來完成工作，或者將其中一些職責轉移給了項目合作伙伴。無論哪種情況，這都是可預見的風險，可以并且應該將其作為估算過程的一部分加以處理，以及在將估算成本用于預算和規劃工作之前予以處理。
3.利用購買費用的倍數來估算實施成本
許多組織機構都陷入了這種陷阱，即使僅得到一個估算實施成本的大致數量。這種方法的挑戰是雙重的：首先，實際的實施成本是基于完成項目范圍所需的工作量。項目范圍將取決于所需配置、集成工作、業務流程變更等的數量和復雜性。對于相同的SaaS物料清單，實施成本因素可能也會相差很大。另外，這還沒有考慮到客戶的內部工作量和資源需求。
其次，協商的購買價格越低，實施成本的倍數就越高。實施成本將是實現客戶項目目標所需的成本。一個簡單的事實是，實施成本不受購買交易成本所驅動。但購買成本提供了更多的協商機會，而且在具有相似物料清單和數量的不同交易之間，折扣可能會有很大差異。因此，使用先前的項目購買成本及其相關的實施成本來推導出估算項目實施成本的某種公式，這很可能是不準確的，而且實際上可能與您的實際實施成本有很大差異。
4.依靠固定費用估算
一些組織機構錯誤地認為，固定費用(甚至是有明確變化范圍的初期估算固定費用)意味著不會有任何額外成本。您需要記住的是，固定費用僅適用于實施合作伙伴在所確定的工作范圍和假設的估算工作量。固定費用是由工作的時間和估算的物料，然后加上一定比例進行估算和執行誤差要考慮的應急開支來確定的。在某些特殊情況下，固定費用可以直接與具體確定的工作量掛鉤，或者僅僅與一段時間掛鉤，而無需保證實際交付和完成項目。無論如何，任何固定費用仍受以下情況影響而變化：
•增加工作范圍
•在實施過程中發現最初的假設是錯誤的
•客戶未能按時完成工作職責
•客戶未能按時做出決定
•任何第三方工作職責未按時履行
如果您對固定費用中包含的應急開支比例充分了解，您將了解實施合作伙伴對其估算成本的信心有多大。根據經驗，項目超支通常平均分布在以下三個方面：
•實施合作伙伴的績效
•客戶的績效
•增加工作范圍
因此，如果您知道固定費用中包含應急開支，則可以將此數字乘以3，以獲得一個更切實的應急開支，并應該將其計入總項目預算中。通常，該應急開支比例比通常您在其他項目中涉及的應急開支比例要高得多，但這是用于轉型計劃的更準確的應急開支成本。
真實性的回報
必須回去向您的指導委員會要求提供額外的項目應急資金，這從來都不是一件令人愉快的事情。避免這種情況發生的最佳方法是確保您的實施成本估算是基于真實的工作范圍和假設，包括完整的客戶工作量，以及能夠反映轉型計劃中真實的應急開支。
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