長期以來，首席信息官們一直在努力量化相對于生產成本的IT服務的價值，這是一個導致技術部門和業務部門互相不信任的金融黑匣子。隨著IT漸漸為業務服務實現其它數字功能，這種脫節正在加大，這激發了更多的首席信息官采用技術業務管理（TBM），其主要包括旨在記錄IT服務價值的財務管理軟件。
TBM并不新鮮。多年來，IT人員制作了大量的電子表格，以此來說明節省下來的時間和生成IT服務的成本。如果業務同事要求得到信息，首席信息官就會共享相應的電子表格。但是，業務主管希望在計算機、平板電腦或智能手機上查看指標和圖表，在這樣的時代里，共享電子表格的模式難以持續。
研究公司Gartner表示，未來五年的IT財務管理（ITFM）工具支出預計將以約19％的復合年增長率增長。但Apptio（該公司旗下擁有Nicus Software、ServiceNow和Cloudyn，是市場上無可爭議的龐然大物）擁有數十家大型企業。
Apptio（最近被Vista Equity Partners收購）提供自動化TBM的SaaS解決方案，免去了在電子表格中輸入財務指標的繁重任務。該軟件幫IT領導者淘汰了多年累積下來的冗余應用程序和其它遺留工具，削減了數億美元的沉沒成本（sunk cost）。
負責此次收購的Vista的創始人兼總裁Brian Sheth說：“如今，各行各業的公司越來越依賴技術來保持競爭力，IT正在成為世界上所有企業的關鍵組成部分，而Apptio已經創建了幫客戶管理這一新范式的領先平臺。”
首席信息官們與記者分享了各種經驗，即使用Apptio簡化IT運營，提高IT在業務中的地位以及將資源轉向創新數字計劃的經驗。
建立信任
一些首席信息官已用Apptio成功地提高了業務伙伴的可信度。Bharat Amin在2014年加入Newport News Shipbuilding，那時，擔任首任首席信息官的他想要大干一場。BAE Systems的前雇員的Amin加入了該公司，他說：“我在造船方面沒有經驗，所以我不得不建立信任”。為了熟悉公司所造的戰艦，他在海上呆了幾天。
Amin還調查了Newport News Shipbuilding的IT部門，他還了解到，在不查找郵件的情況下，他的員工無法引證支持電子郵件的成本。Amin回想道：“我們如何透過我們的業務明了我們如何花錢？”
Amin采用了Apptio軟件，他曾在BAE用該工具來控制共享服務組的成本，直接開箱即用，無需任何定制，他說該工具有助于應用快速產生結果。此后不久，Amin能夠向每個業務部門顯示支持這些應用所需要的成本。Amin說：“由于這樣的透明度，我得到了更多的信任。”
憑借TBM的透明度，Newport News Shipbuilding在技術方面取得了重大進展。它正在發生轉向，為船舶建立3D模型，使用增強現實來協助數字設計并遷移到SAP的HANA內存數據庫。此外，Newport News Shipbuilding的創新中心Dogfish Lab現在向Amin報告，因為行政領導層信任IT。
Amin說：“首席信息官的工作本質不是管理技術，而是推動變革。如果我們不能推動變革，又怎么能成功呢？”
促進透明度
最近因廣告中出現NBA球星而聞名的State Farm于2016年開始使用Apptio的軟件，從而為一個全面戰略提供支持，該戰略旨在簡化企業技術小組控制下的保險公司的技術運營，其中包括技術運營，State Farm的IT的高級副總裁Ashley Pettit如是說。
只要使用Apptio，State Farm就能在索賠，承保和其他業務部門中發現要廢除哪些遺留的，重復的和其他不必要的應用。Pettit表示，減少對此類應用的維護有助于State Farm降低IT成本，然后將其用于數字化轉型，其中包括對其移動應用和網站的重大改進。
Pettit說：“這使我們能夠更好地了解成本結構......并幫我們評估IT的優先事項，以便把錢花到該花的地方”。她表示，財務透明度促使IT與其它業務部門更加協調一致。“我們了解各項投資的回報率，并且對成本結構有細致的了解。”
轉向創新
TBM也是幫芯片制造商美光科技實現數字化轉型目標的重要工具。
與許多別的制造商一樣，美光公司正在利用自動化和數據分析來提升盈利能力，從2015年到2018年擔任該公司首席信息官的Trevor Schulze如是說。
Schulze于2016年加入公司，那時他的任務是弄清楚如何轉移支出，即從傳統技術轉向創新。那有沒有陷阱呢？Schulze說：“我們絕對不能增加成本，但要戰略性地在我們所擁有的范圍內開展工作。”
但是，人們沒有足夠的可見度來了解如何花錢來運營或改變業務。IT項目的數據在電子表格或PowerPoint演示文稿中都是靜態的——但這無論如何都不能推動變革。
Schulze采取分階段的方法，篩選出昂貴的遺留投資，這些投資并沒有帶來任何增值。他取消了一些合同，讓其他合同失效，并將幾項技術服務從本地（美光和供應商合作伙伴正在花時間和金錢維護這些服務）遷移到云端。
Schulze說道：“人們對數字化轉型抱有很高的期望，首席信息官們正在研究如何負責任地使用資金。Apptio等工具對首席信息官很重要，他們試圖用Apptio來改變業務以及實現財務問責制和決策速度。”
明確成本
2012年，雪佛龍的Amy Absher感覺非常好。生意越來越興隆，公司也展開了全面招聘。此外，雪佛龍的技術，戰略和服務總經理將應用程序從14,000減少到5,000，之后就實現了10幾億美元的轉型價值，并將該能源巨頭的項目減少了30％。
但由于明顯受周期性影響的石油和天然氣領域經常發生這樣的事情，形勢朝著領一個極端發展。市場發生了轉向，IT成本也迅速增加。Absher根據思科彼時的首席信息官Rebecca Jacoby所提的建議行事，使用Apptio來提高IT成本和服務的透明度。“她生動地描繪了強大的管理系統，即可以管理上升和下降的趨勢，并為我們帶來透明度和問責制度”，Absher這樣引述了Jacoby的話。
Absher首先在雪佛龍的核心IT部門安裝了Apptio（該部門負責管理大型公用事業和ERP系統），然后將其應用于駐扎在邊緣的IT團隊，這些團隊專注于創新，從而為不斷增長的業務需求提供支持。2014年，雪佛龍公司建立了第一個收費制模式，以向使用該模式的業務部門顯示IT服務，硬件和軟件的成本。
Absher說：“我們的頭等大事是提高透明度，并能夠在計費和恢復方面展開更有成效的對話，以便人們了解消費的成本”。最終，Absher希望Apptio能夠幫雪佛龍分析整個服務的成本，而不僅僅是IT組件的成本。
控制成本——并顯示結果
Marketer Maritz幾年前就深受電子表格煎熬。他說：“五年前，我們的開支很小，但那時我們只用電子表格計算這些費用，而且只有我和金融分析師才能理解”，Maritz的全球IT服務高級副總裁Gerry Imhoff負責建立客戶忠誠度計劃，如信用卡積分。這種特殊方法激化了IT和Maritz業務之間的緊張關系。
多年來，IT一直作為Maritz的共享服務組織運營，為業務利益相關者制定技術決策，而且選擇非常有限。業務利益相關者抱怨IT部門開銷很大，對他們的資金所帶來的物質洞察很少。Imhoff回憶道：“我們對待客戶的方法真的很糟糕，我們迅速變得與時代脫節。”
Maritz的創始人兼首席執行官Steve Maritz選擇將IT去中心化并將更多控制權交給業務部門，之后Imhoff開辟了一條新的道路。但有一個問題：Imhoff要求將IT成本降低35％。因此，Imhoff實施了Apptio的軟件，以控制成本并顯示結果。Apptio幫Maritz削減了40％的IT成本，這表明，如果業務部門可以用現有的服務器來處理工作負載，或者另一個小組可以通過將數據遷移到更便宜的存儲來節省資金，那么新的服務器就不是必需的。兩個同級小組通過關閉大型機本身來節省資金，之后另一個小組也同意將其數據從昂貴的大型機上移走。
Imhoff說：“Apptio將信息交給負責支出和預算的人，這使我們能夠改變與業務所展開的對話”。Imhoff表示，他在IT支出方面削減了2,000多萬美元，Maritz曾用這筆資金為各種收購提供資金并更新傳統平臺。Imhoff通過額外再削減5％或300萬美元的IT成本，繼最初的資金節省后進一步節省資金，然后將這筆資金重新分配給網絡安全。
Imhoff說：“當你不必去找首席執行官或首席財務官，對他們說‘我還要300萬美元來支持網絡安全’時，這真的太好了。你可以說，‘我有辦法為自己提供資金’。”
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