印章是企業(yè)管理中職權(quán)落實(shí)的主要憑證，龐大的印章數(shù)量、高頻的使用現(xiàn)狀、繁瑣的流程，都對(duì)印章管理員提出了極高的要求。

印章管理員的職責(zé)，主要是圍繞公司印章使用是否符合規(guī)章制度，對(duì)印章使用人、使用文件、使用次數(shù)等信息的一致性給予審核、監(jiān)督。

那么，對(duì)印章管理員來(lái)說(shuō)，工作會(huì)有哪些難題？信息化能為他們解決這些問(wèn)題嗎？信息化還具有哪些價(jià)值？

印章管理中存在的問(wèn)題：

“難管理、管不住、不好管、管不過(guò)來(lái)”

一、真實(shí)用印情況難收集，難形成使用數(shù)據(jù)

傳統(tǒng)印章管理模式下，用印情況通常是通過(guò)紙張進(jìn)行登記，蓋了什么文件、是誰(shuí)蓋的等信息難以準(zhǔn)確記錄。印章管理員在對(duì)上級(jí)部門(mén)、企業(yè)管理者匯報(bào)時(shí)，難有詳實(shí)的數(shù)據(jù)作為依據(jù)，也難以形成可供參考的分析報(bào)表。工作成效難以直觀體現(xiàn)。

二、用章不規(guī)范、權(quán)責(zé)不分明，印章管理員成“背鍋俠”

實(shí)際工作中，因?yàn)閷徟鞒梯^繁瑣、領(lǐng)導(dǎo)不在公司等情況，員工有時(shí)不會(huì)按照制度辦事。例如員工著急簽合同，只有領(lǐng)導(dǎo)非書(shū)面授權(quán)就要求蓋章，印章管理員也不得不蓋。一旦冒出風(fēng)險(xiǎn)，沒(méi)有書(shū)面證明，印章管理員就成了“背鍋俠”。

三、“人情章”、“領(lǐng)導(dǎo)章”埋下風(fēng)險(xiǎn)隱患

企業(yè)內(nèi)部一些員工、領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)出于自身需求，不經(jīng)過(guò)審批流程，靠人情或關(guān)系讓印章管理員為其蓋章。印章管理員礙于情面，難拒絕這些蓋章要求。這就為企業(yè)埋下了風(fēng)險(xiǎn)隱患。一旦造成法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失，后果都要由公司承擔(dān)。

四、“蓋章”基礎(chǔ)性工作量大，影響“管章”工作的提升

企業(yè)印章多、蓋章量大，經(jīng)常外帶辦事或者出差蓋章，印章管理員花費(fèi)較多時(shí)間與精力在“蓋章”、“監(jiān)章”這類(lèi)基礎(chǔ)工作上，影響“管章”工作的提升。印章管理員如能有效加強(qiáng)審核、監(jiān)督等工作，有助于個(gè)人能力提升和企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

信息化為印章管理員帶來(lái)的助力

章管家-印章智慧管理解決方案，以物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)為傳統(tǒng)實(shí)體印章加上智能鎖，以智能印章配合管理平臺(tái)，使印章可遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)管控，蓋章前、中、后全程監(jiān)控記錄，責(zé)權(quán)清晰、控制印章風(fēng)險(xiǎn)。

1，不授權(quán)無(wú)法用章，“加急章”、“人情章”不能蓋

審批不通過(guò)、流程沒(méi)走完時(shí)，智能印章不能使用，杜絕了印章管理員被迫蓋章的情況。

如果需要加急蓋章，領(lǐng)導(dǎo)不在公司也能通過(guò)APP進(jìn)行審批，流程很快就能走完。特殊情況，員工還可以申請(qǐng)“遠(yuǎn)程蓋章”，領(lǐng)導(dǎo)可以遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)確認(rèn)是否蓋章。

2，建立印章管理平臺(tái)，實(shí)時(shí)掌握印章動(dòng)態(tài)，便于工作匯報(bào)及追溯

章管家管理平臺(tái)可以查看企業(yè)全部印章的動(dòng)態(tài)信息，包括分子公司章、項(xiàng)目部章等。用印臺(tái)賬自動(dòng)生成，同步記錄每一次蓋章的時(shí)間、地點(diǎn)、文件、人員、影像資料，確保反饋真實(shí)有效。

印章管理員可以隨時(shí)隨地查看用印詳情。平臺(tái)提供的印章多維度統(tǒng)計(jì)報(bào)表便于工作匯報(bào)及問(wèn)題追溯，為企業(yè)管理層提供重要的決策支持。

3，授權(quán)后可自助用章，減輕管理人員基礎(chǔ)工作量

目前，章管家智能終端包括智能印章、用印工作臺(tái)、智能印章柜，結(jié)合管理平臺(tái)，適用于大多數(shù)用印場(chǎng)景。企業(yè)內(nèi)部用章，可以打造印章服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)無(wú)人值守自助用印。

授權(quán)后，員工可以自助用章。無(wú)論是在企業(yè)內(nèi)部用章，還是外帶用章，智能用印時(shí)全程監(jiān)控、可隨時(shí)追溯、責(zé)任到人。印章管理員不再“蓋章”，而是“管章”，規(guī)范員工合規(guī)用章，也保護(hù)了自身的合法權(quán)益。

4，印章保管責(zé)權(quán)清晰

章管家對(duì)印章全生命周期進(jìn)行管理，從印章的申請(qǐng)、刻制、保管、使用到銷(xiāo)毀，確保責(zé)權(quán)清晰。分支機(jī)構(gòu)的印章，總部也可以線上管理，監(jiān)測(cè)異常情況，預(yù)防違規(guī)行為。

以往，因?yàn)椴块T(mén)調(diào)整或項(xiàng)目完結(jié)，舊的印章沒(méi)有及時(shí)收回或銷(xiāo)毀，而集團(tuán)總部不知情。這些“流落在外”的印章仍然具備法律效率，存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。

現(xiàn)在，印章管理員可以在章管家的輔助下，全面掌握印章庫(kù)存情況，減少這一類(lèi)印章的遺失、亂用，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

印章管理信息化，可以幫助企業(yè)改變管理模式。員工自助用印更便捷，印章管理員可以改進(jìn)印章管理的手段和措施，幫助企業(yè)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，有效降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)創(chuàng)造更多價(jià)值。