分析表明，自從2020年初以來，協作工具呈指數級采用，再加上對為電子郵件構建的傳統歸檔和監管技術的依賴，對金融服務公司構成了挑戰。
雖然91%的金融服務專業人士表示使用了兩到六個協作工具，但63%的受訪者擔心以避開基于電子郵件的監控和存檔的方式共享數據和通信的能力。這與83%的受訪者表示禁用白板、屏幕共享和會議聊天等功能直接相關，而不是戰略性地實施專用技術以確保合規性并實現協作和生產力。
Thomson Reuters公司高級監管情報專家Susannah Hammond評論說：“據說新冠疫情帶來了‘渦輪增壓’的數字化技術，這既帶來了好處，也帶來了挑戰。新的、混合的、工作方式帶來了新的風險，監管機構是地域中立的，無論員工是在辦公室還是在家中遠程工作，對他們來說都無關緊要。疫情期間加強了監管，監管機構希望風險和控制基礎設施能夠跟上不斷變化和靈活的工作實踐。”
協作工具需要適當的合規性監督
•被認為對隱私和安全構成威脅或挑戰的前三項協作功能包括：在聊天中下載或傳輸的文件、在聊天或屏幕上共享的鏈接以及屏幕共享。63%的受訪者表示，他們最關心的安全問題是通過屏幕共享或網絡攝像頭繞過電子郵件和共享機密信息。
•自從Theta Lake公司發布的2020年基準報告發布以來，視頻和聊天的使用量激增，分別增長了70%和50%以上。
協作工具的快速采用和越來越多的使用給企業帶來了風險，并相應地需要適當的合規性監督。2020年，IT團隊動員起來實施協作平臺以提供靈活性、效率和業務連續性，但合規性和監督考慮通常是次要的。
美國金融監管局(FINRA)和美國證券交易委員會(SEC)、英國金融行為監管局(FCA)、歐洲證券和市場管理局(ESMA)的最新指南表明，可證明的電子通信捕獲、保留和監督控制對于合規使用協作和聊天工具至關重要。為了滿足這些監管要求、解決合規性問題并充分發揮Cisco、Microsoft Teams、RingCentral Office、Zoom等Webex關鍵功能的全部投資回報率，企業必須使用專門構建的安全和合規性技術解決方案。
Theta Lake公司市場情報總監StaceyEnglish表示：“企業對協作工具的依賴達到了歷史最高水平，而且顯然還會繼續下去。而遵守這些新通信類型的合規性和安全性要求，尤其是對于金融服務和其他受監管行業而言，已被證明是一個關鍵問題和挑戰。該報告闡明了這一挑戰和風險管理的關鍵領域，并為企業提供了路線圖，以在滿足合規性需求的同時繼續擴展協作工具的使用。”
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