遺憾的是，許多CIO不愿意將任何重要工作分配給下屬，并認為這項工作可能因此而無法被正確處理，甚至完全搞砸。然而，這種擔心往往是毫無根據的，因為被指派處理這項工作的人很可能已經證明他們有能力成功處理關鍵工作。

 

盡管如此，錯誤還是有可能發生。如果一項重要任務被委派給了錯誤的人，或由于某一錯誤的原因，那么一項關鍵的工作就可能會部分或完全失敗。為了確保每一項委派的工作高效且輕松地完成，非常重要的是，應避免在分派工作時犯以下七種常見的錯誤。

 

 

委派工作時面臨的最大陷阱之一就是把一項工作交給一個不具備成功完成這項工作所需技能的人。請記住，作為領導者和工作委派者，責任永遠在你。

 

Rackspace Technology 云計算公司首席科技顧問 (chief technology evangelist) Jeff DeVerter 說：“你要對結果負責，如果質量不合格，就會給你帶來不好的影響，最壞的情況是，可能會導致設備停機或網絡事故。”

 

DeVerter 表示，他是學徒制度的堅定支持者，該制度可以將團隊新手與資深專業人員組合在一起，后者可確保所有分配的工作都符合標準。他補充說，這種方法還有助于建立團隊精神，同時打破新員工與資深專業人員之間的隔閡。

 

 

IT 領導應避免將權力下放給不受監督的一方。分派工作并不能免除責任。

 

“如果領導者將權力下放給自己沒有直接管理權的一方，這就會造成一種有責任卻無法控制的局面，”Euna Solutions 公司(公共部門云解決方案提供商) IT 業務副總裁安德魯·里姆 (Andrew Riem) 解釋說。“這也可能被視為‘讓別人來幫你工作’，但卻會損害你作為領導者的信譽和他人對你的尊重。”

 

里姆指出，工作委派是一種技能，需要那些希望充當指導角色的領導擁有自信和信任，而不是簡單地陷入微觀管理。

 

 

只給員工分派一些較低層次的工作和職責，這表明領導對團隊成員缺乏信心和信任。這還會阻礙員工面對現實世界的挑戰，阻礙他們承擔越來越大的責任。

 

ISG 技術研究與咨詢公司的合伙人 Ola Chowning 提醒說：“這會導致員工去其他公司尋求更好的學習、成長和職業發展機會。”

 

Chowning 表示，IT 專業人員需要掌握的最重要技能之一就是建立人際關系。她指出，CIO及其團隊經常需要與各種利益相關者合作，以做出各方都能支持的決策。

 

Chowning 解釋說：“這通常需要具備影響力和談判技巧，更需要真正的情商。”“這些都是我們應該在下屬身上培養的領導素質，以幫助他們為擔任更高領導職務做好準備，以及從CIO的工作中接過真正有影響力的工作。”

 

 

Sumo Logic 公司(一家基于云端的機器數據分析公司)IT 業務高級副總裁兼首席安全官 George Gerchow 建議道，IT 領導應避免將關鍵工作的監督權進行下放，尤其是那些容易被濫用或瀆職的工作。Gerchow 指出，比如采購資產和庫存管理。

 

Gerchow 提醒說，如果 IT 領導沒有直接參與資產庫存和管理計劃，就可能出現濫用行為，導致硬件浪費，甚至可能出現內部盜竊。“如果資產管理工作沒有進行適當的監督，可能導致關鍵的數據刪除步驟缺失，從而可能導致敏感數據泄漏。”

 

Gerchow 建議為 IT 資產的使用和停用部署一個審批系統。“可以兼顧 IT 和信息安全審計與審批。”

 

 

在分派工作時，如果不能清晰、簡明地下達指令，則可能會導致工作遭受挫折和失敗。TWC IT Solutions 公司(一家托管解決方案提供商)首席技術官理查德·貝克(Richard Baker)表示，IT 領導被多個項目所拖累，匆忙地開始分派工作，而沒有明確地說明預期結果或提供具體目標和截止日期，這種情況并不少見。

 

缺乏明確性會導致嚴重后果。貝克解釋說：“不明確的指令會滋生誤解，造成資源浪費。”在這種情況下，團隊成員會浪費寶貴的時間去解讀領導對他們的預期是什么，最終卻發現自己已經偏離了方向。“隨之而來的挫敗感和喪失動力會損害團隊的凝聚力和個人士氣，”他指出。此外，缺乏明確的指令還會導致發生錯誤或產生不合格的結果，最終影響團隊的工作效率和工作成果的質量。

 

在分派工作時，IT 領導應向團隊成員提供詳細、明確的指令。貝克說：“通過明確傳達預期結果、具體目標、截止日期以及與工作或項目相關的其他信息，領導可以為團隊成功完成工作打下基礎。”“此外，建立一個開放的溝通渠道，讓團隊成員可以在此澄清問題或提出問題，從而確保所有人達成共識，了解自己的職責。”

 

明確的指令可以為員工提供一個堅實的框架，從而他們可以在其中開展工作并做出明智的決定。貝克解釋說：“這有助于員工了解預期結果，相應地調整自己的工作，然后更高效地向預期結果努力。”當團隊成員全面了解領導對他們的要求時，發生誤解或錯誤的可能性就會大大降低。“此外，明確的指令還能營造一個積極互助的工作環境，提高團隊成員的士氣和積極性，從而最終帶來更多的合作和成果。”

 

貝克補充說，通過設定明確的預期、保持開放的溝通渠道以及賦予團隊成員權力，IT 領導可以有效地分派任務和項目，同時還能營造一個相互協作和積極向上的工作環境。

 

 

分派工作中存在的一個主要錯誤就是在分派工作的同時還繼續進行微觀管理，沒有給予團隊成員充分開展工作所需的權力和自主權。

 

Snow Software 軟件開發公司的首席架構師 Jesse Stockall 表示，一旦任務完成分派，那么越俎代庖絕不是一個好主意。他指出：“當一位領導仍在大量參與某項工作時，就失去了分派工作的意義。”“接受這項工作的人仍將承擔大部分工作，但在重重監督下，他們將沒有發展和成長的機會。”

 

自信的領導會提供必要的護欄和給出檢查點，以避免可能出現的災難性錯誤，同時也會給處理這一工作的個人提供一定程度的自主權。Stockall 表示，這個護欄的寬度可以根據個人的經驗和之前的成功業績進行調整。

 

Stockall 解釋說，其目標應該是賦予團隊成員權力，無論結果如何，讓他們對自己的工作擁有自主權，并承擔責任。他解釋說：“反過來，這可以讓領導能夠專注于其他工作。”

 

 

也許在下放權力上最大的錯誤就是從不授權。數字營銷機構 Twibi 的創始人布倫頓·托馬斯 (Brenton Thomas) 提醒說：“這會導致工作倦怠、效率低下和錯失良機。”此外，當一位 IT 領導堅決不下放權力時，那么他可能沒有時間去關注更重要的工作，從而導致效率持續低下。他補充說：“這樣的領導還會錯失培養團隊成員技能和能力的機會。”

 

其解決辦法是明智而有效地分派工作。托馬斯說：“這意味著讓團隊成員去處理適合他們的工作，為他們提供必要的資源，并設定明確的預期。”“這還意味著要愿意放手，相信團隊成員能夠完成工作。”

 

 

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