摘要：Farrer &Co公司，這家曾為查爾斯·狄更斯提供過服務的律師事務所現如今在其技術戰略領域有了一套更為現代的方法。并非每一家企業都能列出長長一串其從過去到現在曾服務過的赫赫有名的客戶名單。而包括英國皇室和查爾斯·狄更斯在內，均是這家成立于1701年，擁有悠久歷史的法律事務所Farrer &Co公司的客戶，該法律事務所主要為客戶提供法律相關問題的咨詢服務。
并非每一家企業都能列出長長一串其從過去到現在曾服務過的赫赫有名的客戶名單。而包括英國皇室和查爾斯·狄更斯在內，均是這家成立于1701年，擁有悠久歷史的法律事務所Farrer &Co公司的客戶，該法律事務所主要為客戶提供法律相關問題的咨詢服務。
該法律事務所的員工去年就公司過往的檔案進行了整理和鉆研，并研究了狄更斯的一些業務信件。“他與他的律師非常友好。” Farrer &Co公司的IT總監尼爾·戴維森，表示說，尼爾·戴維森非常清楚該公司過往的那些有趣的遺產的重要性。
“這么說吧，如果您了解了狄更斯的過去，您就會明白為什么他需要進行大量的法律咨詢了。現在，我們已經有明確可查的信件。其中有提及到他的分居，他的情婦，甚至包括他小說中的某些情節和人物，如《霧都孤兒》中的南希是如何死亡的。”
但是，當涉及到技術方面時，戴維森則希望避開傳統遺產，反而傾向于采取以IT為主導的尖端轉型的方法。在該法律事務所公司倫敦辦公室華麗的咖啡廳俯瞰著林肯費爾茲俱樂部賓館時，他談到了他自擔任該法律事務所IT總監以來，迄今所取得的成就和長期的計劃。
了解法律業界的變化
戴維森在法律界擁有二十多年的技術經驗，于2008年開始擔任Farrer &Co公司的IT主管。“這是一家相當棒的企業。”他說。“那么沒在這里工作的人們可能會認為這里的工作氛圍會是相當沉悶的。但事實上，這是一家對員工和客戶均非常友好的公司，非常注重員工們在工作與生活之間的平衡，而這在充滿高壓的法律業界所非常不尋常的。”
該公司的營業額較低，戴維森在Farrer &Co公司所服務的年限遠遠長于之前的所有其他職位。而他也認識到，整個法律業界的行業變革便沒有諸如媒體和市場營銷等其他領域迅速。然而，戴維森也表示，公司的重點IT領域是技術改造，包括部署移動化和按需IT，這些將對企業的各項業務產生深遠的影響，戴維森如是說。
“不久以前，曾經有一段時間，在整個律師事務所業界，沒有人使用的是黑莓手機。”他說。“而種狀況已經發生了改變，而且，業內人士也開始逐漸認識到了云計算的重要性。但遺憾的是，法律業界的IT主管們首先所想到的仍然常常如何規避風險，他們喜歡追隨其他領先的公司的步伐。但相關的變化正在慢慢發生，法律業界也開始對云計算開始采取不同的立場了。”
戴維森愿意在Farrer &Co公司采用云計算意味著他更愿意將自己的角色定位為是一種部門的開拓者的角色。“我們正在穩步推進的相關IT改革事務是其他公司才剛剛開始考慮的——因而我們絕對是業界領先的。”他說。
“我并不是喜歡事事親歷親為的動手型的IT總監。我更傾向于專注思想和戰略層面，而不是系統的執行和部署。我主要依靠我的團隊來管理IT運營問題。我向公司董事會匯報各個項目的進展情況，并與業務部門和合作伙伴進行及時的溝通和交流，以明白他們的主要優先事項，并思考如何利用IT技術來幫助他們實現這些目標。”
這種及時的溝通和交流是相當重要的，而在大多數的律師事務所，這一點并未受到足夠的重視，在大多數員工的頭腦中，IT部門的作用是可以被忽略的。“他們是專業的律師，他們不想成為IT專家。”他說。“他們需要依靠您的IT想法來幫助他們推動法律事務向前發展。自從我來這里，我們已經改變了很多東西。”
積極推動IT轉型
戴維森表示說，該公司的IT技術改造是從基礎開始的。核心IT系統，如基礎設施，服務器和網絡，都必須要更換。大部分的工作都在幕后進行，但該公司的其余部門已經開始看到各方面IT性能穩定的改進了。
其IT團隊還審查了他們的服務合同。戴維森表示說，當他剛剛加入該公司時，其共計大約有80多家供應商，而這對于一家像Farrer &Co公司這樣的規模的法律事務所而言無疑是太多了。今天，該公司的營業額已經達到5400萬英鎊，員工400人，其中71人是合作伙伴。
“削減IT成本讓公司的CEO看到了巨大的、直觀的回報。”戴維森說。“這些基礎性的轉型工作給了我們參與更多業務挑戰的信心。”而這些新的測試就涉及到戴維森和他的團隊在過去的四年一直在積極推動的IT轉型。
IT轉型的一個關鍵領域是圍繞著工作流程的。過去，Farrer &Co公司曾經嚴重依賴于紙張表格。新客戶的加入可能需要多達兩天的時間參與填寫各種形式的紙張表格。現在，該公司使用InTapp工作流程業務流程管理軟件自動化處理相關工作流程，只需三分鐘即可搞定。
將文檔管理轉移到云中
該公司還通過實施電子文檔管理(EDM)技術，使得工作流程進一步得到了改善。戴維森安裝了NetDocuments公司的基于云計算的EDM系統，以及柯達i3000系列掃描儀和Capture Pro軟件。這項技術由管理服務專家ITEC實施，成為了該法律事務公司試圖實現無紙化辦公的另一大福音。
“我們知道，這將是一個相當關鍵的項目。”戴維森于2013年開始部署實施該項目。“有很多企業均改變他們的文檔管理系統，但我們想做一些不同的事情。我們著眼于業務如何更好的工作運行，并決定實施電子存檔技術解決方案。”
他說，盡早部署該業務是至關重要的。“我組建了一個由11人組成的項目委員會，其中包括合作伙伴，律師和秘書，并進行文檔管理的全面審查。我們意識到這將是我們的電子存檔技術的核心。” 戴維森說。
該項目管理委員會評估了七系統，并圈定了三個入圍的系統。經過了企業內部提案和演示后，相關的技術滿足了17個不同的標準。“該項目管理委員會選擇了他們認為合適于公司的技術是非常重要的。”戴維森表示，其IT團隊最終于2014年實現了EDM系統的部署。
“我們進行了大量的業務分析，因為我們知道我們將為企業員工處理文檔的方式帶來根本性的變革。我們的業務分析師走到業務部門的員工當中，了解他們之前按使用紙質文件是如何工作的。一旦收集了這些信息，我們就可以開始考慮如何借助NetDocuments的服務為我們所用，以及我們如何能夠在屏幕上復制一份紙質文件了。”
收獲按需IT所帶來的商業利益
該公司所采用的新的電子存檔技術解決方案已產生了很大的紅利。自該項目開始以來，掃描量增加了25%。這大大提升了工作效率和靈活性，戴維森說。“現在，人們可以從任何地點訪問他們的文檔了。”他說。“每位員工都可以繼續進行文件的處理了，不管他們是在公司，在家里或在路上。”
遷移到云計算所帶來的遠不僅僅只是在日常工作方面的改善。該公司的辦公地址位于倫敦市中心的Holborn，在今年早些時候，一次電氣故障導致的大火引發了大規模的停電。而當戴維森和他的團隊在主要網站系統努力進行恢復的同時，該公司的律師們仍然可以通過云繼續訪問電子文檔。
“事實證明，云計算可以幫助減輕風險。”他說。“我們公司有很多工作事務均可以證明，部署按需IT是更為安全的。內部溝通有助于確保員工們更舒適的辦公。但我們主要還是將按需IT作為托管解決方案，我們甚至沒有使用‘云計算’這一術語。”
戴維森說，在現實中，使用云與將數據托管在傳統的，異地數據中心之間的差別不大。該公司也特別注意注意到相關監管規定和合同問題。同時，戴維森說，他們也使用外部供應商的服務，如NetDocuments公司，來提供復雜的數據管理。
“我們借助這些外部公司的服務來處理商業信息——他們主要與世界各地的企業進行業務往來。”他說。“這些供應商都是專家。他們擁有的安全和性能水平可能是我們永遠無法達到的。我們的文件比以往任何時候都更加安全。”
采用移動技術并積極創新
戴維森現在正在將云計算的靈活性和移動技術結合起來。今年早些時候，該公司為使用蘋果的iPhone的用戶進行了特別部署，并且目前正在評估平板設備。他說：“我們在云計算中加入了越來越多的軟件，這將意味著我們的律師將能夠從任何地方，利用他們的手機或平板電腦完成相當多的事情。”
現在，律師們已經能夠訪問電子郵件系統和工作日歷了。其他關鍵應用程序，如手寫軟件，時間記錄應用程序和電子歸檔，也可以通過云服務訪問了。戴維森預計，他們明年將完成遷移到微軟Office 365的項目，以提供企業生產應用程序的訪問。這是他所規劃的更大的的關鍵系統遷移計劃的一部分。
“我想，我們會在24個月內將我們的數據中心遷移到場外異地。”他說。“我們已經看到了將文件管理遷移到云計算所帶來的好處。將信息保管在企業內部并沒有為業務增加任何真正的價值。讓IT人員不停的在企業內部鼓搗服務器也是什么都沒提供。有才華的IT員工應該將更多的時間用在面向業務項目的部署這些更有意義的事情上。”
而當談到他自己的角色時，戴維森熱衷于尋找有時可能會被視為超出了傳統的律師事務所的領域。“這個行業是相當保守的，沒有特別的創新。”他說。“但我們在該領域仍然可以做很多的工作，如借助人工智能(AI)詳細地了解我們所持有的文件。”
使用人工智能還停留在概念階段，但戴維森熱衷于密切注視事態的發展。“我們需要確保我們有正確的精神——這是所有以客戶為中心的關鍵。”他說。“我們必須繼續與企業業務部門緊密合作，以確保我們提供給他們的IT服務是適合他們所需的提升工作效率，滿足移動性和靈活性要求的。”
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