隨著很多企業(yè)在疫情之后重新規(guī)劃工作場所，視頻和虛擬會議仍然是員工工作流程的重要組成部分。但是企業(yè)需要在使用視頻會議方面更具戰(zhàn)略性，以確保會議保持高效并抑制視頻會議疲勞。員工也必須學習虛擬會議的新技能，其中包括如何在攝像頭前進行專業(yè)交流。
行業(yè)專家KarinM.Reed和JosephA.Allen撰寫的名為《突然的虛擬化》一書深入探討了虛擬會議的利弊。這本書研究了在疫情發(fā)生之后轉向視頻會議的必要性、促進和參與虛擬會議所需的技能，以及后疫情時代可能舉行的會議形式。
在《突然的虛擬化化》一書第7章的摘錄中，闡述了視頻為什么是會議的最佳媒體的原因，并指出了一直使用視頻會議的缺點。
將每個虛擬會議都變成視頻會議的案例
視頻對于大多數(shù)虛擬會議來說是一個好主意，但在必要時也可以使用其他格式。雖然一般來說是正確的，但在這里提出的情況是，格式的選擇必須取決于發(fā)送和接收的消息的性質。消息越復雜，就越需要更豐富的格式來允許消息的傳輸。
因為它涉及到在單獨使用視頻和音頻時與對話伙伴建立更深入聯(lián)系的能力。媒體豐富度理論是一個框架，用來描述媒體復制通過它發(fā)送的信息的能力。例如，這個理論可以用來描述電話對于傳輸對話的有效性，而不是傳輸照片或數(shù)據(jù)電子表格中的細節(jié)。但是需要注意的是，在這里描述的電話是固定電話，不是指人們的手機。
媒體的豐富性理論聲稱，與不那么豐富的精簡媒體(例如電子郵件、文本或電話)相比，更豐富的個人通信媒體通常更有效地傳達復雜問題。換句話說，如果企業(yè)計劃召開需要廣泛討論、辯論、考慮替代方案、解決問題和/或決策的會議，精簡媒體并不是一個很好的選擇。
在決定為給定的消息或會議使用哪種通信媒介時，主要因素應該是減少模棱兩可的可能性，換句話說，減少對消息的誤解或多重解釋的可能性。一條消息越有可能難以解釋和理解，就需要越多的線索和數(shù)據(jù)來正確解釋它。例如，安排會議通常相當簡單，可以通過電子郵件(一種精簡的媒體形式)來完成。但是，關于員工在最近項目中的工作表現(xiàn)的詳細信息可能需要更豐富的媒介來傳達，例如面對面的會議。
但是由于發(fā)生疫情，遠程工作的員工之間需要傳達復雜的問題或詳細的信息。在這種情況下，可以使用電話進行通信。但是，更好的選擇是使用更豐富的媒體或使用企業(yè)首選的視頻會議平臺的。
必須承認，現(xiàn)場會議仍然是比虛擬會議更豐富的媒介。在面對面的會議中，可以一起操作對象(例如工程項目)，可以看到所有非語言線索，甚至可以進行接近觸摸行為，例如握手以表示同意交易。盡管這場疫情讓人們更多采用虛擬會議軟件，但面對面的現(xiàn)場會議很可能會得以恢復，這種最豐富的會議媒體將再次可用。
在那之前，視頻會議在人際交流中提供了比電話會議更多的最佳實踐。因此，強烈建議采用視頻會議軟件。
采用視頻會議的注意事項
現(xiàn)在，盡管鼓勵每個人在他們的虛擬會議中打開他們的攝像頭，但這一建議并非沒有需要注意和討論的一些警告。首先，“變焦疲勞”是真實存在的。調研機構在4月指出，所有的虛擬會議都在消耗人們所有的精力和工作動力，并描述了Zoom疲勞問題以及幾種對抗疲勞的方法，其中包括避免多任務處理以及按時休息等等。到2020年5月，人們關注的文章標題從“視頻會議是什么東西?”已經(jīng)轉換為標題為“變焦疲勞是真實存在的——這就是視頻通話如此費力的原因”之類的文章。行業(yè)專家確定了員工對于視頻會議如此精疲力竭的五個原因，如下所示：
(1)員工錯過了很多非語言交流。在視頻會議期間，必須更加注意捕捉非語言交流，而這種交流是在現(xiàn)場會議中自然可以利用周邊視覺和聽覺信號進行的。
(2)如果孩子突然跑進來鏡頭怎么辦?員工對其家中的空間、寵物或者孩子而分散注意力感到焦慮。所有這些都讓人們在視頻會議期間感覺到緊張不安。
(3)沒有額外的溝通。人們通常不會在虛擬會議期間閑聊或做其他事情。而視頻會議就是在工作，并且一直在進行。
(4)可能影響自己的形象。人們在視頻會議中可能在意自己的形象，可能不愿意在視頻中展現(xiàn)。
(5)在認真傾聽嗎?有些技術可能讓人感覺受到欺騙并播下懷疑的種子。
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