凡事并不是越大就越好，也并不是每一次的科技創新都是最好的。在選擇數據中心供應商和服務商時，也只有在設備安裝后或合同執行后才知道是不是一次正確的選擇。如果當問題出現時，才意識到選擇了一家不滿意的數據中心服務商。

下面的這五個步驟能夠盡量減少這種情況的發生：

一、貨比三家：制定流程框架

結構化流程可以幫你貨比三家。技術集成商Forsythe Technology的數據中心工程高級顧問Tim Flynn指出，給六個不同的供應商提交需求方案說明書（RFP），不可能得到六個完全不同的方案。方案之間的差異并不大，所以用戶難以進行比較，但是這些細小的差別往往又至關重要。

Flynn說："電力成本占數據中心運營費用的大頭，但是大多數客戶在選擇供應商時并沒有考慮這一點。電力問題往往在縮小供應商選擇范圍之后才會進行討論。"他建議在審查過程早期就考慮電力問題以及服務水平協議（SLA）。

"用戶需要了解契約語言。"Flynn說，如果有必要在談判之前查看合同，簽署不公開協議，或者由供應商簽署一個合同。

二、定義需求

用戶在準備提案請求時，首先要有明確的目標，清楚企業需要什么樣的解決方案。例如，根據最理想的結果來把握需求而不是基于已有的需求方案說明書（RFP）。不要讓現階段可實現的技術能力來限制你的目標。相反，要專注于預期的結果。解決方案提供商可能擁有用戶未知的技術手段。

關注結果而不是現有條件能使用戶和其潛在的供應商能夠以目標為導向，而不是以技術為導向。這樣的話，用戶可以將自己希望達到的效果變成供應商需要解決的問題，從而占據主動地位。

在指定技術解決方案時，System Innovations＆LBPI公司總裁兼創始人Laura Brown建議，企業不僅僅是有概述功能、服務水平和可擴展性。"用戶還必須提醒供應商滿足與其他系統集成的要求。指定例如系統是否可以與現有系統無縫銜接，或者是否可以接受專有系統。"

"數據捕獲工具可能會以特定格式存儲傳入的文檔，但是用戶的文檔管理系統可以讀取和處理這些格式嗎？"Brown覺得："這些都是每個數據管理中心需要考慮的問題。"因此，在定義需求時，解決方案必須與格式相匹配。

三、制定RFP / RFI

一旦用戶確定了自己的期望和目標，要將其轉化為書面申請請求（RFP）或每個被考慮的供應商意見書（（RFI）。 RFP / RFI應包括其業務目標的概述，以及現有技術環境，技術標準，預期服務水平和其他相關詳細信息的部分。

將組織的架構標準納入書面申請請求（RFP），而不僅僅是用戶的內部書面申請請求（RFP）文檔。正如Brown所說："為供應商提供捕獲集成要求的圖形化模型（如業務流程或數據流程圖），以及描述解決方案必須涵蓋的數據和流程要求的模型是很有價值的。供應商需要了解用戶完整的要求。

RFP / RFI還應詳細說明如何做到及時響應，該過程應對所有各方進行結構化和預測，并應包括預期公布日期。

Brown說，"RFP還應包含與審計流程相關的內部控制，以確保其符合審計要求。一些審計控制是為投標人創造平等獲取信息的環境。例如，應該明確指出RFP開標的時間段。此外，用戶接受并回答有關RFP的問題應該有一個時間段。問題答案在匯編之后提供給所有投標人。"

在書面申請請求（RFP）文檔中，提案收據和郵戳日期如果有問題，必須明確說明所有截止日期。允許一些企業偏離這些期限，這為投標結果提供了依據。

適用于書面申請請求（RFP）的內部控制包括：

- 確保主要采購的正式投標程序

- 識別和限制出價和RFP的授權簽名者

- 記錄公認的采購流程

- 建立正式的訂單申請流程（所以不只是任何人都可以下單）

- 開發一個開放采購訂單系統來跟蹤尚未收到的物品。

企業應將其書面申請請求（RFP）與這些控制相關聯，以確保其符合相關審計要求。如果這些控制措施還沒有到位，那么"重要的是要把它們納入過程本身。"Brown強調說。

請注意，書面申請請求（RFP）要求因行業和政府和私營組織之間而不同。"公共機構（政府）在遵守公平準入和平等待遇，以及妥善管理公共資金方面又有了一個遵守的層次。"Brown說。

私營企業的規定不如政府嚴格，但是Brown建議至少遵守適用于公眾關注的規定。企業不希望員工在沒有盡職調查和控制的情況下大量購買產品。"例如，企業不應該因為別人也這樣做，也購買特定的系統，需要確保與其他任何一個投標人一樣都得到嚴格的審查。"

四、評估結果

一旦書面申請請求（RFP）結束，開放和審查投標書，并發布正式的調查結果報告。有些投標可能不符合標準，被擱置在一邊或立即被拒絕。不過，其他人值得進一步評估。

"審查的程度和嚴格程度取決于企業標準和合同規模。顯然，與較小的合約相比，金額較大的合約需要更嚴格的審查。"Brown指出。

System Innovations＆LBPI公司EMEA全球企業與服務總監Tom Homer表示："對于澳大利亞的Telstra公司，我們希望看到供應商在這個過程中更加的透明。我們喜歡信任他人，使復雜變得簡單，并在決策中表現出勇氣。"

Homer說，"供應商的審查過程是至關重要的，它必須在實現目標的前提下，而不會拖延項目。"因此，Telstra公司希望看到更多的成功案例，并提供具體的SLA、技術、監管、安全和合規性問題的認證。

Brown表示，在評估每個供應商的優勢，劣勢，機遇和威脅時，需要制定價值與風險的評分，其評分有助于評估新公司或小公司的價值和風險，以及管理經驗和其他可以決定成敗的因素。

例如，一個年輕的或具有顛覆性技術的公司似乎有風險，除非其管理人員經驗豐富。那么它實際上可能有比競爭對手推出的嘗試和真正的技術更好的選擇。

客戶和供應商之間最大的問題之一是客戶關心。在簽訂合同之前，"了解他們會如何照顧你，以及響應速度。" Flynn強調。"當問題出現時，供應商員工是否有支持人員，還是由第三方管理？一些特殊行業可能需要確定訪問其數據中心的人員是國內公民還是外國人。"

還要注意不要被"好處"誘惑。例如，布朗說："當心小供應商提供非常低的服務報價。他們可能缺乏良好的估算技能，一旦他們涉及用戶的業務，可能會無法交付。"

此外，Homer警告要警惕那些沒有技術支持能力，言辭夸張的公司，以及使用高壓手段的公司。

Telstra公司通過自己的風險投資集團和軟件集團了解新公司和創新技術。因此，Telstra公司熟悉技術、企業和管理團隊的所有細節，然后再考慮用于自己業務上。

一般來說，當選擇新廠商或新技術時，開始進行小規模合作是明智之舉，這樣可以了解如何適應自己的運營情況，因此"從測試或小型非關鍵計算環境開始"，Flynn說。對于云計算提供商來說，就像創新的交換機或服務器一樣。 "從小開始，從經驗中學習"，然后逐漸擴大到更關鍵的應用程序。

Forsythe公司表示，用戶需要對其供應商進行事先了解。Flynn說。對于那些低功率密度或中功率密度計算環境的數據中心也應該注意不要過度建設。例如，為低功率密度環境安裝高密度機柜會增加成本，并且不會立即受益。因此，他說："了解所設計的功率密度很重要。"

Forsythe 技術公司數據中心戰略管理顧問Mic Giess也表示，"數據中心正即使在云端，其應用程序，信息和數據中心的層次也應該是一致的".在業務中獲勝的很大一部分就是簡單的表現出來。在信息技術方面，潛在的供應商必須愿意在短期評估的時候出現，并進行更好的演示，會見潛在客戶或其代表并帶領他們參觀數據中心設施。"Flynn說。

正如Forsythe公司數據中心開發副總裁Steve Harris所說，"我們已經開始與沒有出現的供應商會面。這使供應商參觀數據中心設施或想與他們做生意變得困難。因此，有些客戶淘汰了一些非常適合的供應商，因為他們似乎并不在意。"

Harris說，"客戶滿意度從售前流程開始。這將為用戶獲得什么樣的服務而設定基調。在對潛在的供應商審查時，請仔細查看他們的建議。特別關注服務水平協議（SLA）和其客戶支持歷史，以及其解決方案和管理經驗。"

正如Giess指出的那樣，"在簽署合同之前了解服務水平協議（SLA），并且了解違反服務水平協議（SLA）的后果和補救措施".他說，有些補救辦法可能會在違反服務水平協議（SLA）的情況下無法得到退款。因此，他說，"不要忽視服務水平協議（SLA）的真正影響".

還要考慮未來。Flynn說數據中心托管服務平均合同期為三年。"但是，客戶不想每三年搬遷一次".因此，即使在初始合同到期之后，供應商需要提供超越即時需求的能力，確保能夠繼續支持您的需求。

在評估解決方案時，互操作性是一個關鍵考慮因素。例如，用戶需要知道系統是否可以進行本機通信，如果是，它們是否對用戶透明，或者需要進一步投入時間和資金來安裝它們并確保它們工作？

五、編寫正式的評估報告

對于頂級競爭者來說，Brown建議編寫書面報告。每份報告應包括價格； RFP與供應商提供的內容之間的差異；優勢，劣勢，與本公司相關的機遇和威脅，以及這種方法；公司的交貨歷史；地理覆蓋；聲譽；以及任何其他相關因素。Brown說："報告還應包括對實際選擇的建議，選擇的理由，行動計劃和后續步驟。"

例如，行動計劃可能是接受投標，或者可能概述所需調整的設備或過程。或者，Brown闡述："行動計劃可能包括使用來自供應商，采購組織和其他資源提供商的資源的談判項目計劃。"

其最終報告還應包括類似項目的結果。這些案例研究應該詳細說明實際的實現，以及解決方案如何滿足這些具體情況的要求。

Harris強調，在書面申請請求（RFP）發布之后，RFP過程不會停止。相反，應該進行頻繁的溝通，以確保回應者有他們需要的信息來呈現詳細準確的提案。他說，數據中心取決于潛在供應商的誠實，"誠實成為流程的一部分"，回答問題并確保每個潛在的供應商都有相同的準確信息。

結論

選擇正確的供應商和正確的技術早在實際的審核過程之前就已經開始了。用戶需要花費時間來明確知道自己想要什么，并盡可能明確地將這些信息傳達給潛在的供應商，可以加快供應商選擇過程，并得到最終結果。