規范元數據的策略可以幫助CIO提高決策和數據管理的能力以及數據的安全性。
移動，云計算和大數據都被賦予了很多期待，人們希望這些技術能幫助企業提高工作和生產效率，提高決策能力和降低成本。其中最大的希望就是使企業變得更有競爭力，但是對于企業的IT部門，合規團隊來說，這些新技術常常會增加復雜性，由于大量的數據正在移動到不斷增長的終端，其中包括各種移動設備和第三方托管服務，因此失去了對成本的控制，甚至還增加了成本。不過，辦法總比困難多，可以用規范信息元數據的新方法來克服這些挑戰。
如果IT系統不能完全清楚存在什么數據以及各種不同類型的信息所在的位置，那么它就不能確保合適的人在合適的時間的合適的訪問權限，也肯定不能充分地免遭破壞和盜竊，或者不能按照新隱私法律的要求刪除隱私信息。隨著需要收集的數據的數量的增長，電子披露成本也隨之猛增。甚至企業用戶會遭受他們日常活動所需的信息和大數據分析所需要的數據變得更難找到和管理的情況，從而降低工作效率，事倍功半，同時消弱提高決策能力的期望。
要持久地掌控迅速發展的數據存儲，企業需要有長遠而深刻的洞見和規劃，適用于所有的數據，無論由誰創造，無論存于哪里，無論由誰分享。不幸的是，大部分企業覺得這需要大筆的花費，將其視為一項艱巨的挑戰。然而，事實上有一個非常簡單和具有成效的方法可以實現，那就是你愿意持續地去做，這樣會比什么都不做要好得多。
該策略是基于將典型的使用在結構化數據庫的相同的元數據標準化應用到企業內部部署和云端的所有其他數據上面，包括所有信息類型（電子郵件，文本文件和SMS，社交媒體等），文檔（文字處理，電子表格，演示文稿等），甚至還包括日志文件。在某些受管制的行業，如金融服務，元數據標準化還可以應用到語音通信數據，如通話錄音和語音郵件文件。
比如說，你有一個主要的“工人”ID數據庫（例如，員工，在飛機上的外部職員）。使用這個ID來標記每個文檔，信息和數據庫，并記錄由誰創建，由誰更改，由誰刪除，這使得在各個平臺的一系列業務進程以和需求相符的數據傳回特定人員成為可能，不管數據是否是經過云存儲的方式或者在移動設備之間幾經周折。僅這一步也能有助于使得電子披露更有效率，使數據保護和隱私保護變得容易。然后它將還可能確定每個個體其所有數據源（應用程序，共享服務，本地，云端等）完整的“數據足跡”。
標準化元數據不僅使查找和檢索數據更容易一些，還給大數據分析項目帶來重要價值。例如，如果你也開始持續標記數據，其中數據即包括客戶數據，也包括產品數據，而且這些數據還分別擁有客戶ID和產品ID，你自然會加入分析價值，不管是否和判定公司產品（盡管公司可能還沒有產品）的市場需求，為能夠在創收產品中做出貢獻的員工提高支持力度，確定客戶溝通和客戶投資之間的關系，以及很多其他現在實現起來可能有困難或者根本不可能實現的機會這些相關。使數據豐富起來，降低或消除數據的單一化，調節，映射以及其他和時間資源非常相關的精細的手動工作將會有積極的影響。
讓我們來看看另外一個重要的使用案例。對于CIO來說，越過防火墻遷移數據加劇了已有的挑戰，這一挑戰就是從企業中大約75%的雜亂的碎片信息中區分出有價值的信息。如果你想實現無論數據在哪里，你都能管理好數據，如果你想擺脫數據中心，將數據有效率地遷移到云端，那么確定當前數據中心中有什么數據，哪些是重要的，哪些是沒有任何價值的，這些至關重要。將標準化元數據應用到企業的所有數據中能夠顯著地提高鑒定重要信息的能力，連同業務，法律，記錄，合規性和安全價值，所有這些開始讓企業的暗數據重煥光彩。
不是革命，而是演進
你使用的標簽能顯著地改善數據管理，支持電子披露，法規遵從，數據碎片處理，網絡安全和威脅響應這些方面，使之變得不再不可逾越。如上所述，使用員工ID，客戶ID和產品ID可能是一個很好的起點。關鍵是創建足夠的有用標簽，但是標簽也不能太多，那樣會適得其反，標簽創建完后，將其應用到公司所能影響或控制的存在于所有地方的所有類型的數據。
另外，你很可能希望隨著時間的推移，不斷發展變化的系統和用戶行為應用標準化，而不破壞或改變它。實現這一想法的一個策略是隨著IT自然生命周期發展。每次你改變應用程序，平臺或服務器的時候，你需要嵌入標準化元數據。最終，使用標準化元數據可能會變成習慣，系統化和普遍性。然后，一旦產生價值而且你已經證明了其投資回報率，你就可以接著改變傳統的系統了。
通過規范方法的元數據標準化，你可以讓你的企業更有效地利用新興的移動，云計算和大數據的機會。有了更全面的知識和對信息的把握，你將會為企業的所有業務流程，包括創收，可持續發展，控制風險，法規遵從，網絡安全和電子披露等方面帶來巨大的機遇。
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