近期，一則“三星女員工抱怨差旅補貼低不得不住進紅燈區”的新聞著實抓人眼球，在三星二季度營業利潤同比減少25%的背景下，三星電子不得不開始執行“勒緊褲袋”的政策。但差旅費用的管控就一定要以犧牲企業員工滿意度為代價么? 其實不然!
談到差旅費用管控，財務人員的第一反應就是幫助公司削減費用，減少公司不必要支出。但在鉑略咨詢看來差旅費用管控功效遠大于類似上述案例單一的削減費用支出，優秀的差旅費用管控方案同時還兼具提高財務部審核工作效率、提高公司資金使用率及兼顧提升員工滿意度等多重優勢。根據此前由鉑略財務培訓主辦的數場差旅費用管控論壇中，鉑略完善總結了數家優秀企業差旅費用控制方法和流程，本次我們就節選出其中六種典型的差旅費用控制妙招為您開拓費用控制思路。
方法一：通過減少審批提高效率
多數企業常會碰到員工出差發生預算超標的情況，但隨之而來的又常是一些貌似合理的原因。例如，銷售部員工和公司高層領導一同拜訪客戶，住宿標準肯定是“就高不就低”，那對于基層銷售部員工則會超出預算。又如銷售部同事常常為了盡快拿下客戶訂單而發生業務招待費超標的情況。對于此類情況，財務部可以建立一張白名單或黑名單列表。如果發生銷售員工和上級領導出差而提高住宿標準的情況，則自動歸為白名單，不需審批則可批準。反之，如果銷售的業務招待費超標，那么可以設為黑名單。通過對白名單和黑名單的定期調整，可以減少例外審批的數量。
方法二：通過大數據管理來降低支出
提前預定機票通常可獲得較優惠折扣是眾人皆知的常識，但企業因差旅單據數量過大而往往不了解最終拿到折扣在市場中所處水平。而通過在線差旅預定平臺則可分析出某條航線一段時間的平均折扣率和中位票價并基于此來審核員工所預定機票的價格水平。同時，企業也可通過該方法對公司內部部門之間進行橫向比較。例如維修部門機票價格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則馬上動身到客戶公司搶修，不能做到及早預定。但是市場部和銷售部的工作職責可能相近，如果發生市場部的平均折扣率是九折而銷售部是七折，那么就可以詢問對應部門為何存在如此差異，進而找出原因。通過不斷調研和分析，就可對優秀做法進行推廣，對不足地方加以改進，持續改進公司內部差旅政策。
方法三：利用合理性審查降低費用
正如本文開場所談，控制差旅費用支出一般不通過降低公司預定賓館和機票差旅標準來實現，因為這樣的方式容易引起員工抱怨反而得不償失。而換種做法，通過對差旅的合理性進行事先規劃則可事半功倍。例如，財務部通過調研發現銷售部同事經常從上海出差到南京拜訪客戶。在沒有提前規劃的情況下可能是第一天下午出發，當晚發生住宿一晚，第二天白天客戶處拜訪，第三天早間趕回上海。但如果提前對拜訪安排進行了解，并合理規劃做到當天往返那么公司就可節省近兩天的房租。公司甚至可以對進行合理規劃而減少的對應住宿支出部分進行獎勵，例如規定在南京拜訪客戶如果當天往返有額外津貼，津貼的金額可以小于對應的住宿費用，這樣不僅節省了住宿支出、提高了員工積極性同時也額外增加了一個工作日的上班時間。
方法四：利用金融服務降低資金成本
用商務卡的模式取代備用金可減少對公司的資金占用，緩解對資金流的壓力。特別是企業雇傭非本地員工時，該類員工通常無法辦理較高額度的信用卡，而相應員工又可能出現長時間出差而大幅墊付差旅款項影響該員工的正常生活的實際問題，這時通過公司統一辦理商務卡則可獲得較高授信額度繼而解決上述問題。但商務卡所不可忽略的隱患是如發生員工惡意透支消費的情況時，公司需承擔相應還款責任。據鉑略財務培訓了解，企業可與銀行談判免除還款責任，一般的操作程序為，應盡量提前一個月通知銀行公司員工離職動向，實際離職時應書面通知銀行，同時在員工離職之前公司也應摸清欠款情況并督促員工盡快還清欠款。
方法五：通過簡要透明的差旅費政策來管控
一些公司行政層級較為復雜，甚至有多達十余個層級。為了滿足各個行政層級的需要，就需對每個行政層級制定單獨的差旅標準。而全國各個地區的經濟發展水平不一，對每個地區制定標準本身已經較為繁瑣，大量的標準制定工作將使得財務部不堪重負，而政策更新緩慢又可能導致不符合實際經濟和物價發展情況造成員工抱怨較大。鉑略建議行政層級較多的企業盡量簡化差旅標準，將數個相近的行政層級歸為同類標準、盡可能簡化流程。
方法六：通過減少人工審核來提高效率
公司可通過引入訂制化的差旅費用管控軟件來大幅提升工作效率。通常一個典型的差旅電子報銷系統將涵蓋下述五種功能：1.在線申請功能，包括出差申請和差旅申請;2.在線審批功能;3.差旅供應商集中管理功能，包括所有采購名單內的機票、酒店等供應商;4.費用控制功能，將報銷費用的標準寫入系統，例如到不同城市或者不同的國家住宿標準及到相應地區的津貼補貼標準錄入，同時對不同差旅距離所對應交通工具的選擇和審批均可由系統進行統一管控。5.預算控制，管理人員在審批時可看到對應部門當月整體的差旅預算，花銷和結余情況。從而做到每次審批時有據可查。發生超標情況時必須找財務部進行單獨審批，增加預算。否則費用審批將會被凍結。通過電子報銷系統，財務審核要點可從近10個降低為3個。在實施電子報銷前財務需要審核 審批權限是否符合規定 審批是否完整 審核人簽字是否真實 成本中心是否填錯 是否及時報銷 總金額是否正確 費用是否超標等10個要點。而在使用電子報銷后，財務僅需審核特殊事項合理性，發票真實情況，發票金額與報銷金額是否一致等內容即可。通過差旅電子系統的應用可使財務部大幅提高工作效率，加速報銷進度進而提高員工滿意度。
同時，來自小松(中國)、瑞爾盛(中國)、國旅運通、知名軟件服務商“Infor”等數位知名企業財務經理人和業內差旅專家將于2014年9月12日在上海匯聚一堂參與由鉑略舉辦的 “2014年企業差旅費用管控論壇”，該論壇旨在為飽受差旅費用報銷問題所困惑的廣大財務同行帶來一場關于差旅的饕餮盛宴!
論壇將探討如“醫藥行業差旅費用管控最佳實踐”，“企業差旅費用預算管控案例分享”，“差旅供應商的選擇與服務質量評估體系搭建”及如何“善用差旅管理工具提升管理效率”等議題，這也是業內首次將最具實戰經驗的財務經理人和知名差旅服務專家匯聚一堂，帶來中國地區唯一一場針對企業財務人員差旅管控的高峰論壇，并必將給大家帶來一次高質量的頭腦風暴!
論壇亮點：
1.多行業Benchmark差旅費標準：醫藥、快消、制造業財務總監同臺分享，揭示所在行業差旅費用標準，助您探尋到企業內部差旅費用管控空間。
2.一站式差旅費管控解決方案：從差旅費用預算制定、差旅管理及報銷制度、稅務與反商業賄賂風險以及報銷系統和商旅管理供應商選擇，全方位多角度為您提供一站式差旅管控解決思路。
3.圓桌討論時下最熱差旅管控議題：所有參會同行將以圓桌討論會的形式參與熱點問題探討，您既是參與者也是分享者，多元化問題與意見將碰撞出智慧的火花。
4.匯聚數家知名差旅服務提供商祝您一站式選購差旅服務解決方案。
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