由于技術故障、日程安排挑戰，或缺乏會議重點，參加遠程會議也可能是一種痛苦的經歷。為了簡化這一過程，很多企業已開始在遠程會議中采用新技術。

 

統一溝通平臺RingCentral公司首席信息官Trevor Schulze說：“對遠程商務會議進行改造并不是什么新鮮事。而大多數人認為他們不斷地在開會，從中獲得的價值很少。”

 

以下列出了企業在遠程會議中使用工具和技術來提高網絡連接、自動捕獲記錄、管理操作項、簡化計劃并分享想法的八種方式。

 

 

隨著越來越多的會議在遠程進行，IT部門需要尋求提高遠程會議質量的方法。這將涉及在遠程會議中使用更先進的通信技術，采用移動電話和計算機技術進行改進，或者將二者相結合。

 

第一代移動會議應用程序通常會播放所有參會人員的聲音，但這些聲音通常混雜在一起，而在現場會議中，人們習慣于傾聽某個特定方向的聲音。杜比(Dolby)和森海塞爾(Sennheiser)等會議設備供應商一直在嘗試在其設備中添加3D空間音頻以模擬這種效果。現在，杜比公司通過收購Voxeet將類似功能引入移動會議應用程序。

 

森海塞爾公司商業傳播總監Ron Holtdijk表示：“在將來，參加遠程會議和協作討論的感覺幾乎與現場參會一樣。”

 

 

遠程會議軟件使用自動化技術來減少與遠程會議有關的技術問題。例如，統一通信供應商N4Engage公司主管Richard Buxton表示，Cisco Webex Room Kit視頻可以使用日歷同步功能自動檢測會議設置，識別會議室中的每個參會者，并提供單擊按鈕啟動呼叫的功能。

 

他說：“基于會議室的視頻解決方案非常易于使用，集成到會議平臺中，并提供非常高質量的音頻和視頻。”

 

隨著時間的推移，他希望能夠使用面部識別功能添加虛擬名片，并通過語音命令實現更好的交互，從而提高自動化程度。

 

 

大型會議應用程序(例如Otter和IBM的Watson Media平臺)還采用人工智能技術自動轉錄會議。這可以為參會者快速提供摘要，為大型遠程會議生成標題，并為以后的搜索建立索引內容。

 

IBM Watson企業視頻產品負責人Chris Zaloumis表示，自動隱藏字幕可以增強用戶的參與度。IBM公司還開發會議工具和技術，使企業可以跟蹤視頻中特定點的用戶參與度和完成率，以向管理人員提供反饋。

 

 

很多企業在遠程會議中一直在使用聊天機器人技術，通過使用Slack之類的工具來創造性地將文本通信和運營管理相結合。這些工具使他們可以在文本對話內部分析、管理和配置技術基礎設施?，F在，企業也開始使用具有類似功能的會議工具。

 

加拿大房地產服務商Precondo公司首席運營官Samantha Odo表示，該公司采用Slack集成來簡化工作流，這個工作流涉及Jira、Google Docs和項目管理應用Standuply中的用戶。她說：“這使會議變得更加舒適并富有成效。這可以將一些更好的功能集成到通用聊天工具中，為不同技術熟練程度的用戶提供了一個簡單的學習曲線。”

 

 

有些企業還使用了新的應用程序，這些應用程序為遠程會議帶來了類似的功能，用于管理議程項目、便箋和決策工具，例如Notion、Hugo、Soapbox和Sherpany。軟件外包服務Aloa公司的產品策略師David Pawlan表示，他們一直在使用Notion，這可以使每個參會人員都可以在會議開始之前和進行期間寫出他們的議程項目，并將行動項目進行分配。

 

Pawlan說：“每個人都必須在遠程會議開始之前填寫議程，這使其更具協作性，而在遠程會議結束時，操作項也會自動發布到相應人員的移動設備上。”

 

Zylo公司客戶經理Matt Renie表示，像Hugo這樣的工具還可以將操作項推送到用戶需要完成的操作中，從而減少信息過載。他擔心遠程會議中越來越多的工具和技術對用戶來說更加復雜，并認為新工具逐漸淡出后臺非常重要，而有關特定帳戶的文檔和電子郵件線程都集中在一個地方。

 

Sherpany是一家正在開發創新技術的公司，該公司正在通過分析平臺上組織的遠程會議，利用人工智能技術對討論議程項目進行跟蹤。它還包括一些工具，使管理者能夠確定某些主題在遠程會議中的代表性是過高還是過低。Sherpany公司首席執行官兼創始人Tobias Häckermann表示，他們也在開發一些功能，以提供遠程會議績效反饋。

 

 

2112 Marketing主管Henry McIntosh表示：“對于參會者來說，采用日記進行會議預訂是一場噩夢，尤其是對于客戶會議或潛在客戶會議而言。”他表示，該公司一直在使用Calendly來簡化此過程。其他獨立的日程表自動化工具包括Doodle和FreeBusy。

 

Maryville大學在線組織領導力項目講師Amy Quarton說：“這些平臺允許用戶確定對大多數人都有效的時間，并分享遠程會議的重要細節。”

 

在線營銷教育機構Authority Hacker公司聯合創始人Mark Webster表示，這些工具的真正力量在于與其他應用程序的集成。例如，當某人預訂會議時，它可以自動更新其日歷，并為視頻會議應用程序生成會議室代碼。

 

Webster說：“這對于安排一對一的會議(比如績效評估)來說是非常棒的，因為這樣員工可以在空閑時從可用時間段中選擇合適的時間段進行互動。”

 

 

Slido等軟件工具可讓員工在大型遠程會議之前和期間回答民意調查和問題。一直在使用該工具的技術研究服務商Software Pundit公司的首席執行官Bruce Hogan說，這使遠程會議更具互動性，并允許更多的團隊成員參加。

 

他表示，他所在的公司使用Slido允許員工在會議之前提交問題，然后對他們最喜歡的問題進行投票。在會議期間，領導層能夠解決團隊最緊迫的問題。

 

讓會議技術發揮良好作用的最大挑戰是如何使其適應公司及其文化。為了增加采用率，他們在會議邀請中發布了使用Slido的說明。

 

 

共享白板提供了一個協作空間，參與者可以在遠程會議期間發布議程、想法和決定。技術評論服務商KommandoTech公司聯合創始人Jovan Milenkovic表示，這意味著可以實時跟蹤進展，而無需進一步口頭解釋。他的團隊一直在與Miro公司合作，盡管這很簡單，但還是建議先進行嘗試，這樣就不會分散注意力。

 

TechLoris公司首席執行官Shayne Sherman喜歡使用AWW App，它可以使他直觀地進行解釋，并且如果有人不認同，可以編輯相同的可視化文件。他說：“我發現這對保持參會人員的追蹤非常有用。在會議期間，它也為參會人員表達看法提供了一個很好的途徑。”

 

Enterprise Management Associates公司執行研究總監Torsten Volk說，即使是像Google Docs這樣簡單的工具也可以提供協作體驗，并最終帶來切實的收益。他說：“每個人都可以在任何地方、任何設備上使用Google Docs，并且基本上沒有學習難度。管理人員只是以只讀模式查看文檔，而其他人則添加內容和注釋。”

 

Volk發現，使用Google Doc可以帶來一種責任感，加強協作，并為團隊提供清晰的行動項目和詳細的整體會議記錄或通話記錄。更好的是，使用Google Docs評論功能，團隊成員都可以了解和完成自己的工作，從而減少召開某些會議的需要。

 

然而，重要的是要關注數據合規性和用戶訪問規則，這在與外部各方合作時可能是一個更大的問題。

 

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