CFO面臨的主要挑戰之一是如何加速月度財務結算流程。
這正是Roberta Hopkins三年前，當她擔任Georgetown Visitation Preparatory School（喬治敦探視預備學校）的CFO時所面臨的問題，這是一家位于華盛頓，建校217年之久的天主教中學。Hopkins意識到要更好地服務學生的家庭，學校必須現代化其財務運營。
Georgetown Visitation認為必須替換其本地的Blackbaud Financial Edge財務系統，該系統和學校的其他應用程序，比如學費支付服務，學校管理系統和籌資以及捐獻管理系統不同步。在調研了多種財務管理系統后，Hopkins選擇了使用來自Intacct的基于云的ERP系統。
除了流水線化賬戶支付流程和財務報告，Intacct還幫助學校加速了月度財務結算流程的時間到5天內，她說。消除了紙質事務，并且流水線化了流程，因此大家能夠更為便捷地訪問所需的信息，這是加速財務結算的核心所在，她說。
“你不能有大量生澀的流程來完成財務結算，”她說。“必須能夠點擊一個按鈕，就能夠看到現在所處的狀態，進行審核，做一些調整，然后再次點擊。你需要所有信息都來自于同一個系統，并且這所有一切都必須自動化。”
更快的財務結算能節省費用其他公司也看到了自動化的好處。根據總部位于休斯敦的APQC的數據，這是一家非營利性的調研和基準確定公司，頂尖的公司在12天或者更短的時間內完成財務結算，而墊底的公司需要18天甚至更多時間才能完成這個過程。中位周期時間是15天。
并且這些頂尖的公司只需要使用墊底公司的四分之一的時間就可以完成工作，APQC說。
一次成功的財務結算里需要完成很多事情，Craig Schiff說，他是BPM合作伙伴，一家位于斯坦福的咨詢服務公司的主席和CEO。
會有很多很多需要細節的賬戶對賬，這樣的功能必須在某處存在，要么在ERP或者在某個特定系統里，他說。
“但是實際上更加復雜，因此確實需要什么系統來跟蹤這么多任務的狀態，”Schiff說。“這里會涉及到很多不同的人，并且每個人都有自己的任務。其中的挑戰之一是跟蹤所有這一切，因為你需要完成所有事情。誰還沒有完成哪項任務？還需要知道整個流程中哪些事情需要你來做貢獻。”
問題是很多ERP系統缺少良好的工作流和流程來跟蹤所需的事情，從而管理財務結算流程。
月末結算的另一個重要步驟是跨公司事務的對賬，Schiff說。
“因此如果我的某個部門賣給了另一個部門，這并不是真的凈收入，因此在月末，需要去除這樣的事務，”他說。“因此如果A部門說這是賣給B部門的東西，但是B部門的賬本上并沒有標明這是買的A部門的東西，那么就有問題了，需要有人來找到為什么會這樣的原因。”
合作是財務結算周期里的另一個重要因素，Schiff說。比如，發現某個部門問題的CFO必須能夠警告那個部門，這樣它能夠嘗試對賬，并且找到哪里失敗或者缺失了，他說。
“該流程，工作流里有很多需要管理的地方，并且之后需要和其他該流程所涉及的人員一起合作，”他說。“要能夠和他們交流，理想狀態是能夠和系統交流，[這一點很重要]。”
使用科技輔助結算因為時間就是金錢，CFO能夠使用哪些工具和戰略來縮短并且改進財務結算周期呢？
大型ERP供應商已經出品了更加復雜的工具集來幫助財務結算，Mario Desiderio說，他是總部位于芝加哥的休倫咨詢集團的管理總監。
結算并不僅僅指的是財務報告的生成。“很多供應商都在考慮財務結算，稅務功能以及稅收條款組件，”Desiderio說，通過提供直接和整體財務報告流程集成的稅務報告系統。
“企業間還有一種趨勢是合并很多供應商”，他說。“除了提供復雜的通用總賬，大型ERP供應商還提供財務結算和合并以及稅務應用程序，他們為你完成這些系統的集成。”Desiderio說。“因此你作為CFO無需了解技術細節以及集成多個產品。你從一個供應商那里購買端到端的解決方案。”
CFO還需要一種工具，在第一頁就能夠實時提供所有必需的高層級信息的用戶界面，并且能夠深入某個特定賬戶或者特定部門來獲取額外的信息，Seth Lippincott說，他是位于波士頓的Nucleus Research的分析師。
“讓賬戶的圖表徹底能夠映射上，這樣你就知道從不同賬號抓取的信息也很重要，”他說。
Lippincott也認為自動化是成功的財務結算的關鍵。“很多人力花在了整合來自不同系統的所有信息上，抓取這些信息并且以相同的標準整合起來，”他說，使用供應商，比如BlackLine和Oracle的工具，可以幫助打破部門間的壁壘，并且自動實時地抓取信息。
CFO必須利用供應商的財務結算套件的所有組件，從賬號對賬組件以及其他一些基礎組件開始來管理數據，比如賬號圖表，Desiderio說。
部署財務結算管理工具除了成功完成月度結算之外還會帶來一些其他的好處。
BlackLine軟件讓一家澳大利亞的鋼鐵供應商標準化并且自動化了其賬號對賬流程，讓企業能夠更好地洞察不同部門的財務表現，因此可以更加快速地確認并且糾正有問題的地方，Nucleus Research的信息這么說。
一個系統里有所有財務記錄和支持文檔的設備管理器能夠幫助企業快速審核對賬，并且可以將月度審核的時間從五天降到一天。
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