合適的硬件和軟件可以使分散在各處的員工輕松地進行遠程會議，實現高效地協作。

像今天許多行業的企業一樣，IT服務提供商Avaap的員工遍布各地，在美國新澤西，明尼蘇達州和印度都設有辦事處，而且還雇傭了數百個遠程顧問。

Avaap公司的服務和交付副總裁Adam Goldstein表示，這些遠程顧問和在公司總部及各個辦事處的同事依靠各種工具進行遠程會議，順暢地溝通和協作，以保持公司各項業務順利運行。

Goldstein說：“我們使用工具讓遍布在世界各地的員工，團隊和客戶通過網絡來認識和溝通，通過這種方法，我們擴大了人才庫。我們招聘人才關注的是關鍵能力，并不在乎人才所處的地理位置。這種方式要遠遠勝于那些有多個辦事處還要進行面對面會議的公司。”

會議，對于很多公司來說都是一個痛點，即使沒有面臨有多個辦事處，員工分散各地的公司也是如此。根據Harris Poll公司的一份調查報告，會議占用普通員工的時間略高于16%，而且被列為第一的職場挫敗是：幾乎有60%的企業員工表示浪費時間的會議降低了他們的工作效率。

咨詢公司Gartner的首席分析師Adam Preset：“員工總是抱怨公司的會議不是太長，沒必要，就是不聚焦。但是會議本身并不壞，只是糟糕的會議討人嫌。”

Preset說，但是即使是好的會議，當遠程員工發現他們自己不能很好地參與的時候，這個會議也會變得沒有成效。企業可能沒有與遠程員工進行卓有成效的會議所需要的技術。要不就是他們擁有太多的工具，然而這些工具卻不合適，不能帶來預期的效果。

Avaap，男士剃須刀初創公司Harry's和加油設備承包商Oscar W. Larson都轉向技術，通過技術更好地來支持和促進他們分散在各處的員工輕松順暢地進行遠程會議。下面將介紹這三個公司如何一步步找到更好的工具，以及使進行遠程會議的員工專注和富有成效的實踐經驗。

規范不同的工具

六年前，Avaap依靠電話和各種各樣的通信工具進行遠程會議和日常簽到，其中的通信工具包括Skype，Google Chat，Yahoo Messenger和Trillian。隨著公司的發展，標準化的工具成為公司的需求。

Goldstein說：“當公司規模還比較小的時候，每個員工都有一堆通信工具的賬號，和這個同事溝通時使用這個工具，和那個同事溝通時用那個工具，但是公司規模擴大以后，顯然，選擇一個合適的通信工具變成最重要的事情。”

Avaap消減了一些工具，選擇Skype作為員工進行即時通信和視頻會議的工具，隨著對網絡研討會需求的增加，公司選擇Citrix的GoToMeeting作為進行網絡研討會的工具。

Goldstein說：“我們的真正需求是，這個工具是輕量級的，而且容易使用。當時，能提供高品質視頻溝通的工具，僅有Citrix的GoToMeeting和思科的WebEx這兩個，較之WebEx，GoToMeeting的成本更低一些。Skype是在美國和印度最常見的溝通工具，因此員工接受起來更容易一些。”

Goldstein表示，廣泛采用這兩款工具之后，內部員工，遠程顧問和客戶之間的會議變得更加高效。

Goldstein說：“我們一直有大量遠程工作的員工，而且甚至當地的員工也常常分隔很遠。隨著公司的發展，公司對這些工具的需求也在不斷擴大，因為不僅內部員工需要這些工具進行溝通協作，而且公司經常使用這些工具給客戶提供幫助和支持。”

Goldstein表示，Avaap公司的遠程顧問最常用的是Skype移動應用，Skype移動應用讓他們無論在哪里，都能快速地進行在線溝通。GoToMeeting的用途更加豐富多樣：Avaap公司將其用在內部會議，和客戶開會，網絡研討會，作報告和網絡培訓。GoToMeeting的品質和成本一直保有充分的競爭力，所以Avaap一直沿用至今。

Goldstein說：“我們曾經嘗試了幾次使用免費和低成本的網絡研討會和屏幕共享工具，但是當你呈現給客戶和潛在客戶時，品質和易用性太重要了。”

Goldstein表示，選擇與你的需求最契合的一個技術，這一理念比痛苦掙扎于那些擁有誘人附屬功能的工具要好。Goldstein說：“找到適合你的工具，而不必去考慮它是不是眾多工具中最好的那一個。”

視頻會議連接遠程員工

Harry's是一家提供男性剃須用品在線訂購服務的公司，創立于2013年，雇傭了100名在美國當地的工人，其中大部分在紐約的總部。Harry's在德國還有一家工廠，雇傭了有400至500名工人。

Harry's公司負責IT的人員Matt Anderson表示，Harry's公司剛搬到一個更大的辦公室，這就意味著對公司的總部進行重新設計，找到解決方案來連接在德國的工人，在美國和英國的遠程員工，以及當地的團隊，還要有支持員工在家辦公的功能。

Anderson說：“如果你想在遠程工作，公司可以滿足你，公司非常關注這一點，利用技術使員工的工作不受地域的限制。”

Harry's公司對工具的要求很簡單，它需要的是輕量級的解決方案，易于員工使用，不帶連接到電腦的軟件保護器，而且讓技術人員容易集成和維護。

Anderson說：“其中最困難的部分之一是，在搜索到的廠商中，沒有哪一個很好地集成視頻。我們不想和一個只懂皮毛的廠商合作，而想找一個專業的，在這一領域做得好的廠商。”

Anderson和他的團隊選定了Highfive的視頻會議，Web會議和屏幕共享解決方案。Highfive的設備重量僅為1磅，尺寸為13.0 x 3.25 x 2.25，而且可直接插入帶有HDMI接口的任何顯示設備，它通過以太網連接到網絡。集所有功能于一身的設備配備了高清視頻攝像頭和內置的降噪麥克風，還能通過無線訪問其移動應用和Web會議工具。

Highfive的軟件（有支持Windows，OS X和iOS的app，支持Android的app正在開發中）讓遠程或在辦公室的員工能夠從他們的電腦或移動設備登錄，使用任何顯示設備與Highfive的設備連接，進行共享演示報告或視頻溝通。如果Wi-Fi信號特別差，遠程員工可以通過純語音進行會議。

Anderson表示，每套Highfive設備的價格是1200美元，沒有用戶或使用費用。Harry's公司的每個會議室都部署了一套Highfive的設備，同時在德國的工廠也有獨立的部署。管理團隊每個月都使用這些工具通過網絡進行面對面地溝通，同時本地和遠程員工每周都使用它們開例會。

Anderson說：“我們每周二上午開例會。員工無論在哪里，都能參與進會議中。這些視頻會議工具能夠讓每個人更好地發言，讓會議更富有成效，因為它們不需要浪費時間來連接投影機。”

Anderson表示，隨著Highfive的硬件和軟件的更新和升級，Harry's公司加大投入，確保員工花費在會議上的時間盡可能地富有成效。其中采取的措施包括創建日程，記錄會議紀要和設定特定的計時器。會議通過谷歌日歷安排，公司設定會議時間為30分鐘或一小時（有專門的app讓Harry's公司將會議的時間設定為25或50分鐘，以防止會議的時間太長）。

Anderson說：“我們的企業文化是，希望員工無論在哪里，都能卓有成效地工作。如果某一天你需要在遠程工作，我們想確保你能專心地投入會議，而且在家里工作能像在辦公室一樣富有成效。這些工具會助你一臂之力。”

擁抱云和移動

兩年前，中西部地區的石油設備服務公司Oscar W. Larson的CIO Pete Wayne，決定從微軟Exchange環境中跳出來。

“我們公司在成長和發展的過程中，要進行昂貴的升級”，Wayne說道。他有125名新技術，這要一大筆的開銷。“從在Exchange環境中空間和處理都用到最大值的時候，我就計劃升級服務器和購買額外的存儲空間。那時，我計算了一下，許可證，服務器，存儲空間和實施這些的費用可達10萬美元。”

另外，他補充說，公司即將進入移動領域。Oscar W. Larson公司的325名員工分散、遍及整個密歇根州的三個分部，在俄亥俄州和印第安納有較小的團隊。75%的人在遠程工作，作為顧問或技術，進行修理燃氣泵，其他25%的人在辦公室工作。這就促使公司給那些遠程員工配備平板電腦和智能手機，讓他們更容易地獲取信息，幫助他們在遠程更好地溝通。

Wayne偶然發現了Google Apps，它解決了很多問題，而且價格合理。當時，要是使用Office 365的話，每個用戶每個月要花費15美元，使用Google Apps，每個用戶每個月僅花5美元。

節省的費用不止這些。Wayne說：“我們必須通過Exchange承載現場的一切，這就意味著我們需要一個企業備份解決方案和災難恢復系統。這兩項都需要維護成本。能夠將這些通過Google來交付，這就把我們的能力釋放出來，從而專注于業務和重要的客戶，因為有了充足的時間，不再需要一個整個的部門來管理Exchange。”

部署Google Apps還附帶了視頻會議應用Hangouts和云存儲Drive，這對公司中在遠程工作的員工是非常有價值的。

Wayne說：“我希望我能說我知道這些工作能幫助我們的所有方式，但是我不知道他們能在多大程度上幫助我們。”

Wayne表示，在遠程與員工進行溝通得到了顯著提高。在以前的系統中，在客戶那里遇到問題時，需要經歷一個艱難的過程才能把問題解決：因為他們沒有配備作為工作用途的智能手機或平板電腦，他們需要用數碼相機拍照，把SD卡傳回公司，然后將圖片交給合適的經理。

Wayne說：“如果技術人員在現場遇到問題，他們就必須拍照，發送大附件郵件，拿起電話求助同事評估問題。”

現在，有了新的移動設備的協助，技術人員可以直接把圖片上傳到Drive，經理就可以實時訪問圖片，然后通過Hangouts視頻來解決問題。

Wayne表示，有了群組會議，也很受益。以前，每周的員工例會是大家坐在一起，進行電話會議。現在，公司的員工使用Hangouts與其他分部的同事溝通；每個人在自己的屏幕上就能看到彼此，這就增加了社區感。

Wayne說：“當你使用Hangouts的時候，你的姓名和面孔都會出現在對方的屏幕上，而且Hangouts還讓對話更親密，更有吸引力”。Hangouts中的屏幕共享功能讓與會者容易地分享報告或進行產品演示。

Wayne說：“這是一個很小的事情，但是這些工具讓員工覺得更有趣和更重要。我們聽到在分部的員工有一種感覺，因為他們不在總部，就好像不是我們整個大團體的一部分，但是現在有了這些工具以后，他們不再有那種感覺了。”

技術并不代表一切

Forrester Research公司的高級分析師T.J. Keitt表示，請記住，即使是最好的工具，也不能解決一切問題，糟糕的會議也是通信中隱含的問題。“技術只能處理部分會議問題，思考會議是如何組織的，它們的目的是什么，結果是什么，出了問題以后又怎么樣。技術可以解決這些問題，但是還需要有一個關于如何處理會議的長遠的考慮。”

關于遠程會議的5條最佳實踐經驗

雖然技術可能提高了遠程會議的管理和運籌能力，但是會議的理念，準備和執行也很重要。下面，專家分享了關于運行遠程會議的最佳實踐。

設置會議議事日程：會議軟件公司Facilitate.com的聯合創始人之一Julia Young表示，議事日程能夠幫助你限制會議的時間，并確保與會者集中精神，使會議富有成效。議事日程應該包括會議所涉及的主題，發言人以及每項所分配的時間。

用心選擇時間：國際自動機工程師學會（SAE International）建議，選的會議時間的時候，要顧及到不同時區的與會者。如果與會者只涉及議事日程的某個或某些項目，可以將其安排在會議的開始，并允許其完成自己的部分時離開席位。

選擇正確的技術：Forrester Research公司的T.J. Keitt表示，試圖使用太多的技術往往會使會議陷入困境。“你不想被困在確保某人在攝像頭前或者接入了Web會議的技術中。很多時候，對于會議的結果來說，太多的技術可能是不必要的。注意，不要強調形式，而要注重內容。”

連接個人：電話會議提供商Intercall的通信部門總監說：“同事之間缺乏互動，仍然是團隊凝聚力的最大障礙之一，使遠程員工沒有團隊歸屬感”。她建議，每次會議花幾分鐘問問每個人怎么樣或者最近的假期如何。“雖然會議中的題外話部分可能看似與會議無關或者浪費時間，但是事實上，它們是建立信任和個人關系的最大貢獻之一。”

增加會議的互動性：Huselton表示，你不希望一個人一直在說。“有那么多的設備和接口在分散員工的注意力，公司不能讓會議變成講座。鼓勵所有的與會者發揮主觀能動性。成功的會議是思想和行動的集合，而不是一片沉默和安靜。”