電子郵件、即時(shí)通信、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，等等，都是當(dāng)今職場上組織用來在團(tuán)隊(duì)間傳達(dá)和協(xié)調(diào)任務(wù)的常用數(shù)字工具。它們既有助于組織運(yùn)行，又可以削減成本。然而，數(shù)字工具的頻繁使用既能解決問題，又會(huì)引發(fā)問題。新技術(shù)會(huì)導(dǎo)致信任危機(jī)，給跨時(shí)區(qū)或跨文化溝通帶來困難，并對異地工作交流提出挑戰(zhàn)。新技術(shù)對于組織結(jié)構(gòu)和工作方式的影響不容小覷。
本文介紹了三種公司常用的虛擬工作模式。
1. 虛擬團(tuán)隊(duì)：運(yùn)用或操縱數(shù)字工具 數(shù)字化工作的第一大模式是團(tuán)隊(duì)成員分布于四面八方，相互之間通過數(shù)字工具（比如IP語音、電子郵件、即時(shí)通信或網(wǎng)絡(luò)會(huì)議）進(jìn)行交流。由于見面交流的機(jī)會(huì)有限，團(tuán)隊(duì)成員之間建立信任、協(xié)調(diào)工作會(huì)變得更加困難。
2. 遙控：通過數(shù)字工具進(jìn)行操作 第二類虛擬工作利用數(shù)字技術(shù)協(xié)調(diào)的不是人際關(guān)系，而是人與物的關(guān)系。例如，在造紙廠和煉油廠，操作人員會(huì)通過遍布整個(gè)廠區(qū)的感應(yīng)裝置采集數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上從電腦終端發(fā)布指令，激活啟動(dòng)裝置，改變設(shè)備的運(yùn)行方式。遙控的問題在于，通過數(shù)字界面操縱實(shí)物會(huì)改變工作結(jié)構(gòu)和員工對操作對象的理解和信任。以前員工是從實(shí)物中獲得認(rèn)識和理解，而現(xiàn)在他們必須控制這種沖動(dòng)，放棄往日的直接感觸，轉(zhuǎn)而學(xué)會(huì)信任技術(shù)。
3. 模擬：在數(shù)字工具內(nèi)操作 第三類虛擬工作并非要協(xié)調(diào)人與物的關(guān)系或人際關(guān)系，而是要完全消除兩者之間的聯(lián)系。用數(shù)字工具完全代替真 人或?qū)嵨铩ＤM的問題在于，人們對模擬軟件過度信任，以至于認(rèn)為模擬可以完全代替實(shí)物。
許多企業(yè)出于經(jīng)濟(jì)利益考慮，正在利用虛擬技術(shù)將業(yè)務(wù)外包到用工成本低廉的國家。這種新型工作方式對于知識傳播的影響值得關(guān)注。在異地人員之間傳遞知識仍然是公司面臨的最大挑戰(zhàn)之一。這需要一種新的工作模式來有效管理分布性知識對組織結(jié)構(gòu)的影響。作者以一家美國汽車生產(chǎn)商的外包業(yè)務(wù)為例說明這一變化。
這家美國汽車生產(chǎn)商將工程設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)外包給印度。為了確保印方不僅接受產(chǎn)品知識，而且根據(jù)需要轉(zhuǎn)化，美方制定了一套五步流程，其他面臨類似問題的企業(yè)也同樣可以借鑒這一流程。
1. 界定工作要求 首先，必須清楚說明每一項(xiàng)需要做的工作。
2. 監(jiān)督進(jìn)展 要建立某種機(jī)制對工作進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)督。
3. 加工回件 回件很可能與自己的預(yù)期不符，甚至需要返工。
4. 規(guī)劃任務(wù) 合理地規(guī)劃任務(wù)可以節(jié)約資源并且適時(shí)安排各項(xiàng)工作。
5. 審查質(zhì)量 協(xié)調(diào)人員還應(yīng)當(dāng)采取合適的把關(guān)模式對回件質(zhì)量進(jìn)行審查。
當(dāng)然，不是虛擬團(tuán)隊(duì)的所有組織問題都可以用上述方法來解決，還有意想不到的人性因素。比如，人們對于變化的種種不安、成見或利益沖突等人的因素必須考慮在內(nèi)。只有這樣，一方得益才不會(huì)招致另一方的怨恨或給另一方增加不必要的壓力。合作才是共贏的關(guān)鍵。
上述案例應(yīng)當(dāng)成為一個(gè)警示。公司為了削減成本頻頻采用虛擬模式，它們用數(shù)字工具取代人和物。然而，有時(shí)候它們發(fā)現(xiàn)，這樣做會(huì)降低生產(chǎn)效率。于是，它們又加大投資用于學(xué)習(xí)。可是這只會(huì)進(jìn)一步降低生產(chǎn)效率，因?yàn)槿藗儾辉訇P(guān)注實(shí)際工作，而是忙著教別人如何工作。數(shù)字化組織的管理者必須問自己一個(gè)問題：為了整體效果，應(yīng)當(dāng)如何組織工作才能在學(xué)習(xí)知識和短期效率之間取得平衡？
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