Future Forum公司副總裁Sheela Subramanian強(qiáng)調(diào)，需要以適合遠(yuǎn)程工作的方式管理會(huì)議活動(dòng)，而不是仍然采用過(guò)去的工作模式。她警告說(shuō)，一些企業(yè)雖然已經(jīng)改變了員工工作地點(diǎn)，但仍然停留在原有的工作模式中。
她說(shuō)，“管理者應(yīng)該關(guān)注結(jié)果而不是活動(dòng)和出勤率。” 那么這對(duì)于管理遠(yuǎn)程會(huì)議意味著什么?
1.使用可靠的技術(shù)并且更好地利用
有多少視頻會(huì)議由于參與者不知道如何使用技術(shù)而導(dǎo)致的缺陷而中斷?當(dāng)人們?cè)噲D共享他們的屏幕時(shí)，浪費(fèi)了多少時(shí)間?
企業(yè)管理層應(yīng)該花費(fèi)更多的時(shí)間學(xué)習(xí)他們選擇的協(xié)作工具是如何工作的，并與員工共享這些信息。這些知識(shí)不僅更高效省時(shí)，而且讓每個(gè)人不斷學(xué)習(xí)。最好的技術(shù)選擇永遠(yuǎn)是員工已經(jīng)使用的技術(shù)：Zoom、Teams和Webex。
2.考慮內(nèi)容
調(diào)研機(jī)構(gòu)Gartner公司表示：“并非所有會(huì)議都是平等的。各種類(lèi)型的會(huì)議都需要不同的方法。”
即使參加現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議，人們也很難保持專(zhuān)注，而在參加遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)則更難。如果會(huì)議需要使用幻燈片，最好避免演示內(nèi)容過(guò)多的幻燈片，并盡一切努力簡(jiǎn)化。一張引起人們共鳴的幻燈片要比五張令人困惑的幻燈片更好。
3.開(kāi)放渠道
這種思考也延伸到人們?cè)跁?huì)議前后所做的事情。
一些企業(yè)創(chuàng)建了Slack頻道，參與者可以用來(lái)在會(huì)議開(kāi)始之前標(biāo)記想法、問(wèn)題和疑慮，并捕捉可能出現(xiàn)的任何想法。必須有人負(fù)責(zé)從這一渠道中捕獲和提煉有用的見(jiàn)解，以揭示其他見(jiàn)解和行動(dòng)要點(diǎn)。
需要記錄會(huì)議期間商定的行動(dòng)要點(diǎn)。許多人認(rèn)為只憑個(gè)人的記憶就足夠了，但可能很快就會(huì)忘記提出了哪些問(wèn)題。認(rèn)識(shí)、同意和實(shí)現(xiàn)具體目標(biāo)是管理遠(yuǎn)程工作的基礎(chǔ)。
4.名單上有誰(shuí)?
員工如果參加遠(yuǎn)程協(xié)作會(huì)議能夠集中注意力，效果會(huì)更好。
在決定誰(shuí)應(yīng)該參加會(huì)議時(shí)，還要考慮每個(gè)人的角色和貢獻(xiàn)，并確保在會(huì)議開(kāi)始前就知道這一點(diǎn)，并且做出的貢獻(xiàn)得到認(rèn)可。
舉辦一系列規(guī)模較小、時(shí)間較短的會(huì)議將比舉辦一次大規(guī)模全員參加的會(huì)議更有效率。企業(yè)不僅可以根據(jù)每個(gè)小組的技能調(diào)整會(huì)議內(nèi)容，而且可以提高參與度。
Adobe公司在一份調(diào)查報(bào)告中指出，將近一半的員工面臨始終處于聯(lián)系狀態(tài)的壓力，并且大多數(shù)人發(fā)現(xiàn)保持工作和個(gè)人時(shí)間之間的界限具有挑戰(zhàn)性。Gartner公司還指出，有必要取消所有人都參與討論但卻未能對(duì)提出解決方案達(dá)成一致意見(jiàn)的會(huì)議。
5.騰出時(shí)間處理個(gè)人事務(wù)
企業(yè)需要為員工創(chuàng)造更多的空間，而不僅僅是功能。在視頻會(huì)議中進(jìn)行互動(dòng)時(shí)，軟技能更為重要，哪怕幾分鐘的溝通都有助于將團(tuán)隊(duì)成員更加團(tuán)結(jié)在一起。
6.調(diào)整時(shí)間表
遠(yuǎn)程工作意味著團(tuán)隊(duì)工作的時(shí)間經(jīng)常不同步。但是，當(dāng)某些人中由于工作或個(gè)人原因而經(jīng)常無(wú)法參加會(huì)議時(shí)，可能會(huì)失去團(tuán)隊(duì)凝聚力。與其堅(jiān)持定期開(kāi)會(huì)，不如調(diào)整時(shí)間表，讓更多的團(tuán)隊(duì)成員在某些時(shí)候參加。
Subramanian說(shuō)：“93%的員工在工作時(shí)希望更具靈活性。”
Gartner公司還建議使用非傳統(tǒng)的會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)度。他們認(rèn)為10分鐘到50分鐘的聊天可以有效地取代一些較長(zhǎng)的會(huì)話(huà)。
7.進(jìn)行個(gè)人互動(dòng)
很多員工有機(jī)會(huì)在新冠疫情期間使用企業(yè)協(xié)作工具進(jìn)行個(gè)人互動(dòng)。
雖然這種互動(dòng)最終可能會(huì)暴露企業(yè)內(nèi)部的問(wèn)題，但在理想情況下，它應(yīng)該有助于建立團(tuán)隊(duì)凝聚力并保持士氣。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)希望解決人力資源問(wèn)題，而不是壓制它們。
8.讓時(shí)間變得重要
每次視頻會(huì)議都有夸夸其談?wù)吆统聊蜒哉摺？淇淦湔務(wù)咄紦?jù)主導(dǎo)地位，而沉默寡言可能在會(huì)上只說(shuō)幾句話(huà)，但仍然希望被人聽(tīng)到。
有多種方法可以做到這一點(diǎn)，有一種方法確實(shí)有效，那就是確保在會(huì)議召開(kāi)之前明確目標(biāo)，并確保每個(gè)人都有機(jī)會(huì)發(fā)言，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成決策。
如果在一小時(shí)的會(huì)議中要做出三個(gè)決定。那么每次最多討論20分鐘。如果在某段時(shí)間內(nèi)無(wú)法做出決定，可以轉(zhuǎn)換到下一個(gè)主題，并在最后再進(jìn)行討論。
基于遠(yuǎn)程視頻的協(xié)作可能會(huì)讓人筋疲力盡，因此有效地管理時(shí)間是有意義的。
9.禮儀很重要
就明確的會(huì)議禮儀準(zhǔn)則達(dá)成一致也很重要，旨在讓各方有機(jī)會(huì)表達(dá)自己的觀(guān)點(diǎn)，同時(shí)對(duì)那些喜歡主導(dǎo)討論的人員進(jìn)行一些限制。
企業(yè)可以采用實(shí)施“時(shí)間預(yù)算”來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。例如給每人分配固定的發(fā)言時(shí)間。
10.讓時(shí)間變得不那么重要
還有另一種可行的方法：一些企業(yè)采用開(kāi)放式會(huì)議聊天方式，在沒(méi)有議程或期望的情況下舉行冗長(zhǎng)的視頻會(huì)議。
這些可能會(huì)變成虛擬的臨時(shí)會(huì)議，在此期間企業(yè)的團(tuán)隊(duì)可以繼續(xù)從事他們需要做的工作，偶爾發(fā)言尋求幫助、建議或只是進(jìn)行一些人際互動(dòng)。
Teamflow或Asana等應(yīng)用程序也可以幫助創(chuàng)建這種空間。
11. 所有成員參與視頻會(huì)議
隨著企業(yè)管理層努力應(yīng)對(duì)工作的未來(lái)基于成就而非存在的現(xiàn)實(shí)，還是有很多人仍然反對(duì)開(kāi)展遠(yuǎn)程工作。
這在實(shí)踐中意味著，與遠(yuǎn)程工作的人員相比，在混合工作環(huán)境中出席現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的人員最終會(huì)獲得優(yōu)勢(shì)。
解決這個(gè)問(wèn)題的一種方法是當(dāng)一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員必須進(jìn)入視頻會(huì)議時(shí)，所有成員也應(yīng)該進(jìn)入視頻會(huì)議。這有助于參與者處于更加平等的地位。
12.把事情簡(jiǎn)單化
企業(yè)要求員工使用多少應(yīng)用程序進(jìn)行協(xié)作? Adobe公司的調(diào)查報(bào)告表明，使用過(guò)多的應(yīng)用程序會(huì)產(chǎn)生壓力和倦怠。Menlo Ventures合伙人NaomiIonita說(shuō)：“在遠(yuǎn)程工作的世界中，可以很容易地感受到與我們互動(dòng)的頻道和平臺(tái)數(shù)量的泛濫。”
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