誤區(qū)一：OA只是簡(jiǎn)單的行政辦公，可以隨便選型。
不知道有多少企業(yè)負(fù)責(zé)人是抱著這樣的想法去采購(gòu)OA的。事實(shí)上，還翻著這種老黃歷的企業(yè)不在少數(shù)。上OA的目的也只是簡(jiǎn)單的實(shí)現(xiàn)電子化辦公，收發(fā)文，并且一切由信息部門(mén)說(shuō)了算就好。這種認(rèn)知的可怕就在于“殺雞用了宰牛刀”。
OA辦公系統(tǒng)發(fā)展到今天，在企業(yè)中發(fā)展成了一個(gè)龐大的信息中心，流轉(zhuǎn)著大量的數(shù)據(jù)，每天從考勤、文件收發(fā)、審批流轉(zhuǎn)再到數(shù)據(jù)報(bào)表等等，早已從單一的行政管理功能發(fā)展到了業(yè)務(wù)、項(xiàng)目、合同管理等，橫向上OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了與其他管理軟件的數(shù)據(jù)融合，縱向上也實(shí)現(xiàn)了應(yīng)對(duì)企業(yè)管理需要的功能擴(kuò)展，這就是“開(kāi)放性”的意義所在。
基于OA辦公系統(tǒng)的重要性，需要謹(jǐn)慎選型。而隨便買(mǎi)的后遺癥就是花費(fèi)了人力物力財(cái)力的OA辦公系統(tǒng)卻完全不能應(yīng)對(duì)目前的辦公需求，更遑論與未來(lái)潛在的需求相契合了。在選型階段，就要認(rèn)真做好OA產(chǎn)品的了解，搜集好企業(yè)自身需求，了解OA辦公系統(tǒng)都可以做些什么。
誤區(qū)二：廣告即產(chǎn)品，方案即產(chǎn)品。
這部分誤區(qū)發(fā)生在選型階段。企業(yè)在選型OA階段，會(huì)收集意向OA廠(chǎng)商的產(chǎn)品白皮書(shū)、解決方案或PPT之類(lèi)的介紹資料，以便企業(yè)全面的了解產(chǎn)品。而這里容易出現(xiàn)的一個(gè)誤區(qū)就是單以方案論優(yōu)劣!
我們都知道，方案書(shū)是廠(chǎng)商精心編輯的，只是一種“廣告”，描述的是一種“完美”的系統(tǒng)和應(yīng)用，性能強(qiáng)大，無(wú)所不能。但實(shí)際上，這些方案書(shū)中的很多內(nèi)容都是理想化的，要么無(wú)法實(shí)現(xiàn)，要么需要極高的成本才能實(shí)現(xiàn)。方案中并不能完全表現(xiàn)OA系統(tǒng)是否適用本企業(yè)，更不用說(shuō)系統(tǒng)使用是否簡(jiǎn)便、是否開(kāi)放、是否穩(wěn)定等情況。OA廠(chǎng)商產(chǎn)品如果單以方案來(lái)比較，可參考性很小。
因此OA辦公系統(tǒng)選型時(shí)是需要面對(duì)面了解的，“真刀真槍”的去對(duì)比，認(rèn)真了解每一款意向OA廠(chǎng)商的辦公產(chǎn)品。
誤區(qū)三： 以自身“需求”論OA軟件品質(zhì)
與單一從方案論資質(zhì)相反，有些企業(yè)卻過(guò)于追求自身需求，認(rèn)為普通的OA無(wú)法解決問(wèn)題，需要完全契合需求的“個(gè)人定制”。最常見(jiàn)的做法是：企業(yè)在選型OA時(shí)，把空的需求表單發(fā)給企業(yè)各部門(mén)，整理一段時(shí)間后收集上來(lái)，對(duì)各部門(mén)的需求進(jìn)行匯總歸納，形成總體的需求概況方向;然后整理出一個(gè)非常全面但缺乏個(gè)性需求考慮的需求作為標(biāo)的文件，然后讓各個(gè)OA系統(tǒng)廠(chǎng)商去做文件。
這樣的做法貌似解決了所有部門(mén)的需求問(wèn)題，但許多失敗的實(shí)施案例證明，這樣定義出來(lái)的OA系統(tǒng)，最終實(shí)施時(shí)都面臨整體與企業(yè)個(gè)性化需求、復(fù)雜與易用、很多具體功能使用不起來(lái)等沖突。更不用說(shuō)專(zhuān)項(xiàng)定制的時(shí)間與費(fèi)用問(wèn)題。
其實(shí)這種誤區(qū)的解決很簡(jiǎn)單，做好OA品牌的調(diào)查工作，抓住幾大主流OA(如泛微OA、華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)、致遠(yuǎn)OA等)的產(chǎn)品特點(diǎn)，在常規(guī)功能基礎(chǔ)上增加企業(yè)的有效需求，進(jìn)行“有限定制”。
誤區(qū)四：OA辦公系統(tǒng)能夠馬上見(jiàn)效
冰凍三尺非一日之寒，企業(yè)管理上的許多癥結(jié)形成也非一朝一夕，但許多企業(yè)卻指望OA系統(tǒng)上線(xiàn)能解決所有的問(wèn)題，最好能夠馬上看到成果，這是有多么的不現(xiàn)實(shí)!
首先OA系統(tǒng)要完全融入企業(yè)需要一個(gè)過(guò)程，不是一蹴而就的。所以O(shè)A系統(tǒng)的運(yùn)用應(yīng)該是循序漸進(jìn)、堅(jiān)持不懈的。它只有按照既定的目標(biāo)，一步一步去實(shí)現(xiàn)，才能夠達(dá)到預(yù)期效果。另外，OA系統(tǒng)只是一個(gè)工具，首先需要企業(yè)有正確的組織文化和管理制度，完全指望OA系統(tǒng)來(lái)變革企業(yè)管理是不現(xiàn)實(shí)的，它只能是協(xié)助企業(yè)管理，完善企業(yè)管理，提升企業(yè)管理。它需要企業(yè)至上而下持續(xù)的支持和堅(jiān)持，如果上面的管理者不用，那么下面的員工肯定也用不好，所以管理者對(duì)OA系統(tǒng)的應(yīng)用起到龍頭的作用。這也就是華天動(dòng)力OA系統(tǒng)倡導(dǎo)的“智慧協(xié)同”理念的原型，企業(yè)OA系統(tǒng)使用需要實(shí)現(xiàn)執(zhí)行、管理、決策的協(xié)同一體化。
總結(jié)：OA辦公系統(tǒng)早已不是當(dāng)初那個(gè)“辦公自動(dòng)化”的軟件，今天的OA正在朝著平臺(tái)化方向發(fā)展，正在集成越來(lái)越多的企業(yè)管理功能與數(shù)據(jù)。在龐大的市場(chǎng)沖擊下，OA軟件廠(chǎng)商也正在走向兩極分化的趨勢(shì)：起步早、技術(shù)硬、產(chǎn)品成熟的OA軟件廠(chǎng)商經(jīng)受住了市場(chǎng)的嚴(yán)峻考驗(yàn)，泛微、華天動(dòng)力、致遠(yuǎn)等品牌迅速成長(zhǎng)。而未經(jīng)得住考驗(yàn)的廠(chǎng)商則漸漸被市場(chǎng)淘汰。這是企業(yè)用戶(hù)的選擇，也是時(shí)代的選擇。
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