編者按：Fidji Simo是Facebook的產(chǎn)品副總裁，她帶領(lǐng)的超過(guò)400位產(chǎn)品經(jīng)理和工程師的團(tuán)隊(duì)開發(fā)出了眾多重量級(jí)產(chǎn)品，其中就包括Facebook Live。Simo具有能夠在不失專注的情況下同時(shí)處理很多重要項(xiàng)目和優(yōu)先任務(wù)的不可思議的能力。她在這篇文章中分享了讓自己和所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)在工作中保持專注的策略、實(shí)踐方式、習(xí)慣和思維方式。希望對(duì)大家有所啟發(fā)。
當(dāng)我們問(wèn)Fidji Simo想和我們分享什么經(jīng)驗(yàn)時(shí)，她開始向自己在Facebook管理的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行調(diào)研，了解自己的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)究竟是什么。究竟是什么樣的特質(zhì)或習(xí)慣讓她能夠在Facebook得到火箭般的晉升？很快，大家就這個(gè)問(wèn)題的答案達(dá)成了共識(shí)：Simo具有能夠在不失專注的情況下同時(shí)處理很多重要項(xiàng)目和優(yōu)先任務(wù)的不可思議的能力。
作為Facebook的產(chǎn)品副總裁，她對(duì)有目的性的工作的重視讓自己能夠帶領(lǐng)超過(guò)400位產(chǎn)品經(jīng)理和工程師的團(tuán)隊(duì)開發(fā)出眾多視頻和廣告方面的創(chuàng)新產(chǎn)品，其中就包括Facebook Live。她的專注能力很好地體現(xiàn)在了這些產(chǎn)品中。尤其是在兩年前，在她懷孕需要臥床休息的5個(gè)月時(shí)間里需要遠(yuǎn)程管理團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，她的這種專注能力體現(xiàn)的更為明顯。她之所以能獲得持續(xù)不斷的成功，主要是因?yàn)樗龑?duì)工作的嚴(yán)格優(yōu)先級(jí)排序和執(zhí)行能力。
“這需要強(qiáng)大的專注能力。” Simo說(shuō)道。遠(yuǎn)程工作意味著她必須要對(duì)任何不那么重要的事情說(shuō)“不”，這樣才能讓她不管是在身體上和精神上都能將100%的精力投入到那些最重要、最緊迫的工作和項(xiàng)目上。通過(guò)排除所有那些不重要的事情，她能夠?qū)Ｗ⒃谧罹邞?zhàn)略意義的工作上，這不僅對(duì)她管理的產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)如此，對(duì)她自己的個(gè)人生活亦是如此。
“我在家遠(yuǎn)程工作那段時(shí)間的工作效率要比在公司辦公室時(shí)高很多。” Simo說(shuō)道。在她生完孩子回到公司正常上班后，她將自己對(duì)專注工作的心得一同帶了回來(lái)，并迫不及待地與自己帶來(lái)的團(tuán)隊(duì)分享。
“在我們工作的行業(yè)里，有無(wú)窮無(wú)盡的機(jī)會(huì)和到處唾手可得的果實(shí)。”Simo說(shuō)道。人們很容易就會(huì)被誘惑去“全部去做”，包括嘗試所有這些機(jī)會(huì)、摘取所有這些果實(shí)。但“全部都做”是不可能的，也是不現(xiàn)實(shí)的，尤其是在開發(fā)產(chǎn)品的時(shí)候更是如此。容易喪失專注的不僅僅是人，還有產(chǎn)品。
“不管你經(jīng)驗(yàn)多么豐富，也不管你多有才華，你都會(huì)在無(wú)意中想開發(fā)一款全能型產(chǎn)品，因?yàn)槟阆胍淮涡詫?shí)現(xiàn)所有目標(biāo)，但卻不清楚什么功能才是最重要的。” Simo這樣說(shuō)道。
Simo強(qiáng)調(diào)，專注并不是單單地在一項(xiàng)優(yōu)先任務(wù)完成之前能夠抵御住開啟多任務(wù)模式的誘惑，而是要真正了解你希望實(shí)現(xiàn)什么樣的目標(biāo)，并將自己的所有工作都以這個(gè)目標(biāo)為中心來(lái)展開。近日，Simo接受了FirstRoundReview的專訪，她在專訪中分享了讓自己和所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)在工作中保持專注的策略、實(shí)踐方式、習(xí)慣和思維方式。
（一）專注于工作的目的和意圖
專注就是在做事情時(shí)要帶有明確的意圖和目的，確保你做的所有決策都能符合你的意圖和目的。
要想找到一個(gè)項(xiàng)目的意圖和目的，你可以問(wèn)自己下面這幾個(gè)問(wèn)題：
（1）這款產(chǎn)品解決的主要問(wèn)題是什么？
（2）我們是在為哪些用戶解決這個(gè)問(wèn)題？
（3）我們希望自己的產(chǎn)品能夠創(chuàng)造或喚起什么樣的情緒/情感？
（4）這種特定的實(shí)現(xiàn)方式與我們正在解決的問(wèn)題是一致的嗎？
（5）這個(gè)產(chǎn)品/功能是否最有可能成功地解決這個(gè)問(wèn)題？
在每周的產(chǎn)品評(píng)審會(huì)議中，每個(gè)團(tuán)隊(duì)都會(huì)闡述各自的產(chǎn)品工作規(guī)劃，Simo都會(huì)在會(huì)上問(wèn)上面這些問(wèn)題。在每個(gè)產(chǎn)品項(xiàng)目剛開始的時(shí)候都問(wèn)大家這這些問(wèn)題并得到全面的答案，這一點(diǎn)是非常重要的。此外，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中不斷地問(wèn)這些問(wèn)題則能確保所做的工作不會(huì)在無(wú)意中偏離軌道，然而這是一種常被大家忽視的策略。
“在深入產(chǎn)品細(xì)節(jié)和實(shí)施之前，我都會(huì)花很多時(shí)間確保所做工作是有真實(shí)清晰的意圖和目的的。” Simo說(shuō)道。
為了保持集中注意力，讓開發(fā)出成功產(chǎn)品的可能性最大化，Simo帶領(lǐng)的產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)是由他們的工作意圖和目的組織和動(dòng)員起來(lái)的，而不是按照特定項(xiàng)目的最初名稱來(lái)組織和動(dòng)員的。
“我之前負(fù)責(zé)過(guò)的一支團(tuán)隊(duì)主要負(fù)責(zé)幫助名人更好地與他們的粉絲進(jìn)行互動(dòng)交流。這個(gè)團(tuán)隊(duì)所做的一項(xiàng)主要工作就是開發(fā)一個(gè)問(wèn)答產(chǎn)品，幫助名人通過(guò)文字評(píng)論的方式回復(fù)粉絲。但是通過(guò)和這些名人們實(shí)際交流，這個(gè)團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)大部分名人都認(rèn)為通過(guò)視頻回復(fù)更為有趣和方便。而這也成了后來(lái)開發(fā)Facebook Live這個(gè)重量級(jí)產(chǎn)品的源動(dòng)力。”Simo說(shuō)道。
如果他們只專注于頭腦中已經(jīng)形成的產(chǎn)品形態(tài)，而不是專注于問(wèn)題本身，他們可能還一直專注在開發(fā)讓回答問(wèn)題更容易的工具上，這樣他們就無(wú)法抓住一個(gè)能夠重新定義名人與粉絲之間全新互動(dòng)方式的機(jī)會(huì)，也就不會(huì)有Facebook Live這樣成功的產(chǎn)品。
有了一個(gè)預(yù)期結(jié)果作為指導(dǎo)他們的北極星，產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)不再受預(yù)先構(gòu)想的產(chǎn)品或特性的束縛，讓他們能夠更加自由地進(jìn)行迭代和創(chuàng)新，直到找到最好的解決方案，即使這個(gè)解決方案是他們最開始從未想嘗試的解決方案。
“如果這支團(tuán)隊(duì)是由它的產(chǎn)品來(lái)定義的，稱自己為‘Q&A團(tuán)隊(duì)’，他們可能就不會(huì)心態(tài)開放到愿意轉(zhuǎn)型到更好的解決方案：視頻直播。” Simo說(shuō)道。
（二）專注并不是一直走直線，一條路走到黑
擁有清晰的意圖和目的是保持專注工作的必要條件，但是這些意圖和目的并不是不會(huì)受變化影響的。你必須在一開始就打造一個(gè)能夠做出靈活改變的環(huán)境。專注并不意味著你必須一心一意只抱著一個(gè)目標(biāo)不變，而是意味著你在負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候要集中注意力，知道需要在何時(shí)該如何調(diào)整項(xiàng)目方向。
“我來(lái)自一個(gè)漁民家庭，我知道，要想讓船航行到你想到達(dá)的目的地，最好的方法是在航行途中對(duì)船行駛的方向進(jìn)行無(wú)數(shù)次微調(diào)，而不是在一開始將船往一個(gè)完全不同的方向駛?cè)ィ缓笤龠M(jìn)行一次大的方向調(diào)整讓船回到正確的航道上。” Simo說(shuō)道。
但你在做出那些小的改變和微調(diào)之前，你必須首先意識(shí)到改變的必要性。這就需要你經(jīng)常反思、有一種自我意識(shí)，以及在新信息出現(xiàn)的時(shí)候要有愿意調(diào)整和轉(zhuǎn)變的意愿。
“當(dāng)你所處的環(huán)境發(fā)生變化的時(shí)候，你的專注點(diǎn)也應(yīng)該隨之變化。但是當(dāng)你真的非常忙碌的時(shí)候（我們大家都很忙碌），你便不會(huì)總是會(huì)花時(shí)間去質(zhì)疑你的意圖和目的是否仍然是正確的，你也不會(huì)總是去質(zhì)疑你所做的決策是否依然與你最初打算做的事情是一致的。”Simo說(shuō)道。
Simo表示，你必須經(jīng)常問(wèn)自己下面這兩個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：
（1）這些意圖和目的是否依然是正確的？
（2）我最近所做的決策是否是與這些意圖和目的保持一致的？
Simo會(huì)非常認(rèn)真地對(duì)待這些反思，每周都會(huì)安排出一定的時(shí)間來(lái)評(píng)估自己的意圖目的和行動(dòng)。在這個(gè)過(guò)程中，她會(huì)梳理自己上周所做的所有重大決策以及所參加的所有臨時(shí)會(huì)議，并評(píng)估它們是否與她想要達(dá)成的目標(biāo)是一致的。
每周一早上，她都會(huì)專門安排30-60分鐘的時(shí)間進(jìn)行工作梳理、總結(jié)和評(píng)估，確保自己所做的所有工作都是與她的意圖和目的是相一致的。梳理、總結(jié)和評(píng)估的具體內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：
（1）列出整個(gè)團(tuán)隊(duì)每周的優(yōu)先工作重點(diǎn)；
（2）檢查個(gè)人的每周工作重點(diǎn)是否與團(tuán)隊(duì)的優(yōu)先工作重點(diǎn)相一致。
（3）檢查是否出現(xiàn)了新的信息或數(shù)據(jù)，從而需要對(duì)優(yōu)先工作重點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整。
（4）檢查你的時(shí)間安排、參加的會(huì)議以及做出的承諾是否與優(yōu)先工作重點(diǎn)相一致。
（5）對(duì)你的工作日程安排進(jìn)行調(diào)整，確保日程安排能更好地反映優(yōu)先工作重點(diǎn)。
（6）對(duì)那些會(huì)對(duì)你的團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生影響或需要與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通的工作重點(diǎn)調(diào)整信息進(jìn)行標(biāo)記。
專注其實(shí)就是要與你的目標(biāo)保持一致，不管是某一個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)還是生活中更為崇高的目標(biāo)，都是同樣的道理。只有當(dāng)你的行動(dòng)能很好地反映出你的意圖和目的時(shí)，那么你就是和你的個(gè)人使命相一致的。只有這樣，你才能真正地閃耀和綻放。
“我還會(huì)檢查每周參加的重要會(huì)議，對(duì)于參加的每一場(chǎng)會(huì)議，我都會(huì)明確自己想要在會(huì)議上實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)包括個(gè)人目標(biāo)和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。這樣一來(lái)，當(dāng)我需要從一個(gè)會(huì)議穿梭到另外一個(gè)會(huì)議的時(shí)候，我就不會(huì)感到困擾，因?yàn)槲乙呀?jīng)知道我參加會(huì)議的目標(biāo)是什么了。” Simo說(shuō)道。
對(duì)于所要參加的所有會(huì)議都有清晰的目標(biāo)，對(duì)個(gè)人的優(yōu)先工作重點(diǎn)有清晰的認(rèn)識(shí)，這就確保了她帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)所做的實(shí)際工作是與優(yōu)先工作重點(diǎn)相一致的。
“在我每周一的個(gè)人工作會(huì)議上，我都會(huì)梳理好那些我將要向我的團(tuán)隊(duì)傳達(dá)的信息。畢竟，團(tuán)隊(duì)成員才是能將我的工作意圖和規(guī)劃進(jìn)行擴(kuò)散和最終落實(shí)的人。” Shimo說(shuō)道。
不管你是團(tuán)隊(duì)經(jīng)理、創(chuàng)始人或其他級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)，不斷向你的團(tuán)隊(duì)溝通工作重點(diǎn)都是至關(guān)重要的。如果你的優(yōu)先工作重點(diǎn)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這通常意味著整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作也需要隨之轉(zhuǎn)變，這樣才能保證你是在沿著正確的方向前進(jìn)的。
下面就以Facebook Live為例來(lái)進(jìn)一步闡述這個(gè)問(wèn)題。Simo和她的團(tuán)隊(duì)搜集到的數(shù)據(jù)都顯示，視頻直播產(chǎn)品將會(huì)是一款關(guān)鍵產(chǎn)品，將是他們能為用戶帶來(lái)的最具社交性的視頻產(chǎn)品。這個(gè)團(tuán)隊(duì)知道Live這款產(chǎn)品是他們的工作重點(diǎn)，但是他們的實(shí)際工作并沒(méi)有很好地反映出這一點(diǎn)。
“如果Live是我們的首要目標(biāo)，那么我們的行動(dòng)需要符合這個(gè)目標(biāo)。如果我們只為這個(gè)項(xiàng)目配備10個(gè)工程師，然后繼續(xù)做很多其它的事情，那么我們做的工作是不符合我們的目標(biāo)的。” Simo回憶道。為了讓他們的決策與目標(biāo)相符合，將Live打造成一款革命性工具，Simo和她帶來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)決定暫定所有其它項(xiàng)目，對(duì)人員進(jìn)行重新分配，安排超過(guò)100名工程師全身心投入到Facebook Live這款產(chǎn)品的開發(fā)中。
Simo坦承：這是一個(gè)巨大、劇烈的變化。但是如果你堅(jiān)持認(rèn)為某些改變是不可能完成的，例如在一周之內(nèi)對(duì)90名工程師的工作進(jìn)行重新安排分配，那么你就將錯(cuò)失良機(jī)。
不管你是自己管理一下小的創(chuàng)業(yè)公司還是負(fù)責(zé)大公司里的一個(gè)大部門，你將員工安排在什么地方都將能很好地反映出你專注的重點(diǎn)。你需要一直檢查確認(rèn)員工分配情況是與你想實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)相一致的。然而很多時(shí)候這兩者并不能很好地保持一致，更糟糕的是人們通常還注意不到這個(gè)問(wèn)題的存在。
每周，都通過(guò)問(wèn)自己下面這幾個(gè)問(wèn)題來(lái)看看你對(duì)人員的分配（資源分配）是否與你的優(yōu)先工作重點(diǎn)相一致：
（1）我是否在這個(gè)項(xiàng)目上安排了足夠多的人員？
（2）我是否在這個(gè)項(xiàng)目上安排了合適的人員？
（3）要想確保前兩個(gè)問(wèn)題的答案都是”是“，需要做出哪些取舍？
要想將一些核心員工甚至是大型團(tuán)隊(duì)順利轉(zhuǎn)移到一個(gè)新的關(guān)鍵項(xiàng)目上，這就需要你清楚地傳達(dá)這么做的重要性和意圖。以Facebook Live這個(gè)新項(xiàng)目為例，為了將100名工程師順利分配到這個(gè)項(xiàng)目上，她將所有這100名工程師召集到一個(gè)會(huì)議室里，通過(guò)數(shù)據(jù)告訴他們，如果能將這款產(chǎn)品開發(fā)出來(lái)為用戶所用，尤其是為那些創(chuàng)作者和媒體公司所用，這將是一個(gè)多么大的機(jī)遇。她還梳理了團(tuán)隊(duì)現(xiàn)在正在做的那些項(xiàng)目，跟大家解釋為了抓住這個(gè)更大的機(jī)遇，為什么需要暫停手中的那些項(xiàng)目。
“要想讓團(tuán)隊(duì)成員的重新分配變得更加靈活，唯一的方法就是打造一種愿意接受變化的團(tuán)隊(duì)文化，在這種文化下，員工對(duì)自己工作的重新調(diào)動(dòng)分配將不會(huì)感到那么痛苦和難以接受。要想營(yíng)造這種文化，你需要確保讓團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)的是一個(gè)問(wèn)題，而不是一款產(chǎn)品。你需要不斷強(qiáng)調(diào)，在你們工作的市場(chǎng)里，假設(shè)是會(huì)不斷變化的，這是很正常的。你還需要盡早推出產(chǎn)品，并根據(jù)獲得的早期反饋來(lái)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。如果你能做到這些，你就能打造一直能夠適應(yīng)變化的團(tuán)隊(duì)和組織，這一點(diǎn)非常重要。” Shimo說(shuō)道。
（Fidji Simo本人照片）
（三）為專注創(chuàng)造理想的條件
“我的工作安排日程表是我執(zhí)行優(yōu)先重點(diǎn)工作的最有力工具。對(duì)于如何安排自己的時(shí)間，要自己積極主動(dòng)地去思考，而不是讓其他人決定你該如何安排自己的時(shí)間。這一點(diǎn)很重要。”Simo說(shuō)道
每隔三個(gè)月，Simo的助理都會(huì)對(duì)她的工作安排日程表做一次審計(jì)報(bào)告，詳細(xì)地向她展示她的時(shí)間具體都花在了哪些地方，包括在每個(gè)項(xiàng)目上花的時(shí)間占比、在小型管理者會(huì)議和大型會(huì)議上花的時(shí)間占比，在招聘、管理和打造產(chǎn)品上花的時(shí)間占比等等。然后他們會(huì)調(diào)整這些時(shí)間分配占比，為下一個(gè)季度設(shè)定目標(biāo)。在這個(gè)過(guò)程中，她會(huì)確認(rèn)目前的時(shí)間占比分配是否能支持她的目標(biāo)和意圖的達(dá)成。如果不行的話，那么這三個(gè)月一次的時(shí)間分配可以讓她有一個(gè)重新調(diào)整和平衡的機(jī)會(huì)。
這個(gè)三個(gè)月一次的時(shí)間分配安排審計(jì)報(bào)告還可以用來(lái)檢查整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作節(jié)奏。她發(fā)現(xiàn)有些定期召開的會(huì)議已經(jīng)失去了原本的效用，也就是說(shuō)這些會(huì)議已經(jīng)無(wú)法服務(wù)于他們的意圖和目標(biāo)了。“我會(huì)問(wèn)自己和參會(huì)人員，這個(gè)會(huì)議是否依然是實(shí)現(xiàn)當(dāng)初發(fā)起這個(gè)會(huì)議的目的的最好方式。通過(guò)這種方式，我們經(jīng)常會(huì)取消一些已經(jīng)無(wú)用的會(huì)議。”
下面舉一個(gè)例子，看看對(duì)這種對(duì)工作日程表的細(xì)致關(guān)注是如何在實(shí)踐中發(fā)揮作用的。幾個(gè)月前，Simo的重點(diǎn)工作是為Facebook的全新視頻服務(wù)平臺(tái)Watch制定清晰的產(chǎn)品方向。但是在這個(gè)項(xiàng)目上投入了兩周時(shí)間后，她在每周一的總結(jié)回顧中發(fā)現(xiàn)，這兩周的工作并沒(méi)有取得很大的進(jìn)展。通過(guò)檢查自己過(guò)去的工作日程安排，她發(fā)現(xiàn)自己并沒(méi)有將Watch這個(gè)項(xiàng)目作為自己最重要的優(yōu)先工作事項(xiàng)。她每周僅在這個(gè)項(xiàng)目上投入1小時(shí)的時(shí)間，也沒(méi)有召集全體成員參加的會(huì)議來(lái)動(dòng)員大家在這個(gè)項(xiàng)目上進(jìn)行投入。
“我的日程表上的其他事項(xiàng)都沒(méi)有Watch這個(gè)項(xiàng)目重要，但卻因?yàn)楦鞣N原因占用了我更多時(shí)間。有很多定期舉辦的會(huì)議其實(shí)已經(jīng)不再需要我出席了而我依然在參加，會(huì)議上都在為一些不那么重要的事情做決策。” Simo說(shuō)道。
通過(guò)檢查自己上周的工作日程表，讓她可以對(duì)下周的工作日程安排做出調(diào)整，從而將更多時(shí)間用于為Watch項(xiàng)目制定產(chǎn)品方向。如果能很好地落實(shí)這種每周工作日程檢查的方法，那么就能將一個(gè)被動(dòng)的工作日程安排者轉(zhuǎn)變成一個(gè)能主動(dòng)將那些最重要的工作放在自己的工作日程安排中的人。
每一周，一些“緊急的問(wèn)題”都會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)，然后悄悄溜進(jìn)你的工作日程表并填滿你的工作日程表，將那些你本來(lái)想要專注的項(xiàng)目、想解決問(wèn)題和抓住的機(jī)遇都擠出了日程表。你就是這樣被壓垮，最終你的精力也會(huì)消耗殆盡。但是這通常都是不必要的。
“那些真正緊急的事情，那些不能拖延、需要你將注意力從你的戰(zhàn)略重點(diǎn)轉(zhuǎn)移開的事情，其實(shí)是少之又少的。” Simo說(shuō)道。
每周都安排一個(gè)特定的主題，這么做可以讓你更容易地搞清楚哪些工作才是真正重要的，也可以幫助鑒別哪些會(huì)議是與工作重點(diǎn)不一致的，從而將其從那一周的日程表上排除掉。這里說(shuō)的主題包括通過(guò)分析數(shù)據(jù)做出某一個(gè)決策、為產(chǎn)品設(shè)定路線圖、深入挖掘某一特定領(lǐng)域的設(shè)計(jì)、打造一個(gè)特定的產(chǎn)品功能組合、測(cè)試功能等等。
然而，你不能簡(jiǎn)單地停止回復(fù)會(huì)議邀請(qǐng)或停止回復(fù)郵件，你可以更加積極主動(dòng)地管理你的日程安排。“針對(duì)那些對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)沒(méi)有幫助的會(huì)議，如果你制定了可行的替代解決方案，通常都能得到很好地解決。” Simo說(shuō)道。如果你被要求參加的會(huì)議不可避免地將你的注意力從這周的主要目標(biāo)上轉(zhuǎn)移開時(shí)，Simo建議你清晰地重新陳述你這一天或這一周的工作重點(diǎn)，然后提出另一種可行的解決方案，從而確保你能專注在最重要的事情上。
（1）當(dāng)有些事情可以等等再做處理時(shí)，你可以這么說(shuō)：“我這周需要將100%的精力都投入到X這個(gè)項(xiàng)目上，所以如果這不是一個(gè)緊急問(wèn)題，那就讓我們下周再對(duì)其進(jìn)行重新評(píng)估吧。”
（2）當(dāng)你處理這個(gè)問(wèn)題需要一定的時(shí)間時(shí)，你可以這么說(shuō)：“我現(xiàn)在正在完全專注于X這個(gè)項(xiàng)目，所以我這周沒(méi)有時(shí)間解決這個(gè)問(wèn)題。但是如果你給我發(fā)一封說(shuō)明郵件，我可以在Y日之前解答你這個(gè)問(wèn)題。”
（3）如果其他人可以處理這個(gè)問(wèn)題時(shí)，你可以這么說(shuō)：“我這周需要將100%的時(shí)間精力都投入到X這個(gè)項(xiàng)目上，如果關(guān)于這個(gè)問(wèn)題你急需一個(gè)答案的話，你可以找我們團(tuán)隊(duì)主管Z，Z現(xiàn)在正在負(fù)責(zé)解決這個(gè)問(wèn)題。”
Simo強(qiáng)調(diào)，不能將授權(quán)當(dāng)作一種拖延工作的借口，而是應(yīng)該將其當(dāng)作一種更快、更靈活地解決問(wèn)題的方式，將相關(guān)問(wèn)題交給在那個(gè)時(shí)間段可以專注于解決這個(gè)問(wèn)題的人來(lái)解決。
“這實(shí)際上是對(duì)我手里的一些管理者的賦能，讓他們肩負(fù)起更多責(zé)任。” Simo說(shuō)道。你不僅要清楚地了解自己的優(yōu)先工作重點(diǎn)，還要了解你的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和同事的優(yōu)先工作重點(diǎn)，這樣你才可以幫助其他人完成他們的關(guān)鍵目標(biāo)。
正式因?yàn)檫@個(gè)原因，優(yōu)先工作重點(diǎn)會(huì)在一連串的會(huì)議中經(jīng)常定期地討論，從周一早晨的部門全員會(huì)議開始。在會(huì)議上，Simo一般都會(huì)梳理一遍整個(gè)部門的工作重點(diǎn)、她自己的工作重點(diǎn)以及那些直接向她匯報(bào)工作的管理者的工作重點(diǎn)。有時(shí)他們的工作重點(diǎn)清單是一樣的，但經(jīng)常也會(huì)有差異，他們會(huì)利用這個(gè)會(huì)議時(shí)間來(lái)確定明確的責(zé)任分工。在這之后，她會(huì)將時(shí)間花在一對(duì)一的單獨(dú)溝通上，了解其他團(tuán)隊(duì)成員的工作重點(diǎn)以及他們是如何處理這些問(wèn)題的。
在了解了最重要的工作重點(diǎn)之后，她總會(huì)問(wèn)這個(gè)問(wèn)題：“為了能將X這個(gè)項(xiàng)目推進(jìn)地更快一些，該怎么做最好？” 通常情況下，這個(gè)問(wèn)題的答案都是他們需要多花一點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)項(xiàng)目上才能將項(xiàng)目推進(jìn)得更快，這時(shí)我們就會(huì)重新梳理那些會(huì)分散大家注意力的項(xiàng)目，推遲或直接取消這些項(xiàng)目。這看起來(lái)是非常顯而易見(jiàn)的事，但我發(fā)現(xiàn)很多人都很難做到這一點(diǎn)，最終他們都會(huì)陷入這樣的窘境：雖然他們知道自己的工作重點(diǎn)是什么，但依然無(wú)法在上面投入足夠多的時(shí)間和精力。
要想關(guān)注工作重點(diǎn)，主要是要給自己設(shè)立一些檢驗(yàn)點(diǎn)——最好每周都能與你自己、你的組織和你的領(lǐng)導(dǎo)有一次溝通，這樣有助于你對(duì)工作重點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)化，從而在上面加倍投入，更快地達(dá)到你的目的。
這不僅適用于工作，還適用于個(gè)人生活。今年年初，Simo意識(shí)到，她正在丟失從繪畫中找到的創(chuàng)造性的幸福和快樂(lè)，但她已經(jīng)有幾年時(shí)間沒(méi)有“找到”時(shí)間去繪畫了。“再一次，我的行動(dòng)與我的動(dòng)機(jī)出現(xiàn)了不一致的情況。我想過(guò)一個(gè)有創(chuàng)造性的生活，但是我的精力卻并沒(méi)有投入到這個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)上。所以我決定每周做一個(gè)藝術(shù)作品。你可能會(huì)想堅(jiān)持是其中最難的部分，其實(shí)并不是。真正困難的是意識(shí)到做一個(gè)有創(chuàng)造性的人是我的核心目標(biāo)之一。這就需要我首先能夠坦承哪些東西對(duì)我才是最重要的，然后再?gòu)?qiáng)迫自己執(zhí)行它們。” Simo說(shuō)道。
（四）為可能出現(xiàn)的干擾和突發(fā)情況要做好準(zhǔn)備
在工作過(guò)程中，總會(huì)出現(xiàn)一些會(huì)議和問(wèn)題是不能授權(quán)別人去解決或推遲一段時(shí)間再解決的，這是不可避免的，但這也不應(yīng)該分散你的注意力。
“通常情況下，我的一對(duì)一會(huì)議的時(shí)間都會(huì)控制在15分鐘以內(nèi)。”Simo說(shuō)道。她理解為什么人們需要經(jīng)常進(jìn)行當(dāng)面溝通，但通常情況下所需溝通的事情在很短時(shí)間內(nèi)就能溝通完，這很少需要花30分鐘甚至60分鐘去溝通完這個(gè)事情。很多人不去檢查確認(rèn)究竟該分配多少時(shí)間在一件事情上才是合適的。很多時(shí)候，實(shí)際上只需15分鐘就能完成的一次簡(jiǎn)單談話，他們卻要花30分鐘的時(shí)間在上面。這就導(dǎo)致他們的很多時(shí)間都浪費(fèi)掉了。
Simo表示，通過(guò)預(yù)定時(shí)間更短的會(huì)議，她能夠避免讓團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人的日程表都被一些長(zhǎng)時(shí)間的無(wú)效會(huì)議占據(jù)著。
Simo還建議，每天或每周都在你的日程表上特意地留出一些緩沖時(shí)間來(lái)處理突發(fā)情況。這樣做意味著你不需要從你的戰(zhàn)略優(yōu)先級(jí)中抽走時(shí)間來(lái)處理這些突發(fā)事件。如果沒(méi)有出現(xiàn)突發(fā)情況，那么你可以利用這些緩沖時(shí)間繼續(xù)做每天或每周的重點(diǎn)工作。例如，每周五預(yù)留2個(gè)小時(shí)時(shí)間作為緩沖時(shí)間。當(dāng)有人這周想占用你一點(diǎn)時(shí)間的時(shí)候，你都可以問(wèn)對(duì)方是否可以在周五的這個(gè)緩沖時(shí)間段內(nèi)來(lái)找你。
“與讓別人為我制定日程表相比，只有在我為自己制定日程表的時(shí)候，我才能在工作的時(shí)候保持最大程度的專注度。Simo說(shuō)道。精細(xì)的日程表管理能夠確保她的工作優(yōu)先級(jí)和意圖總是能反映在她的日程表上，從而為更加專注地工作創(chuàng)造條件。
“我不想假裝說(shuō)我已經(jīng)完全掌握的專注的藝術(shù)，它就像是一顆未經(jīng)加工的鉆石，你必須不斷地打磨它才能讓它閃閃發(fā)光。當(dāng)我從事我所專注的事情時(shí)，當(dāng)我的日程表和所做的決策與我需要專注的事情是一致的時(shí)候，這才是我的工作最有效率的時(shí)候。” Simo說(shuō)道。
專注于我的意圖和目標(biāo)是我的力量來(lái)源。想象一下，當(dāng)你將自己的每一份精力都用于提升自己的幸福或完成你生活中的任何目標(biāo)的時(shí)候，你將能完成什么。這時(shí)，你將成為一股自然的力量。
編譯組出品。編輯：郝鵬程。
編者按：Fidji Simo是Facebook的產(chǎn)品副總裁，她帶領(lǐng)的超過(guò)400位產(chǎn)品經(jīng)理和工程師的團(tuán)隊(duì)開發(fā)出了眾多重量級(jí)產(chǎn)品，其中就包括Facebook Live。Simo具有能夠在不失專注的情況下同時(shí)處理很多重要項(xiàng)目和優(yōu)先任務(wù)的不可思議的能力。她在這篇文章中分享了讓自己和所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)在工作中保持專注的策略、實(shí)踐方式、習(xí)慣和思維方式。希望對(duì)大家有所啟發(fā)。
當(dāng)我們問(wèn)Fidji Simo想和我們分享什么經(jīng)驗(yàn)時(shí)，她開始向自己在Facebook管理的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行調(diào)研，了解自己的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)究竟是什么。究竟是什么樣的特質(zhì)或習(xí)慣讓她能夠在Facebook得到火箭般的晉升？很快，大家就這個(gè)問(wèn)題的答案達(dá)成了共識(shí)：Simo具有能夠在不失專注的情況下同時(shí)處理很多重要項(xiàng)目和優(yōu)先任務(wù)的不可思議的能力。
作為Facebook的產(chǎn)品副總裁，她對(duì)有目的性的工作的重視讓自己能夠帶領(lǐng)超過(guò)400位產(chǎn)品經(jīng)理和工程師的團(tuán)隊(duì)開發(fā)出眾多視頻和廣告方面的創(chuàng)新產(chǎn)品，其中就包括Facebook Live。她的專注能力很好地體現(xiàn)在了這些產(chǎn)品中。尤其是在兩年前，在她懷孕需要臥床休息的5個(gè)月時(shí)間里需要遠(yuǎn)程管理團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，她的這種專注能力體現(xiàn)的更為明顯。她之所以能獲得持續(xù)不斷的成功，主要是因?yàn)樗龑?duì)工作的嚴(yán)格優(yōu)先級(jí)排序和執(zhí)行能力。
“這需要強(qiáng)大的專注能力。” Simo說(shuō)道。遠(yuǎn)程工作意味著她必須要對(duì)任何不那么重要的事情說(shuō)“不”，這樣才能讓她不管是在身體上和精神上都能將100%的精力投入到那些最重要、最緊迫的工作和項(xiàng)目上。通過(guò)排除所有那些不重要的事情，她能夠?qū)Ｗ⒃谧罹邞?zhàn)略意義的工作上，這不僅對(duì)她管理的產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)如此，對(duì)她自己的個(gè)人生活亦是如此。
“我在家遠(yuǎn)程工作那段時(shí)間的工作效率要比在公司辦公室時(shí)高很多。” Simo說(shuō)道。在她生完孩子回到公司正常上班后，她將自己對(duì)專注工作的心得一同帶了回來(lái)，并迫不及待地與自己帶來(lái)的團(tuán)隊(duì)分享。
“在我們工作的行業(yè)里，有無(wú)窮無(wú)盡的機(jī)會(huì)和到處唾手可得的果實(shí)。”Simo說(shuō)道。人們很容易就會(huì)被誘惑去“全部去做”，包括嘗試所有這些機(jī)會(huì)、摘取所有這些果實(shí)。但“全部都做”是不可能的，也是不現(xiàn)實(shí)的，尤其是在開發(fā)產(chǎn)品的時(shí)候更是如此。容易喪失專注的不僅僅是人，還有產(chǎn)品。
“不管你經(jīng)驗(yàn)多么豐富，也不管你多有才華，你都會(huì)在無(wú)意中想開發(fā)一款全能型產(chǎn)品，因?yàn)槟阆胍淮涡詫?shí)現(xiàn)所有目標(biāo)，但卻不清楚什么功能才是最重要的。” Simo這樣說(shuō)道。
Simo強(qiáng)調(diào)，專注并不是單單地在一項(xiàng)優(yōu)先任務(wù)完成之前能夠抵御住開啟多任務(wù)模式的誘惑，而是要真正了解你希望實(shí)現(xiàn)什么樣的目標(biāo)，并將自己的所有工作都以這個(gè)目標(biāo)為中心來(lái)展開。近日，Simo接受了FirstRoundReview的專訪，她在專訪中分享了讓自己和所帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)在工作中保持專注的策略、實(shí)踐方式、習(xí)慣和思維方式。
（一）專注于工作的目的和意圖
專注就是在做事情時(shí)要帶有明確的意圖和目的，確保你做的所有決策都能符合你的意圖和目的。
要想找到一個(gè)項(xiàng)目的意圖和目的，你可以問(wèn)自己下面這幾個(gè)問(wèn)題：
（1）這款產(chǎn)品解決的主要問(wèn)題是什么？
（2）我們是在為哪些用戶解決這個(gè)問(wèn)題？
（3）我們希望自己的產(chǎn)品能夠創(chuàng)造或喚起什么樣的情緒/情感？
（4）這種特定的實(shí)現(xiàn)方式與我們正在解決的問(wèn)題是一致的嗎？
（5）這個(gè)產(chǎn)品/功能是否最有可能成功地解決這個(gè)問(wèn)題？
在每周的產(chǎn)品評(píng)審會(huì)議中，每個(gè)團(tuán)隊(duì)都會(huì)闡述各自的產(chǎn)品工作規(guī)劃，Simo都會(huì)在會(huì)上問(wèn)上面這些問(wèn)題。在每個(gè)產(chǎn)品項(xiàng)目剛開始的時(shí)候都問(wèn)大家這這些問(wèn)題并得到全面的答案，這一點(diǎn)是非常重要的。此外，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中不斷地問(wèn)這些問(wèn)題則能確保所做的工作不會(huì)在無(wú)意中偏離軌道，然而這是一種常被大家忽視的策略。
“在深入產(chǎn)品細(xì)節(jié)和實(shí)施之前，我都會(huì)花很多時(shí)間確保所做工作是有真實(shí)清晰的意圖和目的的。” Simo說(shuō)道。
為了保持集中注意力，讓開發(fā)出成功產(chǎn)品的可能性最大化，Simo帶領(lǐng)的產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)是由他們的工作意圖和目的組織和動(dòng)員起來(lái)的，而不是按照特定項(xiàng)目的最初名稱來(lái)組織和動(dòng)員的。
“我之前負(fù)責(zé)過(guò)的一支團(tuán)隊(duì)主要負(fù)責(zé)幫助名人更好地與他們的粉絲進(jìn)行互動(dòng)交流。這個(gè)團(tuán)隊(duì)所做的一項(xiàng)主要工作就是開發(fā)一個(gè)問(wèn)答產(chǎn)品，幫助名人通過(guò)文字評(píng)論的方式回復(fù)粉絲。但是通過(guò)和這些名人們實(shí)際交流，這個(gè)團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)大部分名人都認(rèn)為通過(guò)視頻回復(fù)更為有趣和方便。而這也成了后來(lái)開發(fā)Facebook Live這個(gè)重量級(jí)產(chǎn)品的源動(dòng)力。”Simo說(shuō)道。
如果他們只專注于頭腦中已經(jīng)形成的產(chǎn)品形態(tài)，而不是專注于問(wèn)題本身，他們可能還一直專注在開發(fā)讓回答問(wèn)題更容易的工具上，這樣他們就無(wú)法抓住一個(gè)能夠重新定義名人與粉絲之間全新互動(dòng)方式的機(jī)會(huì)，也就不會(huì)有Facebook Live這樣成功的產(chǎn)品。
有了一個(gè)預(yù)期結(jié)果作為指導(dǎo)他們的北極星，產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)不再受預(yù)先構(gòu)想的產(chǎn)品或特性的束縛，讓他們能夠更加自由地進(jìn)行迭代和創(chuàng)新，直到找到最好的解決方案，即使這個(gè)解決方案是他們最開始從未想嘗試的解決方案。
“如果這支團(tuán)隊(duì)是由它的產(chǎn)品來(lái)定義的，稱自己為‘Q&A團(tuán)隊(duì)’，他們可能就不會(huì)心態(tài)開放到愿意轉(zhuǎn)型到更好的解決方案：視頻直播。” Simo說(shuō)道。
（二）專注并不是一直走直線，一條路走到黑
擁有清晰的意圖和目的是保持專注工作的必要條件，但是這些意圖和目的并不是不會(huì)受變化影響的。你必須在一開始就打造一個(gè)能夠做出靈活改變的環(huán)境。專注并不意味著你必須一心一意只抱著一個(gè)目標(biāo)不變，而是意味著你在負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候要集中注意力，知道需要在何時(shí)該如何調(diào)整項(xiàng)目方向。
“我來(lái)自一個(gè)漁民家庭，我知道，要想讓船航行到你想到達(dá)的目的地，最好的方法是在航行途中對(duì)船行駛的方向進(jìn)行無(wú)數(shù)次微調(diào)，而不是在一開始將船往一個(gè)完全不同的方向駛?cè)ィ缓笤龠M(jìn)行一次大的方向調(diào)整讓船回到正確的航道上。” Simo說(shuō)道。
但你在做出那些小的改變和微調(diào)之前，你必須首先意識(shí)到改變的必要性。這就需要你經(jīng)常反思、有一種自我意識(shí)，以及在新信息出現(xiàn)的時(shí)候要有愿意調(diào)整和轉(zhuǎn)變的意愿。
“當(dāng)你所處的環(huán)境發(fā)生變化的時(shí)候，你的專注點(diǎn)也應(yīng)該隨之變化。但是當(dāng)你真的非常忙碌的時(shí)候（我們大家都很忙碌），你便不會(huì)總是會(huì)花時(shí)間去質(zhì)疑你的意圖和目的是否仍然是正確的，你也不會(huì)總是去質(zhì)疑你所做的決策是否依然與你最初打算做的事情是一致的。”Simo說(shuō)道。
Simo表示，你必須經(jīng)常問(wèn)自己下面這兩個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：
（1）這些意圖和目的是否依然是正確的？
（2）我最近所做的決策是否是與這些意圖和目的保持一致的？
Simo會(huì)非常認(rèn)真地對(duì)待這些反思，每周都會(huì)安排出一定的時(shí)間來(lái)評(píng)估自己的意圖目的和行動(dòng)。在這個(gè)過(guò)程中，她會(huì)梳理自己上周所做的所有重大決策以及所參加的所有臨時(shí)會(huì)議，并評(píng)估它們是否與她想要達(dá)成的目標(biāo)是一致的。
每周一早上，她都會(huì)專門安排30-60分鐘的時(shí)間進(jìn)行工作梳理、總結(jié)和評(píng)估，確保自己所做的所有工作都是與她的意圖和目的是相一致的。梳理、總結(jié)和評(píng)估的具體內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn)：
（1）列出整個(gè)團(tuán)隊(duì)每周的優(yōu)先工作重點(diǎn)；
（2）檢查個(gè)人的每周工作重點(diǎn)是否與團(tuán)隊(duì)的優(yōu)先工作重點(diǎn)相一致。
（3）檢查是否出現(xiàn)了新的信息或數(shù)據(jù)，從而需要對(duì)優(yōu)先工作重點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整。
（4）檢查你的時(shí)間安排、參加的會(huì)議以及做出的承諾是否與優(yōu)先工作重點(diǎn)相一致。
（5）對(duì)你的工作日程安排進(jìn)行調(diào)整，確保日程安排能更好地反映優(yōu)先工作重點(diǎn)。
（6）對(duì)那些會(huì)對(duì)你的團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生影響或需要與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通的工作重點(diǎn)調(diào)整信息進(jìn)行標(biāo)記。
專注其實(shí)就是要與你的目標(biāo)保持一致，不管是某一個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)還是生活中更為崇高的目標(biāo)，都是同樣的道理。只有當(dāng)你的行動(dòng)能很好地反映出你的意圖和目的時(shí)，那么你就是和你的個(gè)人使命相一致的。只有這樣，你才能真正地閃耀和綻放。
“我還會(huì)檢查每周參加的重要會(huì)議，對(duì)于參加的每一場(chǎng)會(huì)議，我都會(huì)明確自己想要在會(huì)議上實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，這個(gè)目標(biāo)包括個(gè)人目標(biāo)和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。這樣一來(lái)，當(dāng)我需要從一個(gè)會(huì)議穿梭到另外一個(gè)會(huì)議的時(shí)候，我就不會(huì)感到困擾，因?yàn)槲乙呀?jīng)知道我參加會(huì)議的目標(biāo)是什么了。” Simo說(shuō)道。
對(duì)于所要參加的所有會(huì)議都有清晰的目標(biāo)，對(duì)個(gè)人的優(yōu)先工作重點(diǎn)有清晰的認(rèn)識(shí)，這就確保了她帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)所做的實(shí)際工作是與優(yōu)先工作重點(diǎn)相一致的。
“在我每周一的個(gè)人工作會(huì)議上，我都會(huì)梳理好那些我將要向我的團(tuán)隊(duì)傳達(dá)的信息。畢竟，團(tuán)隊(duì)成員才是能將我的工作意圖和規(guī)劃進(jìn)行擴(kuò)散和最終落實(shí)的人。” Shimo說(shuō)道。
不管你是團(tuán)隊(duì)經(jīng)理、創(chuàng)始人或其他級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)，不斷向你的團(tuán)隊(duì)溝通工作重點(diǎn)都是至關(guān)重要的。如果你的優(yōu)先工作重點(diǎn)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，這通常意味著整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作也需要隨之轉(zhuǎn)變，這樣才能保證你是在沿著正確的方向前進(jìn)的。
下面就以Facebook Live為例來(lái)進(jìn)一步闡述這個(gè)問(wèn)題。Simo和她的團(tuán)隊(duì)搜集到的數(shù)據(jù)都顯示，視頻直播產(chǎn)品將會(huì)是一款關(guān)鍵產(chǎn)品，將是他們能為用戶帶來(lái)的最具社交性的視頻產(chǎn)品。這個(gè)團(tuán)隊(duì)知道Live這款產(chǎn)品是他們的工作重點(diǎn)，但是他們的實(shí)際工作并沒(méi)有很好地反映出這一點(diǎn)。
“如果Live是我們的首要目標(biāo)，那么我們的行動(dòng)需要符合這個(gè)目標(biāo)。如果我們只為這個(gè)項(xiàng)目配備10個(gè)工程師，然后繼續(xù)做很多其它的事情，那么我們做的工作是不符合我們的目標(biāo)的。” Simo回憶道。為了讓他們的決策與目標(biāo)相符合，將Live打造成一款革命性工具，Simo和她帶來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)決定暫定所有其它項(xiàng)目，對(duì)人員進(jìn)行重新分配，安排超過(guò)100名工程師全身心投入到Facebook Live這款產(chǎn)品的開發(fā)中。
Simo坦承：這是一個(gè)巨大、劇烈的變化。但是如果你堅(jiān)持認(rèn)為某些改變是不可能完成的，例如在一周之內(nèi)對(duì)90名工程師的工作進(jìn)行重新安排分配，那么你就將錯(cuò)失良機(jī)。
不管你是自己管理一下小的創(chuàng)業(yè)公司還是負(fù)責(zé)大公司里的一個(gè)大部門，你將員工安排在什么地方都將能很好地反映出你專注的重點(diǎn)。你需要一直檢查確認(rèn)員工分配情況是與你想實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)相一致的。然而很多時(shí)候這兩者并不能很好地保持一致，更糟糕的是人們通常還注意不到這個(gè)問(wèn)題的存在。
每周，都通過(guò)問(wèn)自己下面這幾個(gè)問(wèn)題來(lái)看看你對(duì)人員的分配（資源分配）是否與你的優(yōu)先工作重點(diǎn)相一致：
（1）我是否在這個(gè)項(xiàng)目上安排了足夠多的人員？
（2）我是否在這個(gè)項(xiàng)目上安排了合適的人員？
（3）要想確保前兩個(gè)問(wèn)題的答案都是”是“，需要做出哪些取舍？
要想將一些核心員工甚至是大型團(tuán)隊(duì)順利轉(zhuǎn)移到一個(gè)新的關(guān)鍵項(xiàng)目上，這就需要你清楚地傳達(dá)這么做的重要性和意圖。以Facebook Live這個(gè)新項(xiàng)目為例，為了將100名工程師順利分配到這個(gè)項(xiàng)目上，她將所有這100名工程師召集到一個(gè)會(huì)議室里，通過(guò)數(shù)據(jù)告訴他們，如果能將這款產(chǎn)品開發(fā)出來(lái)為用戶所用，尤其是為那些創(chuàng)作者和媒體公司所用，這將是一個(gè)多么大的機(jī)遇。她還梳理了團(tuán)隊(duì)現(xiàn)在正在做的那些項(xiàng)目，跟大家解釋為了抓住這個(gè)更大的機(jī)遇，為什么需要暫停手中的那些項(xiàng)目。
“要想讓團(tuán)隊(duì)成員的重新分配變得更加靈活，唯一的方法就是打造一種愿意接受變化的團(tuán)隊(duì)文化，在這種文化下，員工對(duì)自己工作的重新調(diào)動(dòng)分配將不會(huì)感到那么痛苦和難以接受。要想營(yíng)造這種文化，你需要確保讓團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)的是一個(gè)問(wèn)題，而不是一款產(chǎn)品。你需要不斷強(qiáng)調(diào)，在你們工作的市場(chǎng)里，假設(shè)是會(huì)不斷變化的，這是很正常的。你還需要盡早推出產(chǎn)品，并根據(jù)獲得的早期反饋來(lái)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。如果你能做到這些，你就能打造一直能夠適應(yīng)變化的團(tuán)隊(duì)和組織，這一點(diǎn)非常重要。” Shimo說(shuō)道。
（Fidji Simo本人照片）
（三）為專注創(chuàng)造理想的條件
“我的工作安排日程表是我執(zhí)行優(yōu)先重點(diǎn)工作的最有力工具。對(duì)于如何安排自己的時(shí)間，要自己積極主動(dòng)地去思考，而不是讓其他人決定你該如何安排自己的時(shí)間。這一點(diǎn)很重要。”Simo說(shuō)道
每隔三個(gè)月，Simo的助理都會(huì)對(duì)她的工作安排日程表做一次審計(jì)報(bào)告，詳細(xì)地向她展示她的時(shí)間具體都花在了哪些地方，包括在每個(gè)項(xiàng)目上花的時(shí)間占比、在小型管理者會(huì)議和大型會(huì)議上花的時(shí)間占比，在招聘、管理和打造產(chǎn)品上花的時(shí)間占比等等。然后他們會(huì)調(diào)整這些時(shí)間分配占比，為下一個(gè)季度設(shè)定目標(biāo)。在這個(gè)過(guò)程中，她會(huì)確認(rèn)目前的時(shí)間占比分配是否能支持她的目標(biāo)和意圖的達(dá)成。如果不行的話，那么這三個(gè)月一次的時(shí)間分配可以讓她有一個(gè)重新調(diào)整和平衡的機(jī)會(huì)。
這個(gè)三個(gè)月一次的時(shí)間分配安排審計(jì)報(bào)告還可以用來(lái)檢查整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作節(jié)奏。她發(fā)現(xiàn)有些定期召開的會(huì)議已經(jīng)失去了原本的效用，也就是說(shuō)這些會(huì)議已經(jīng)無(wú)法服務(wù)于他們的意圖和目標(biāo)了。“我會(huì)問(wèn)自己和參會(huì)人員，這個(gè)會(huì)議是否依然是實(shí)現(xiàn)當(dāng)初發(fā)起這個(gè)會(huì)議的目的的最好方式。通過(guò)這種方式，我們經(jīng)常會(huì)取消一些已經(jīng)無(wú)用的會(huì)議。”
下面舉一個(gè)例子，看看對(duì)這種對(duì)工作日程表的細(xì)致關(guān)注是如何在實(shí)踐中發(fā)揮作用的。幾個(gè)月前，Simo的重點(diǎn)工作是為Facebook的全新視頻服務(wù)平臺(tái)Watch制定清晰的產(chǎn)品方向。但是在這個(gè)項(xiàng)目上投入了兩周時(shí)間后，她在每周一的總結(jié)回顧中發(fā)現(xiàn)，這兩周的工作并沒(méi)有取得很大的進(jìn)展。通過(guò)檢查自己過(guò)去的工作日程安排，她發(fā)現(xiàn)自己并沒(méi)有將Watch這個(gè)項(xiàng)目作為自己最重要的優(yōu)先工作事項(xiàng)。她每周僅在這個(gè)項(xiàng)目上投入1小時(shí)的時(shí)間，也沒(méi)有召集全體成員參加的會(huì)議來(lái)動(dòng)員大家在這個(gè)項(xiàng)目上進(jìn)行投入。
“我的日程表上的其他事項(xiàng)都沒(méi)有Watch這個(gè)項(xiàng)目重要，但卻因?yàn)楦鞣N原因占用了我更多時(shí)間。有很多定期舉辦的會(huì)議其實(shí)已經(jīng)不再需要我出席了而我依然在參加，會(huì)議上都在為一些不那么重要的事情做決策。” Simo說(shuō)道。
通過(guò)檢查自己上周的工作日程表，讓她可以對(duì)下周的工作日程安排做出調(diào)整，從而將更多時(shí)間用于為Watch項(xiàng)目制定產(chǎn)品方向。如果能很好地落實(shí)這種每周工作日程檢查的方法，那么就能將一個(gè)被動(dòng)的工作日程安排者轉(zhuǎn)變成一個(gè)能主動(dòng)將那些最重要的工作放在自己的工作日程安排中的人。
每一周，一些“緊急的問(wèn)題”都會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)，然后悄悄溜進(jìn)你的工作日程表并填滿你的工作日程表，將那些你本來(lái)想要專注的項(xiàng)目、想解決問(wèn)題和抓住的機(jī)遇都擠出了日程表。你就是這樣被壓垮，最終你的精力也會(huì)消耗殆盡。但是這通常都是不必要的。
“那些真正緊急的事情，那些不能拖延、需要你將注意力從你的戰(zhàn)略重點(diǎn)轉(zhuǎn)移開的事情，其實(shí)是少之又少的。” Simo說(shuō)道。
每周都安排一個(gè)特定的主題，這么做可以讓你更容易地搞清楚哪些工作才是真正重要的，也可以幫助鑒別哪些會(huì)議是與工作重點(diǎn)不一致的，從而將其從那一周的日程表上排除掉。這里說(shuō)的主題包括通過(guò)分析數(shù)據(jù)做出某一個(gè)決策、為產(chǎn)品設(shè)定路線圖、深入挖掘某一特定領(lǐng)域的設(shè)計(jì)、打造一個(gè)特定的產(chǎn)品功能組合、測(cè)試功能等等。
然而，你不能簡(jiǎn)單地停止回復(fù)會(huì)議邀請(qǐng)或停止回復(fù)郵件，你可以更加積極主動(dòng)地管理你的日程安排。“針對(duì)那些對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)沒(méi)有幫助的會(huì)議，如果你制定了可行的替代解決方案，通常都能得到很好地解決。” Simo說(shuō)道。如果你被要求參加的會(huì)議不可避免地將你的注意力從這周的主要目標(biāo)上轉(zhuǎn)移開時(shí)，Simo建議你清晰地重新陳述你這一天或這一周的工作重點(diǎn)，然后提出另一種可行的解決方案，從而確保你能專注在最重要的事情上。
（1）當(dāng)有些事情可以等等再做處理時(shí)，你可以這么說(shuō)：“我這周需要將100%的精力都投入到X這個(gè)項(xiàng)目上，所以如果這不是一個(gè)緊急問(wèn)題，那就讓我們下周再對(duì)其進(jìn)行重新評(píng)估吧。”
（2）當(dāng)你處理這個(gè)問(wèn)題需要一定的時(shí)間時(shí)，你可以這么說(shuō)：“我現(xiàn)在正在完全專注于X這個(gè)項(xiàng)目，所以我這周沒(méi)有時(shí)間解決這個(gè)問(wèn)題。但是如果你給我發(fā)一封說(shuō)明郵件，我可以在Y日之前解答你這個(gè)問(wèn)題。”
（3）如果其他人可以處理這個(gè)問(wèn)題時(shí)，你可以這么說(shuō)：“我這周需要將100%的時(shí)間精力都投入到X這個(gè)項(xiàng)目上，如果關(guān)于這個(gè)問(wèn)題你急需一個(gè)答案的話，你可以找我們團(tuán)隊(duì)主管Z，Z現(xiàn)在正在負(fù)責(zé)解決這個(gè)問(wèn)題。”
Simo強(qiáng)調(diào)，不能將授權(quán)當(dāng)作一種拖延工作的借口，而是應(yīng)該將其當(dāng)作一種更快、更靈活地解決問(wèn)題的方式，將相關(guān)問(wèn)題交給在那個(gè)時(shí)間段可以專注于解決這個(gè)問(wèn)題的人來(lái)解決。
“這實(shí)際上是對(duì)我手里的一些管理者的賦能，讓他們肩負(fù)起更多責(zé)任。” Simo說(shuō)道。你不僅要清楚地了解自己的優(yōu)先工作重點(diǎn)，還要了解你的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和同事的優(yōu)先工作重點(diǎn)，這樣你才可以幫助其他人完成他們的關(guān)鍵目標(biāo)。
正式因?yàn)檫@個(gè)原因，優(yōu)先工作重點(diǎn)會(huì)在一連串的會(huì)議中經(jīng)常定期地討論，從周一早晨的部門全員會(huì)議開始。在會(huì)議上，Simo一般都會(huì)梳理一遍整個(gè)部門的工作重點(diǎn)、她自己的工作重點(diǎn)以及那些直接向她匯報(bào)工作的管理者的工作重點(diǎn)。有時(shí)他們的工作重點(diǎn)清單是一樣的，但經(jīng)常也會(huì)有差異，他們會(huì)利用這個(gè)會(huì)議時(shí)間來(lái)確定明確的責(zé)任分工。在這之后，她會(huì)將時(shí)間花在一對(duì)一的單獨(dú)溝通上，了解其他團(tuán)隊(duì)成員的工作重點(diǎn)以及他們是如何處理這些問(wèn)題的。
在了解了最重要的工作重點(diǎn)之后，她總會(huì)問(wèn)這個(gè)問(wèn)題：“為了能將X這個(gè)項(xiàng)目推進(jìn)地更快一些，該怎么做最好？” 通常情況下，這個(gè)問(wèn)題的答案都是他們需要多花一點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)項(xiàng)目上才能將項(xiàng)目推進(jìn)得更快，這時(shí)我們就會(huì)重新梳理那些會(huì)分散大家注意力的項(xiàng)目，推遲或直接取消這些項(xiàng)目。這看起來(lái)是非常顯而易見(jiàn)的事，但我發(fā)現(xiàn)很多人都很難做到這一點(diǎn)，最終他們都會(huì)陷入這樣的窘境：雖然他們知道自己的工作重點(diǎn)是什么，但依然無(wú)法在上面投入足夠多的時(shí)間和精力。
要想關(guān)注工作重點(diǎn)，主要是要給自己設(shè)立一些檢驗(yàn)點(diǎn)——最好每周都能與你自己、你的組織和你的領(lǐng)導(dǎo)有一次溝通，這樣有助于你對(duì)工作重點(diǎn)進(jìn)行強(qiáng)化，從而在上面加倍投入，更快地達(dá)到你的目的。
這不僅適用于工作，還適用于個(gè)人生活。今年年初，Simo意識(shí)到，她正在丟失從繪畫中找到的創(chuàng)造性的幸福和快樂(lè)，但她已經(jīng)有幾年時(shí)間沒(méi)有“找到”時(shí)間去繪畫了。“再一次，我的行動(dòng)與我的動(dòng)機(jī)出現(xiàn)了不一致的情況。我想過(guò)一個(gè)有創(chuàng)造性的生活，但是我的精力卻并沒(méi)有投入到這個(gè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)上。所以我決定每周做一個(gè)藝術(shù)作品。你可能會(huì)想堅(jiān)持是其中最難的部分，其實(shí)并不是。真正困難的是意識(shí)到做一個(gè)有創(chuàng)造性的人是我的核心目標(biāo)之一。這就需要我首先能夠坦承哪些東西對(duì)我才是最重要的，然后再?gòu)?qiáng)迫自己執(zhí)行它們。” Simo說(shuō)道。
（四）為可能出現(xiàn)的干擾和突發(fā)情況要做好準(zhǔn)備
在工作過(guò)程中，總會(huì)出現(xiàn)一些會(huì)議和問(wèn)題是不能授權(quán)別人去解決或推遲一段時(shí)間再解決的，這是不可避免的，但這也不應(yīng)該分散你的注意力。
“通常情況下，我的一對(duì)一會(huì)議的時(shí)間都會(huì)控制在15分鐘以內(nèi)。”Simo說(shuō)道。她理解為什么人們需要經(jīng)常進(jìn)行當(dāng)面溝通，但通常情況下所需溝通的事情在很短時(shí)間內(nèi)就能溝通完，這很少需要花30分鐘甚至60分鐘去溝通完這個(gè)事情。很多人不去檢查確認(rèn)究竟該分配多少時(shí)間在一件事情上才是合適的。很多時(shí)候，實(shí)際上只需15分鐘就能完成的一次簡(jiǎn)單談話，他們卻要花30分鐘的時(shí)間在上面。這就導(dǎo)致他們的很多時(shí)間都浪費(fèi)掉了。
Simo表示，通過(guò)預(yù)定時(shí)間更短的會(huì)議，她能夠避免讓團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人的日程表都被一些長(zhǎng)時(shí)間的無(wú)效會(huì)議占據(jù)著。
Simo還建議，每天或每周都在你的日程表上特意地留出一些緩沖時(shí)間來(lái)處理突發(fā)情況。這樣做意味著你不需要從你的戰(zhàn)略優(yōu)先級(jí)中抽走時(shí)間來(lái)處理這些突發(fā)事件。如果沒(méi)有出現(xiàn)突發(fā)情況，那么你可以利用這些緩沖時(shí)間繼續(xù)做每天或每周的重點(diǎn)工作。例如，每周五預(yù)留2個(gè)小時(shí)時(shí)間作為緩沖時(shí)間。當(dāng)有人這周想占用你一點(diǎn)時(shí)間的時(shí)候，你都可以問(wèn)對(duì)方是否可以在周五的這個(gè)緩沖時(shí)間段內(nèi)來(lái)找你。
“與讓別人為我制定日程表相比，只有在我為自己制定日程表的時(shí)候，我才能在工作的時(shí)候保持最大程度的專注度。Simo說(shuō)道。精細(xì)的日程表管理能夠確保她的工作優(yōu)先級(jí)和意圖總是能反映在她的日程表上，從而為更加專注地工作創(chuàng)造條件。
“我不想假裝說(shuō)我已經(jīng)完全掌握的專注的藝術(shù)，它就像是一顆未經(jīng)加工的鉆石，你必須不斷地打磨它才能讓它閃閃發(fā)光。當(dāng)我從事我所專注的事情時(shí)，當(dāng)我的日程表和所做的決策與我需要專注的事情是一致的時(shí)候，這才是我的工作最有效率的時(shí)候。” Simo說(shuō)道。
專注于我的意圖和目標(biāo)是我的力量來(lái)源。想象一下，當(dāng)你將自己的每一份精力都用于提升自己的幸福或完成你生活中的任何目標(biāo)的時(shí)候，你將能完成什么。這時(shí)，你將成為一股自然的力量。
原文鏈接：http://firstround.com/review/how-facebooks-vp-of-product-finds-focus-and-creates-conditions-for-intentional-work/
編譯組出品。編輯：郝鵬程。
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