IT預(yù)算能夠充分說(shuō)明IT所有者的許多問(wèn)題:高管們是否為未來(lái)制定了路線圖，他們是否愿意為此付費(fèi)，公司領(lǐng)導(dǎo)人是否重視創(chuàng)新，或者他們是否仍然只是將技術(shù)視為一種幕后功能。

 

還有，您的IT預(yù)算說(shuō)明了您、您的IT部門(mén)以及組織對(duì)其未來(lái)的愿景了解么?預(yù)算中有多少反映了業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，有多少用于了創(chuàng)新和數(shù)字轉(zhuǎn)型?

 

位于新罕布什爾州貝德福德的 Ouellette & Associates 咨詢(xún)公司的總裁兼首席運(yùn)營(yíng)官Larry Wolff表示，當(dāng)然，預(yù)算必須反映公司來(lái)年的戰(zhàn)略計(jì)劃，根據(jù)業(yè)務(wù)目標(biāo)和目的，為那些高優(yōu)先級(jí)的項(xiàng)目撥款。

 

但是根據(jù)Wolff以及一些其他的研究人員、顧問(wèn)和IT領(lǐng)導(dǎo)者的說(shuō)法，如果使用正確的問(wèn)題和策略，IT預(yù)算能做的遠(yuǎn)不止這些。他們表示，首席信息官可以把預(yù)算作為一種工具，推動(dòng)更多的創(chuàng)新，其目標(biāo)不僅是提供戰(zhàn)術(shù)IT，還包括能夠產(chǎn)生真正數(shù)字轉(zhuǎn)型的技術(shù)服務(wù)。

 

以下是六條預(yù)算方面的建議，專(zhuān)家稱(chēng)這些建議雖然沒(méi)有被普遍采用，但可以為首席信息官帶來(lái)良好的預(yù)算結(jié)果。

 

 

總部位于鳳凰城的Preferred Homecare的首席信息官Kevin Sauer在準(zhǔn)備公司年度IT預(yù)算時(shí)采用了一種有條不紊的方式，他與業(yè)務(wù)同事進(jìn)行了戰(zhàn)略規(guī)劃會(huì)議，并確定了優(yōu)先級(jí)，以便更好地理解哪些由技術(shù)驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)計(jì)劃還需要獲得資助，除了更常規(guī)的IT基礎(chǔ)設(shè)施和公司服務(wù)項(xiàng)目之外。

 

他說(shuō)：“我們從KTLO開(kāi)始” - 保持持續(xù)的開(kāi)支 - “然后詢(xún)問(wèn)他們?nèi)绻軌蚋倪M(jìn)時(shí)想做什么。”

 

一旦他把這些數(shù)據(jù)匯總起來(lái)，他就會(huì)將自己的IT預(yù)算與研究人員所稱(chēng)的基于規(guī)模、行業(yè)和其他因素的公司最優(yōu)支出進(jìn)行比較——這是他在四年前擔(dān)任首席信息官時(shí)為公司開(kāi)始的一項(xiàng)工作。

 

Sauer說(shuō)，他使用一定的基準(zhǔn)來(lái)比較他和其他人的預(yù)算，但也因此可以為CEO、執(zhí)行同事和董事會(huì)來(lái)分析IT支出——這一策略幫助他增加了關(guān)鍵項(xiàng)目的資金。

 

他說(shuō):“我提出了一個(gè)計(jì)劃和支出要求，并因?yàn)槲也扇×诉@種切實(shí)可行的方法，所以我拿到了錢(qián)。”

 

 

當(dāng)公司運(yùn)營(yíng)自己的數(shù)據(jù)中心并在IT硬件上投入巨資時(shí)，首席信息官很容易將資本支出與正常的運(yùn)營(yíng)預(yù)算分開(kāi)。Wolff說(shuō)，隨著公司的使命從維護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施轉(zhuǎn)向提供支持戰(zhàn)略計(jì)劃的技術(shù)，這種劃分變得模糊起來(lái)。

 

因此，Wolff表示，可以將更多的IT支出計(jì)入資本支出，其優(yōu)勢(shì)在于，公司可以推遲實(shí)現(xiàn)這些支出——這對(duì)公司的利益相關(guān)者來(lái)說(shuō)往往是一個(gè)有吸引力的提議。

 

Wolff已經(jīng)看到公司將開(kāi)發(fā)關(guān)鍵應(yīng)用程序以及升級(jí)和增加現(xiàn)有軟件的資金資本化了。

 

“這是大多數(shù)首席信息官所不知道的事情，”Wolff補(bǔ)充說(shuō)首席信息官需要與他們的金融同行合作，以確保他們的選擇符合會(huì)計(jì)法規(guī)。

 

 

IDC在2017年的《全球半年度IT支出指南:業(yè)務(wù)線》中發(fā)現(xiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)正越來(lái)越多地為公司IT支出提供資金。事實(shí)上，IDC預(yù)測(cè)，到2020年，業(yè)務(wù)領(lǐng)域的技術(shù)支出將與IT組織持平。

 

全球咨詢(xún)公司BDO USA的管理和技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)負(fù)責(zé)人Eskander Yavar表示，這對(duì)首席信息官來(lái)說(shuō)是一個(gè)積極的趨勢(shì)。

 

事實(shí)上，他說(shuō)首席信息官應(yīng)該鼓勵(lì)業(yè)務(wù)部門(mén)將更多的技術(shù)支出放在自己的預(yù)算中。Yavar說(shuō)，盡管無(wú)論哪個(gè)部門(mén)的支出占了多少，最終資金都來(lái)自同一個(gè)公司的錢(qián)包，但是看到業(yè)務(wù)部門(mén)擁有更多技術(shù)預(yù)算的首席信息官們通常會(huì)看到更成功的IT計(jì)劃。

 

他解釋道:那些將IT支出作為自己預(yù)算一部分的企業(yè)高管，更有動(dòng)力確保這些投資獲得回報(bào)。因此，他們傾向于與首席信息官和IT團(tuán)隊(duì)進(jìn)行更密切地合作，以制定關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)并對(duì)照這些關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)進(jìn)行衡量。當(dāng)他們沒(méi)有達(dá)到預(yù)期目標(biāo)時(shí)，他們更有動(dòng)力去調(diào)整項(xiàng)目，這反過(guò)來(lái)又會(huì)帶來(lái)更好的結(jié)果和更高的投資回報(bào)率。

 

 

由于首席信息官在他們的年度預(yù)算中沒(méi)有足夠的錢(qián)來(lái)為他們要做的每一件事提供資金，所以他們不得不在哪些事情可以得到資助和哪些事情不能得到資助的問(wèn)題上做出選擇。

 

首席信息官在做這些選擇時(shí)應(yīng)該遵循一個(gè)簡(jiǎn)單的規(guī)則:把更多的錢(qián)投給明星項(xiàng)目;研究公司Gartner的CIO以及執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)力研究團(tuán)隊(duì)的副總裁兼研究總監(jiān)Andy Roswell-Jones說(shuō)，不要把錢(qián)投在無(wú)關(guān)緊要的東西上。

 

這種信念將要求首席信息官對(duì)正在進(jìn)行的項(xiàng)目和運(yùn)營(yíng)成本進(jìn)行更嚴(yán)格的評(píng)估。他們必須檢查哪些項(xiàng)目能夠帶來(lái)最好的回報(bào)，哪些項(xiàng)目是他們出于習(xí)慣或者因?yàn)樗麄兪悄橙说膶櫸镯?xiàng)目或者因?yàn)樗?jīng)產(chǎn)生過(guò)效果而資助的。

 

Roswell-Jones承認(rèn)首席信息官不能從他們的預(yù)算中刪除所有這類(lèi)項(xiàng)目，尤其是如果這項(xiàng)技術(shù)仍然發(fā)揮著必要的功能的時(shí)候。但首席信息官應(yīng)該確保他們分配了所需的最低金額。

 

他補(bǔ)充稱(chēng):“你可能不得不在它們身上投入一些資源——你不能完全殺死它們——但我們應(yīng)該加大對(duì)這些明星項(xiàng)目的投資。”

 

 

IT預(yù)算應(yīng)該反映的不僅僅是組織對(duì)即將到來(lái)的一年的戰(zhàn)略需求;它還需要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)三到五年的愿景。領(lǐng)先的首席信息官通過(guò)確保那些為組織未來(lái)狀態(tài)奠定基礎(chǔ)的計(jì)劃提供資金來(lái)做到這一點(diǎn)。

 

Roswell-Jones表示:“一旦你對(duì)未來(lái)有了清晰的認(rèn)識(shí)，那么你就知道一年后你需要做什么了，然后你就可以相應(yīng)地進(jìn)行投資。”

 

然而，他和其他顧問(wèn)也表示，首席信息官仍需要面臨削減成本以保持低支出的壓力，因此，他們的預(yù)算往往集中在最緊迫的支出需求和更多的戰(zhàn)術(shù)項(xiàng)目上。

 

盡管這些壓力不會(huì)改變，但Roswell-Jones建議首席信息官可以爭(zhēng)取更多的研發(fā)資金。

 

他援引的Gartner的年度CIO調(diào)查顯示，美國(guó)企業(yè)IT預(yù)算今年僅增長(zhǎng)了2.1%——相比之下，中國(guó)企業(yè)IT預(yù)算增長(zhǎng)了5.6%——這表明美國(guó)IT部門(mén)有些跟不上革新的步伐了。

 

他說(shuō)：“如果你是一家正在考慮數(shù)字化將如何破壞你的業(yè)務(wù)或市場(chǎng)的公司，而你沒(méi)有為這些轉(zhuǎn)型項(xiàng)目投入資金，那么你就無(wú)法做好預(yù)算編制。”

 

 

Bain & Co的全球IT業(yè)務(wù)主管Rudy Puryear表示，大多數(shù)公司都面臨著過(guò)于復(fù)雜的遺留環(huán)境，這些環(huán)境消耗的資源超過(guò)了它們的商業(yè)價(jià)值。

 

然而，他表示，許多IT預(yù)算所包含的資金不足以解決這些遺留問(wèn)題。相反，他們會(huì)專(zhuān)門(mén)為這些項(xiàng)目提供資金，其次才是滿(mǎn)足那些最緊迫的有業(yè)務(wù)需求的項(xiàng)目。

 

使用這種方法的組織終有一天會(huì)醒悟過(guò)來(lái)，意識(shí)到他們的環(huán)境已經(jīng)到了生命的盡頭，并給他們留下了不可接受的風(fēng)險(xiǎn)，而他們只能倉(cāng)促地解決問(wèn)題。

 

“我們認(rèn)為最好的做法是不要讓事情發(fā)展到那種地步。所以你每年都要有一定的預(yù)算來(lái)解決遺留問(wèn)題，復(fù)雜性的問(wèn)題以及現(xiàn)代化的需要，確保你不會(huì)因?yàn)閾碛刑嗟馁Y產(chǎn)而走向生命的盡頭。”Puryear說(shuō)。

 

他說(shuō)，首席信息官應(yīng)該與“緊急情況下的暴政”作斗爭(zhēng)，這樣最緊迫的需求就會(huì)得到關(guān)注，而不是說(shuō)服首席執(zhí)行官和董事會(huì)額外提供預(yù)算資金來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

 

Puryear建議遵循他所看到的成功首席信息官們所使用的策略，即向首席執(zhí)行官說(shuō)明這些現(xiàn)代化項(xiàng)目的成本，以及展示這些工作將如何消除不必要的成本。

 

Puryear也建議首席信息官與首席執(zhí)行官進(jìn)行協(xié)商，以收回通過(guò)現(xiàn)代化和提高效率所節(jié)省的部分資金。然后首席信息官們就可以將這筆錢(qián)再投資于其他的現(xiàn)代化項(xiàng)目，以創(chuàng)建一個(gè)更精簡(jiǎn)、更高效的IT部門(mén)。