如果會議組織者遵循一些簡單的步驟，那么舉辦在線會議就可以像現(xiàn)場會議一樣容易。以下五個提示可以讓聽眾參與在線會議而不會錯過任何機會。
1. 制定參加會議的計劃
遠程面試平臺Harqen公司首席執(zhí)行官Tim Ihlefeld表示，如果沒有提前安排，主持虛擬會議可能會很快失控，因此，需要盡早發(fā)出議程，并提前五分鐘簽到，以確保一切順利進行。即使會議組織者將每個人都設置在同一在線平臺上，也會出現(xiàn)技術故障，因為無法控制參會人員的Wi-Fi連接以及他們設備上的軟件錯誤或硬件故障。提前制定計劃并建立最佳實踐可以使組織者避免會議期間在IT方面的困擾。
確定由誰負責解決部署問題，解決網(wǎng)絡連接問題，并記錄會議或分發(fā)會議記錄。企業(yè)還應該決定是否需要讓與會人員設置靜音，由誰主持會議，哪些與會人員需要屏幕共享以及聽眾如何提問。對于舉辦小型會議來說，這些問題可能沒有那么緊迫，其壓力也較小，但對于大型會議來說，最好制定指導方針，讓每個人都知道自己的角色和對他們的期望。
2.確保每個人都被聽到
與大多數(shù)會議形式一樣，某些特性在虛擬會議中會更加突出，這是因為虛擬會議與現(xiàn)場會議的參會狀態(tài)不同。有些人可能會發(fā)現(xiàn)，在線會議很難知道何時加入，特別是當人們開始辯論或討論一個熱門的話題時。
因此，會議的組織者可能會發(fā)現(xiàn)自己在虛擬會議中扮演“裁判”角色，需要知道什么時候讓人們討論一個話題，什么時候讓他們退出，甚至可以使用靜音按鈕來控制虛擬房間，然后進行面對面的交流，讓每個人都有機會表達自己的意見或想法。
組織者可以使用協(xié)作工具來幫助參會者以其他方式表達自己的觀點——無論是通過發(fā)表評論、發(fā)送消息給主持人還是向聊天室發(fā)送信息。Stanley Black&Decker公司內(nèi)部溝通副總裁Kristin Tetreault表示，他們使用Facebook公司的Workplace來保持其團隊成員的聯(lián)系。它使用戶可以與任何一名團隊成員通話、留言和聊天，以及成員與其同事共享問題和想法，并可以進行實時協(xié)作，尤其是在會議期間。
她說，“這是一個公平的競爭環(huán)境，每個人都有自己的發(fā)言權、形象和參與能力。當領導者在這個環(huán)境空間時，可以聽到員工討論或提出的問題，然后回答其問題。對我們來說，這是真正的游戲規(guī)則改變者。”
3.利用虛擬會議工具
虛擬會議的一個主要優(yōu)點是可以輕松記錄會議，生成自動成績單并進行實時協(xié)作。
Tetreault說，由于舉辦虛擬會議，組織者發(fā)現(xiàn)錄制會議比以往任何時候都容易。在以往的現(xiàn)場會議中，必須有人在會議現(xiàn)場拍攝，才能從這些錄制的會議中創(chuàng)建內(nèi)容?，F(xiàn)在，它幾乎是完全自動化的。
其他有用的工具包括在通話過程中可以拆分成更小、更具針對性的會議的功能。例如， Stanley Black&Decker公司首席技術官Mark Maybury最近與該組織的其他高管在虛擬會議上會面，在會議期間，他們希望分成六個不同的小組，能夠立即發(fā)出邀請，并在無縫地恢復會議之前，進行10到15分鐘的旁聽。還有很多方法可以讓虛擬會議更具創(chuàng)新性，而且這些工具可以用來讓參與虛擬會議的體驗比現(xiàn)場會議還要好。
組織者可以探索虛擬工具中可用的所有功能，以查看是否有可以實現(xiàn)自動化的流程，這些流程以前可以人工執(zhí)行，并且可以使協(xié)作功能為會議帶來更高的生產(chǎn)力。
4.如果要召開非常規(guī)會議需要發(fā)揮創(chuàng)意
如果企業(yè)舉行非傳統(tǒng)會議，則可能需要一些創(chuàng)造性的思考才能完全在線。例如，紐約White Plains NY首席信息官 Michael Coakley說，他的團隊處于獨特的位置，可以弄清楚如何在線召開大型會議。通過使用Zoom，他的團隊決定利用驗證功能，通過允許主持人驗證每個參與者，幫助保持會議的組織性和安全性。
另一個挑戰(zhàn)是確保參與者積極參加會議，仍然像現(xiàn)場參會一樣發(fā)表評論或提出問題。為了解決這個問題，Coakley的團隊向參會者發(fā)布通知，告訴他們在特定的日期和時間范圍內(nèi)參會。一旦會議開始，其團隊就有一份希望參加會議的人員名單，然后允許他們依次進入會議。
Coakley說，自從實施虛擬會議以來，即使情況恢復正常，其團隊也可能會保持Zoom集成。對于無法開會或發(fā)生日程安排沖突的員工或參會者，Zoom可以幫助他們在以前無法參加的情況下參與。
5.使用虛擬會議更好地了解團隊成員
隨著越來越多的企業(yè)在全球范圍內(nèi)開展遠程工作，員工可以在家里的廚房、客廳和臥室參加虛擬會議。而其寵物、配偶、室友和孩子隨時都可能帶來影響。與其將其視為一種干擾，不如將其作為更好地了解團隊成員的一種機會。考慮在新冠疫情期間舉辦歡樂時光等活動，以提高團隊士氣，并利用獨特的情況來加強與同事的聯(lián)系。
Coakley說，“我們對同事有了更多的了解，而從視頻會議的角度來看，就會有更加深刻的評價，并且可以使企業(yè)的工作團隊更加緊密。我認為，雖然帶來了一些距離，但使我們之間有了更加緊密的聯(lián)系。”
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