當前，視頻會議系統(tǒng)已經發(fā)展至高清階段，高保真的聲音和圖像能夠帶給用戶更加真實的視覺和聽覺體驗，從而極大地提升會議效果。這些高清視頻信號和音頻信號，經過視頻會議系統(tǒng)的編解碼和傳輸，最終都要通過擺放在視頻會議室中的會場系統(tǒng)還原成聲音和圖像。假設會場系統(tǒng)達不到高清標準，用戶最終也無法體驗到高清效果，會議效果會大打折扣。因此，高清視頻會議必然要求全程設備的高清化，這對視頻會議會場系統(tǒng)的建設提出了更高的要求。

另外，會場系統(tǒng)的好壞不僅影響本地視頻會議體驗，同樣也會影響到遠端會場的用戶體驗，例如本地會場拾音設備出現(xiàn)問題或光線過暗，都會影響到遠端會場用戶的收聽收看效果。因此，加強視頻會議會場系統(tǒng)的建設，將顯著提高用戶的視頻會議體驗。

視頻會議系統(tǒng)除視頻會議終端外，其余設備均安裝在機房中，機房環(huán)境有利于設備運行的持續(xù)穩(wěn)定。而對于視頻會議會場系統(tǒng)，由于設備安裝在視頻會議室中，缺乏類似機房的運行環(huán)境，因此更需要重視建設工作。此外，設備的安裝位置也直接影響到用戶的使用效果。視頻會議會場系統(tǒng)中常被固定安裝的設備，有顯示器、攝像頭、話筒、音箱、投影機、投影幕，此外還包括一些音像控制及切換設備，如矩陣和調音臺等。有條件的視頻會議室可以為音像控制和切換設備單獨配置設備間，不具條件的會議室也應為這些設備配置機柜。上述多媒體設備均有一定的使用環(huán)境要求，如用電、散熱等。只有確保良好的使用環(huán)境，才能提高上述設備的可靠性和穩(wěn)定性。

視頻會議召開期間，伴隨會議議程的不斷推進，會有大量的鏡頭畫面切換以及聲音切換調整等操作。視頻會議會場系統(tǒng)建設的設計階段，如果充分考慮了后期的操作需求，應為運維人員預留專用的設備控制間，這樣的控制間不僅可以讓操作人員方便操作現(xiàn)場的各種多媒體設備，還能及時觀察到會議現(xiàn)場情況。即使不具備條件設立單獨控制間的視頻會議室，也應該考慮現(xiàn)場操作的需求，在會場預留運維人員的操作席位和線路接口。使用遠程控制手段完成設備操控的會議室，也應在視頻會議會場系統(tǒng)建設設計階段考慮遠程監(jiān)控工具的接入事項，以確保運維人員可以在遠程操控席位監(jiān)控現(xiàn)場設備及會議情況。