組織維護電子郵件和社交媒體帳戶歸檔解決方案不僅僅是方便地訪問電子郵件和其他數字通信。在如今以數字資料為主的商業世界中，組織有責任保留電子郵件和社交媒體的溝通。事實上，通過國家層面提出的一系列不斷變化的存檔規定可能需要這樣做，更不用說行業之間也需如此。
信息歸檔條例的興起
多年來，信息歸檔條例（僅在美國就有5000家）的數量一直在穩步增長。這些規定，加上組織每天面臨的不斷威脅，意味著保持警惕是至關重要的。然而，這種情況對成千上萬的公共/私營公司，以及依靠電子郵件和使用社交媒體在國內和世界各地進行溝通的政府機構來說，會構成嚴重的合規負擔。
但在遵循許多規則和條例之前，重要的是要認識到與公眾有關的規則與政府有關的規則之間的區別。
規則與法規有什么區別？
在政府方面，“信息自由法”（FOIA）要求所有政府機構在一段時間內保留電子郵件的公開記錄。然而，對于公共部門來說，組織必須遵循的規則主要由聯邦“民事訴訟規則”決定，這基本上是由美國聯邦民事法庭判決的基本規則。直到2006年，美國“聯邦民事訴訟規則”對于是否應保留電子文件（電子郵件）有些含糊。有些法官說他們應該是，而其他的法官則說不應該。
隨著時間的推移，美國聯邦政府對其規則和法規進行了多次修改，并將“文件”的定義擴大到包括所有電子存儲信息（即電子郵件，指令，文件，通信和請求），這意味著所有電子存儲信息必須無限期保留。這里要明確，公共部門的書籍上沒有法律規定公司或組織必須保持電子郵件溝通。相反，規則說必須對這種信息進行合理和負責任的處理，以防其在法庭上受到任何要求。最終，取決于企業如何滿足這個規則。
然而，法律要求組織知道數據的存儲位置，以便能夠搜索并能夠根據需要進行檢索。對于規則來說，簡單地存儲數據是不夠的。組織不能使用隨機系統，并讓電子郵件堆積沒有得到處理，并希望人們真的沒有理由搜索它。相反，法律規定，組織必須知道系統如何工作，能夠有效地使用它，并能夠快速生成所請求的電子郵件。“我不知道怎么去”或者“不是在搜索中尋找”不再是可以接受的借口。
社交媒體也是如此
考慮到社交媒體在每天甚至每小時發布的大量信息，互聯網真正是一個最新信息無限的豐富資源，可以為個人或組織的意圖提供深入的了解。這種情況正在改變電子發現景觀。
涉及社會媒體的案件繼續快速增長;它們包括從工作場所騷擾到侵犯版權的一切。與所有這些案例相關的數字證據可以有各種形式，例如推特，社交媒體聊天記錄，Instagram圖像，網頁，博客和LinkedIn連接。
由于數字信息容易創建，偽造或變更，調查員如何收集和保存社會媒體證據？他們如何確保監管鏈是不可逾越的？他們如何驗證證據，使法庭毫無疑問地接受證據？
根據“證據規則”FRE第90條規定電子存儲信息（ESI），如社交媒體內容必須經過身份驗證，才能證明其是否真實。因此，保留這種溝通的原始來源勢在必行。美國“聯邦民事訴訟規則”第26條和34條要求組織收集并能夠提供與訴訟相關的所有必要信息。第37條規定，可能對于沒有對發現請求作出回應的締約方或者在這一過程中未能合作的締約方進行制裁。
使用自上而下的方法保護組織
盡管美國聯邦政府關于保留電子存儲信息的法律影響到每一個組織，但從醫藥到金融的每個行業也都有自己的這些法律。如果組織對此沒有準備，沒有解決方案來維護電子郵件和社交媒體通信的話，那么現在為確保合規性而獲得所需的保護并不太晚。
以下是確保組織（無論是私營企業還是政府機構）符合當今各種電子郵件和社交媒體存檔規則和條例的有效策略。而不是試圖遵守每一條規則和規定，組織最有可能遵循一種“自上而下的方法”，確保符合美國最高聯邦法規。一般來說，如果符合美國證券交易委員會規定的規則，很有可能還有機會。而在核實已滿足所有聯邦保留要求之后，在刪除電子郵件之前，請咨詢法律顧問，了解所在州和地方政府的具體法律，因為它們適用于組織的行業和職位。
京公網安備 11010502049343號