許多項(xiàng)目經(jīng)理很難實(shí)現(xiàn)有效的利益相關(guān)者管理，盡管它很重要。通常，這是一個(gè)自上而下的問(wèn)題，從CIO開(kāi)始。

 

專(zhuān)業(yè)服務(wù)公司畢馬威咨詢(xún)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人Barry Brunsman表示：“如果沒(méi)有良好的利益相關(guān)者協(xié)調(diào)和管理，IT就不可能取得成功。”正因?yàn)槿绱耍珺runsman和其他人建議CIO有意識(shí)地管理利益相關(guān)者，培養(yǎng)擅長(zhǎng)這項(xiàng)任務(wù)所需的技能，并創(chuàng)建流程，以確保工作是所有IT項(xiàng)目和數(shù)字計(jì)劃不可或缺的一部分。

 

卡內(nèi)基梅隆大學(xué)(Carnegie Mellon University)亨氏學(xué)院(Heinz College)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)管理兼職教授布雷特·塔克(Brett Tucker)表示：“這是一個(gè)需要關(guān)注的關(guān)鍵問(wèn)題，CIO能夠而且應(yīng)該為有效的利益相關(guān)者管理設(shè)定基調(diào)和做法。”

 

回報(bào)是巨大的，因?yàn)閾碛胁?zhí)行一個(gè)健全的利益相關(guān)者管理策略可以極大地提高個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目和公司的績(jī)效。

 

“這是一項(xiàng)不應(yīng)被忽視的任務(wù)，因?yàn)槿绻鲆曀蜁?huì)對(duì)項(xiàng)目的成功構(gòu)成風(fēng)險(xiǎn)。”塔克補(bǔ)充道。

 

以下是有效的利益相關(guān)者管理的高級(jí)指南。

 

 

利益相關(guān)者管理是確定、參與、組織和改善與可能受項(xiàng)目結(jié)果影響或?qū)?xiàng)目結(jié)果產(chǎn)生影響的任何個(gè)人、職能小組或內(nèi)部和外部各方的關(guān)系的過(guò)程，這是一個(gè)持續(xù)的、有目的的過(guò)程，必須根據(jù)企業(yè)必須執(zhí)行的既定計(jì)劃進(jìn)行指導(dǎo)。

 

利益相關(guān)者管理對(duì)項(xiàng)目成功一直很重要，但在現(xiàn)代，這一點(diǎn)變得更加關(guān)鍵和更具挑戰(zhàn)性，這是因?yàn)榈湫推髽I(yè)計(jì)劃中的利益相關(guān)者數(shù)量已經(jīng)增加，而這些利益相關(guān)者如今往往分散在不同的地理位置，從而使組織溝通、協(xié)調(diào)和協(xié)作變得更加復(fù)雜。

 

印孚瑟斯咨詢(xún)公司(Infosys Consulting)合伙人兼CIO咨詢(xún)?nèi)蛑鞴苓~克·沙克利克(Mike Shaklik)表示：“我們看到，越來(lái)越需要建立更牢固的關(guān)系，但現(xiàn)在往往更難建立。你必須將利益相關(guān)者管理的紀(jì)律融入到項(xiàng)目交付中，這樣你才能提出更好的問(wèn)題，進(jìn)行更好的對(duì)話(huà)，并最終推動(dòng)更好的結(jié)果。”

 

同樣需要注意的是，利益相關(guān)者管理涉及的遠(yuǎn)不止“管理”一詞所暗示的內(nèi)容。利益相關(guān)者管理更多地是指導(dǎo)、影響、指導(dǎo)、溝通和協(xié)調(diào)利益相關(guān)者，而不是實(shí)際管理他們。

 

正如咨詢(xún)公司Protiviti的全球技術(shù)戰(zhàn)略和架構(gòu)主管Samir Datt解釋的那樣：“對(duì)我來(lái)說(shuō)，利益相關(guān)者管理最基本的形式就是擁有結(jié)構(gòu)、流程和關(guān)系，以確保我們從利益相關(guān)者那里獲得成功完成項(xiàng)目所需的重要優(yōu)先事項(xiàng)、風(fēng)險(xiǎn)和衡量標(biāo)準(zhǔn)，它是關(guān)于能夠定義項(xiàng)目?jī)r(jià)值，告知進(jìn)展情況，并證明項(xiàng)目是否達(dá)到了利益相關(guān)者的期望。”

 

 

執(zhí)行良好的利益相關(guān)者管理提供了許多好處，這些措施包括：

 

1.確定和納入所有利益相關(guān)者：利益相關(guān)者因項(xiàng)目而異，并不是所有利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行和成功具有相同的重要性。此外，風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者的參與需求可能會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而變化。一個(gè)好的利益相關(guān)者管理計(jì)劃可以幫助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確定所有的利益相關(guān)者，并確定哪些利益相關(guān)者需要參與項(xiàng)目執(zhí)行的哪些階段。蒙克萊爾州立大學(xué)副教授、PMO Advisory的CEO兼首席項(xiàng)目官Te Wu表示：“這些都是需要準(zhǔn)確回答的關(guān)鍵問(wèn)題，因?yàn)槿绻惆彦e(cuò)誤的人識(shí)別為利益相關(guān)者，你要么會(huì)得到錯(cuò)誤的信息、太多的信息，要么是相互矛盾的信息——你將走上一條完全錯(cuò)誤的道路。”

 

2.提高角色的清晰度和關(guān)注度：利益相關(guān)者計(jì)劃幫助項(xiàng)目經(jīng)理為任何給定項(xiàng)目中的每種類(lèi)型的利益相關(guān)者設(shè)定現(xiàn)實(shí)的期望，從而提高其角色的清晰度。

 

3.更高的生產(chǎn)率：了解自己的角色和其他人的角色的利益相關(guān)者更有可能繼續(xù)工作，從而提高生產(chǎn)率并增加項(xiàng)目從一開(kāi)始就保持在范圍內(nèi)的機(jī)會(huì)。

 

4.增加參與度：經(jīng)過(guò)深思熟慮的利益相關(guān)者管理計(jì)劃解釋了項(xiàng)目將如何影響每個(gè)利益相關(guān)者，使他們能夠理解已完成的計(jì)劃如何使他們?cè)谌粘＝巧惺芤妫@種洞察力有助于讓利益相關(guān)者參與進(jìn)來(lái)，即使他們已經(jīng)陷入日常任務(wù)的泥潭中。

 

5.提高對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的洞察力：更多的參與意味著利益攸關(guān)方更愿意分享他們對(duì)項(xiàng)目的看法——能夠更好地確定項(xiàng)目方向和成功完成項(xiàng)目的計(jì)劃的信息。“它至少可以幫助你將利益相關(guān)者的知識(shí)、目標(biāo)、目的和觀點(diǎn)灌輸?shù)侥銘?yīng)該做的事情中。”Wu說(shuō)。

 

6.降低風(fēng)險(xiǎn)：明確制定和執(zhí)行的利益攸關(guān)方管理計(jì)劃通過(guò)提高角色清晰度和參與度來(lái)減少?zèng)_突。它還有助于降低項(xiàng)目成功執(zhí)行的其他類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)閰⑴c其中的利益相關(guān)者能夠更好地面對(duì)可能構(gòu)成障礙的挑戰(zhàn)和問(wèn)題。Datt指出：“良好的利益相關(guān)者管理是一種機(jī)制，可以幫助你及早而不是晚些時(shí)候識(shí)別潛在的問(wèn)題，并采取必要的糾正措施來(lái)幫助防止它們的發(fā)生。”

 

 

利益相關(guān)者管理涉及幾個(gè)組成部分，從識(shí)別利益相關(guān)者到確定哪個(gè)利益相關(guān)者需要什么信息以及何時(shí)需要這些信息。每一部分都是至關(guān)重要的，每一部分都作為制定強(qiáng)有力的利益相關(guān)者管理計(jì)劃的基本構(gòu)件流入下一部分。

 

1.確定利益相關(guān)者

 

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該從進(jìn)行利益相關(guān)者分析開(kāi)始，創(chuàng)建一個(gè)應(yīng)該參與項(xiàng)目的利益相關(guān)者列表。此分析的結(jié)果應(yīng)記錄在利益相關(guān)者登記冊(cè)中，并應(yīng)包括利益相關(guān)者的名稱(chēng)、利益相關(guān)者的當(dāng)前角色、利益相關(guān)者在項(xiàng)目中的角色、聯(lián)系信息以及它們對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的影響。在這里，利益相關(guān)者分析工具可以用來(lái)幫助識(shí)別利益相關(guān)者并評(píng)估他們對(duì)項(xiàng)目成功的重要性。

 

涉眾登記簿是為整個(gè)項(xiàng)目生命周期中的所有涉眾溝通定下基調(diào)的基線(xiàn)，這份重要的文件解釋了為什么選擇每個(gè)利益相關(guān)者，以及該利益相關(guān)者在項(xiàng)目范圍內(nèi)的目的是什么。

 

2.確定并記錄每個(gè)利益相關(guān)者的角色和影響

 

利益攸關(guān)方登記冊(cè)應(yīng)確定每個(gè)利益攸關(guān)方的作用和影響。為了完成這些信息，你不僅需要使用在利益相關(guān)者分析期間匯編的信息，而且——理想情況下——還需要與利益相關(guān)者會(huì)面，以確定他們對(duì)項(xiàng)目有什么興趣，以及他們對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行和結(jié)果的影響。

 

3.確定利益相關(guān)者的優(yōu)先順序

 

在進(jìn)行徹底的涉眾分析并將每個(gè)人及其角色記錄在涉眾登記簿中之后，有必要根據(jù)涉眾所需的參與和對(duì)項(xiàng)目的預(yù)期影響來(lái)確定涉眾的優(yōu)先級(jí)。

 

優(yōu)先順序如下：

 

·高影響力、高利益的利益相關(guān)者是對(duì)項(xiàng)目成功發(fā)揮關(guān)鍵作用和高度影響的利益相關(guān)者，如項(xiàng)目發(fā)起人或商業(yè)領(lǐng)袖。

 

·影響力大、利益低的利益相關(guān)者可能是二級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者，他們目前可能沒(méi)有直接利益，但可以影響項(xiàng)目的結(jié)果。

 

·低影響力、高利益的利益相關(guān)者可能更多地扮演指導(dǎo)和支持的角色，他們不直接參與，但有能力凝聚軍隊(duì)或發(fā)揮顛覆性作用。

 

·低影響力、低利益的利益相關(guān)者可能不會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生影響，只對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展情況感興趣。這些利益相關(guān)者可以在不直接受項(xiàng)目影響的其他部門(mén)工作。

 

4.為利益相關(guān)者制定溝通計(jì)劃

 

有效的利益相關(guān)者管理需要與利益相關(guān)者進(jìn)行全面溝通，這種溝通必須讓適當(dāng)?shù)膫€(gè)人在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行，并且必須利用適當(dāng)?shù)臏贤ㄇ纻鬟_(dá)適當(dāng)?shù)男畔ⅰ?/div>