在軟件視頻會議系統應用中，用戶還需配置相應外設，例如：視頻攝像機、投影機或者LCD等顯示設備、麥克風和擴聲設備。清晰、自然的音視頻交流是軟件視頻會議系統是否成功實施的首要因素。
設備上
對于不同的企業來說，究竟如何選擇合適自己的視頻會議音視頻設備呢？
個人型視頻會議
一般是指私人配置的視頻會議，適用于3-5的小型團體會議，移動便攜性強，使用個人電腦與筆記本就能參加視頻會議。音視頻設備配置上，使用筆記本自帶設備或者便捷的usb音視頻設備。
中小型視頻會議
中小型視頻會議適合人員不多。五十人之內就可以了。音視頻輸出效果方面要求比較低。音頻方面配置1-2個定向的麥克風加上源音箱即可，或者直接采用便攜式揚聲器也能滿足相關方面的需求。
視頻輸入設備可配置云臺攝像機，視頻輸出設備方面可以配置一臺液晶電視或者投影儀、大尺寸的顯示器等離子顯示器等，布局方面要采用反光白色和黑色。會議室音響效果要采用隔音設備。做好防止共振、回聲現象。
大型視頻會議
大型會議室的解決方案一般參會人員在六十人以內，配置方面音視頻輸出效果要求比較高。除配置視頻會議系統以外，一般還要裝會議音響系統，多個麥克系統，顯示系統等等。
大型視頻會議方案音視頻輸入輸出方面要配備多路專業的麥克風以及功能擴聲器音響。視頻采集方面可以采用高清采集卡及云臺攝像機，視頻輸出方面需要采用大一點顯示屏，這樣才能有更直觀的視頻效果。墻壁需要是粉白色的，要做好顏色協調的吸頂燈，音響也要采用隔音裝置，防止共振、回聲現象。
軟件上
相較于硬件視頻會議首先是基于硬件設備，移動起來非常的不方便；軟件視頻會議可以隨時隨地使用，甚至通過3G無線網絡，用戶只要有一臺筆記本、一副耳麥、一個攝像頭即召開視頻會議。
那么，遠程視頻會議軟件怎么選擇？
遠程視頻會議軟件在選擇上有很多種類，企業在選擇的時候要根據情況來做決定。
一、系統穩定、安全、可靠
視頻系統是一個實時性很強的系統，同時傳播信息時又有很高的保密要求，所以在組織會議時，系統穩定、安全、可靠運行成為最基本的要求。
二、精良的產品品質
高清晰暢的音視頻會議產品品質必須要高。
三、豐富的數據協作功能
視頻會議在音視頻溝通之外應該擁有較強的數據交互能力，能夠實現桌面共享、文檔共享、網頁協同瀏覽、程序共享、電子白板、文件傳輸、文字聊天等多種數據功能。
四、網絡適應能力
遠程視頻會議系統是針對遠距離空間的需求而設計的，所以數據通信的條件，就決定了視頻系統工作的好壞。要求語音音質優良，音頻絕對連續，圖像清晰，無馬賽克和異常現象。
五、兼容性
視頻會議系統需要有良好的兼容性，除對自身版本升級有兼容性和周密性外，還需要與其它品牌產品的音視頻信號的互聯互通的能力。
六、完美會議管理功能
視頻會議系統是一個共享平臺，它必須是做到能讓用戶幾分鐘就能上手的會議工具，而不只是給專業技術人員使用的系統，所以系統簡單易用才是產品的發展方向。
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