最近國外的一些企業領導和項目經理分享了一些讓企業有序和高效的應用。
小企業主無論在繁忙的辦公室，路上或在家工作都很容易分心，甚至不知所措。郵件或短信轟炸著他們的收件箱和智能手機，或者是停下來出席會議或處理爛攤子，到抵御查看社交媒體的誘惑，是一件很難的事情，這一切使得集中注意力和按時完成任務變得幾乎不可能。
很多企業主宣稱自己善于處理多重任務，但研究表明他們大多數做不到。
那么，如果可能的話，小企業主如何集中精力在重要的事情上呢?以下清單羅列了一些有用的免費或便宜的工具。
1. Active Inbox
一個可以把你的收件箱組織成任務的Gmail插件。它受到小企業主青睞是因為無論您用什么項目管理系統，很多任務是通過Email處理的。Active Inbox可以讓您跟蹤與項目有關的郵件或相關人員。該應用對那些追隨大衛艾倫“把事情做好”方法的企業主特別奏效。
2. Asana
“Asana是組織項目和了解項目最新進展的重要工具，分配任務給團隊并記錄每個人的進度，包括我自己的。”Badger Map的創始人兼首席執行官Steve Benson這樣說道。“獲得到期日提醒，可以添加評論并且可以鏈接到Google Drive的功能特點使Asana很有價值，并且幫我更有效地管理。”
FreeLogoServices的創始人兼首席執行官Craig Bloem說：“Asana讓您羅列和組織任務，還可以分配任務給隊友。它也可以幫您記錄項目狀態和通信。任何您通過界面發送的消息都保存在談話記錄里，為每個事項提供了更有用的背景信息。您可以清點每一個完成的項目，當你這么做的時候，該工具甚至會彈出一個頁面來慶祝您的成功。”
3. Google Calendar
Space Design 3D的溝通經理OphélieCastelot說：“我幾乎在Google Calendar上計劃一切。”Google Calendar幫助企業主和工人“把精力集中在要完成的事情上，并更好地理解完成一個任務到底要花費多少時間。另外，您還可以和同事共享日歷，讓每一個人都能看到其他人在做什么。”
4. Google Keep
擁有三家公司，包括Daisy Yoga的企業主Rhonda Waterhouse說：“這個簡單直接的應用可以幫您記錄很多項目。彩色的矩形就像可展開的便箋。我為每個事項創建了這樣一個彩色矩形，甚至給家里的事務也創建了一個。每當我完成項目的時候都會去清點一下。最近Google又添加了讓用戶把重要便箋置頂的功能。這是我用過的最好的待辦事項列表!”
5. Nimble
Social Vibes Media的創始人Vicky Llerena說：“Nimble(一個流行的社交客戶管理軟件)可以讓我把所有的聯系人添加到井井有條的客戶關系管理系統里。一旦您上傳電子郵件，系統就智能地識別出每個聯系人的社交媒體名字，當我要給潛在客戶打跟進電話時，能細分列表，設置后續任務的提醒，給名字添加頭像，真的是非常棒。”
6. ProsperWorks
Hokku PR的合伙人Mark Lee推薦可以和Google G Suite無縫整合的Properwork，他說：“如果您的工作靠和客戶，合伙人，潛在客戶或組織外的任何人建立和維持關系，那么客戶管理軟件是必不可少的。”
他說：“ProperWorks可以和您的電子郵件同步，從您的電子郵件中獲取簽名并把您所有的聯系人組織到一個地方，以便您更容易訪問諸如以前的交互行為，聯系人狀態或更多信息。這類自動化意味著更少的時間浪費在電子表格和手動數據錄入上，您總是可以確切地知道您和誰在互動以便打造高度相關的個性化體驗。”
7. Todoist
MeeTime的創始人兼董事Gavin Jones說：“Todoist是目前市場上最好的任務管理器。該平臺的主要好處是支持Android，iPhone，web，Mac和Windows等多種平臺。”
來自Kabbagepeople ops戰略及分析部門的Jennifer Strauss說：“市面上有很多規劃和組織工具，但我發現Todoist是最有效的，它可以讓您標記每一個任務，比如，就我而言，可以獲取任務的難度信息。”
她解釋說：“每個任務被標記后，我可以羅列出一天或一周里最繁重的任務。另外，當我遇到相關信息或與任務有關的會議時，我可以輕松地為我的列表元素添加筆記。有了這個工具可以讓我的待辦事情列表更準確，為每一周制定計劃并為將來設置提醒。”
8. Trello
來自一家B2B內容營銷商的Shayla Price說：“為了保持生產力，我在Trello這個管理工具里組織我所有的項目。它可以幫我從頭到尾管理內容的生產過程。我可以添加到期日期，創建檢查單，甚至可以邀請他人參與合作。生產力的關鍵讓您的項目有一個核心位置，而Trello幫我實現了這個。”
Llerena說：“我靠這個工具生活。它幫助我和我的團隊創建任務。免費版可以添加隊友，創建獨立的公告欄并把列表應用到每個公告欄。任務變得像卡片一樣，一旦完成任務后您可以輕易地在列表間移動或刪除。”
工作中集中精力的竅門
Caperra的公關專家DeeshaAdyanthaya說：“制定每日的待辦事情列表以便您可以記錄任務并遵守最后限期。當您完成一天的任務后，清點并為下一個要完成的任務制定優先級。”
當您正在處理需要精神高度集中的任務時，關閉您的智能手機的通知或完全關機。
Bloem說：“在計劃的時間內一天只回復幾封電子郵件。您可以通過限定收件箱的收件時間來避免無休止的新郵件導致的分心。如果有人真的有急事，他們一定會直接打電話的。”
僅在預先計劃的時間里查看社交媒體賬號，比如上班前，午餐時間，下班后或睡前。
注意休息，站起來到處走走，每隔幾小時(也不一定要這么頻繁)做拉伸或散步或練瑜伽。研究表明久坐對生產力和健康都不利。動一動可促進血液循環也時常能激發新想法。
身兼首席營銷官，首席產品官和首席工程師的Brad Brooks說：“制定明確的門戶開放政策，如果您辦公室的門是開著的，歡迎他人進來吧，如果不是，就別了。沒有實體門嗎?在日歷上設置每周的開放討論時間。然后準守時間表，確保您在專注項目的時候不被打斷。”
盡量使會議簡短，專注或干脆取消。HipChat的總經理說：“Steve Goldsmith事實上大部分會議可以概括成簡短的電子郵件或者被實時聊天取代。但是如果會議非開不可，最大化利用您的會議時間吧，保持簡短和專注。提前就會議議程達成共識，排除會議中所有非緊急的或乏味的事項。
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