近年來，隨著經濟社會頻繁的商務、政務的活動日益增多，會議系統以快捷方便的商用功能顯示其強大的更捷性，一種既能節約成本而又能達到方便快捷高效的視頻會議技術已成為信息發展的必然。網絡視頻會議通過網絡將人物的靜態或動態圖像、語音、文字、圖片等多種信息平滑連續的分送到各個與會人員的計算機上，使得參加會議的人員不論身處何地都能夠像在真實的會議室內一樣實時參與團隊會議，從而大大提高工作效率，使人們能夠更及時、有效的溝通，并減省用戶對于工作旅行的成本投入，視頻會議系統早已不再是單純用于開會，很多重要的商務活動洽談會、碰頭會都是通過視頻會議系統來完成。很顯然，視頻會議技術的出現是信息時代發展的必然，但其使用成本卻不是每個企業都能承擔，特別是一些中小企業，購買一套會議系統可以要花上幾十萬，而且每年的服務器托管、網絡帶寬、專門的IT維護又會是十幾萬的成本開。也許一年可以節約50萬左右的開會經費，但是一次性的投入和持續性維護經費投入并不見得能“立竿見影”即時見效，開始的兩年并不能真正體現成本環節的節約上。投入費用代價之大，讓國內有迫切需求的中小企業不得不望洋興嘆。但是如果把會議系統換成租賃服務，每月60元的租賃價格，每年只需投入一、二萬元用于會議系統租賃經費，以及以后每年都會有一筆客觀的會議成本節約費用，會議系統租賃服務立竿見影的效果自然深受客戶的歡迎。這與大型購買系統，動輒幾十萬、數百萬所產生的金額差值不一樣，基本上所有企業都能接受的。
租賃業務并不是一個以“價格敏感”低價傾銷的方式攻占市場，擁有一個合理的價格水平也是會議系統行業健康發展的必須條件。雖然目前市場上興起了很多主打價格牌的視頻會議租賃企業，但未來會議系統市場將是中小企業會議系統租賃服務市場的天下，這些企業一個共同的特點就是其實力不足以輕松支付購建視頻會議系統所需的巨大投入，強大的市場需求使視頻會議系統租賃業務這種方式一推出市場便受到廣泛的歡迎。根據有關數據統計，我國中小企業約有1100萬家，如此龐大的一個市場消費群體已成為推動視頻會議租賃市場蓬勃發展的主力軍。目前會議系統租賃服務正以迅猛的發展勢頭迅速被各行各業的企業所采用。不僅僅是中小企業，包括國內知名的大型國企、私企，政府，金融等諸多領域也都紛紛采用這種租賃的方式，在擁有會議系統產品提供商高質量服務和強大技術支持的同時，又能為企業自身節約成本和提高遠距離溝通效率，這種投資小效用大的租賃服務，已成為越來越多的企業節約資源的重點，同時也成為視頻會議系統企業市場增長的熱點。
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