在隱私和治理問題中設計高效的協作策略。
2018年，企業協作行業正經歷著兩個截然不同的預測。最新數據顯示，員工對技術影響工作的能力持樂觀態度，因為70％的員工認為協作平臺正在改變工作場所互動，這是德勤的Bersin給出的數字。還沒有數字通信時的工作場所是怎么樣的，這簡直難以想象。傳統的“飲水機對話”已被電子郵件（ping）、論壇主題（thread）和郵件鏈所取代。協作工具的使用量的增加，以及協作工具對我們的工作方式產生影響的這么一種樂觀感受，這都是積極的跡象。
相反，協作討論已經從“這是否有助于我們提高生產力”轉變為“我們如何利用協作來更好地推動公司的業績”？因為人們對采用的普遍積極性同時也伴隨著以平臺安全性和數據隱私為基礎的問題的激增，所以答案很復雜。
特別是，后GDPR（《通用數據保護條例》）時代產生了一輪緊張情緒，該情緒圍繞著雇主想了解的信息展開，即員工最喜歡的生產力工具和通信平臺。很多員工驚訝地發現雇主可以訪問消息、電子郵件或討論組的話題。這使很多人對公司如何設計協作基礎設施提出了質疑，該基礎設施能促進為公司的利益分享和傳播知識的文化，而不用擔心員工受到不必要的監管或監督。
最近，有一家通信應用程序供應商對“合規性導出”的前提提出了擔憂，當導出功能啟用時，該供應商刪除了員工收到的通知。這使很多人質疑平臺本身是否使雇主的偵察和監管活動變得更容易。
作為別家協作供應商，依我看，我們有義務使客戶將業務所需的不同程度的治理都考慮進去。但是，治理與信息共享的氛圍之間必須保持平衡。事實上，我的建議很簡單：要使協作取得成功，就必須以幫員工取得成功為出發點。提升限制或加強治理的做法可能會扼殺思想的健康傳播。但是，缺乏治理并不意味著缺乏結構。公司有充分的機會公開透明地概述方針和原則，這些方針和原則對工作環境內的行為能起到指導作用。
以下是我們設計高效但可接受的協作框架時推薦的一些常見的決定因素：
以溝通和參與做出表率
我們發現，以宏觀業務目標為基礎來傳達策略，這使員工能輕松了解他們可以在協作平臺上共享的信息類型。目標只要能夠達成，這就創造了一個歡迎所有對話的協作環境。這還提供了這樣一個機會——在員工通信受到評估時對各種條件保持公開透明，有望使很多員工能放心大膽地進行線上對話。
定義可接受的協作
管理層可以通過解釋適當的知識共享來傳達協作成功的各種例子。這確立了一種共識，這種共識有助于員工對這些數字工具的使用充滿信心，因為他們已經建立了期望。但是，我們往往會發現，公司本身并不了解共享信息的最佳流程，因此我們創建了一系列值得推薦的工作模式，以指導公司實現基于行業、公司或團隊的流行且高效的協作框架。
獲取信息才是最重要的
我們從客戶那里聽到很多這樣的故事，即客戶嚴格控制訪問限制。在這些公司，要征得同意才能加入社區的員工抱怨說，這種體驗簡直就是束手束腳且繁文縟節。只有在必要時才設法限制能訪問討論組和主題的分層。需要高級訪問控制的討論組不應該在各個組之外公然得到權限提升
樹立榜樣
推出協作框架的人可以為信息共享的運作樹立榜樣。沒有什么方法比征求各種有價值的貢獻更好了。從員工那里了解工具是否有助于日常任務，跨平臺分發與工作相關的內容以便于評估員工，或展示對業務成果起推動作用的工具的成功案例。共享能進一步催生更多的共享——主動分享，同時征求更多的回應和參與。
啟用平臺分析和儀表盤
建立明確且靈活的分析解決方案有助于公司更輕松地查看要存檔的內容，這從合規性角度來看大有裨益。此外，直截了當的可見性使雇主能在限制知識共享之前確定共享模式并掃除協作障礙。
為自治和自主創造一片天地
最后，協作平臺往往可以靈活地按討論組的組別來控制和共享模式。讓員工可以根據個人需求管理和建設團隊，這有助于鼓勵員工參與，并賦予員工參與的權力。
最終，我們認為，在協作業務中，共享就是一切——營造共享環境的重要性超過了生產力方面的很多優先事項。但是，在數據隱私和數據使用的時代，公司不能忽視員工的顧慮。人們只要建立一個指導線上行為的清晰框架，線上工作空間就可以效仿健康的物理工作空間的積極條件——使員工努力工作，不做作，與同事互動，以獲得良好結果。
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