鼓勵(lì)在公司范圍內(nèi)采用視頻會(huì)議的計(jì)劃得到了 Armin Hessler 博士的支持，Armin Hessler 博士是位于德國杜塞爾多夫(Düsseldorf)的沃達(dá)豐 IT 服務(wù) — 客戶與服務(wù)運(yùn)營負(fù)責(zé)人。在該計(jì)劃中，視頻會(huì)議被定位為實(shí)現(xiàn)以下幾項(xiàng)內(nèi)部目標(biāo)的戰(zhàn)略工具：
· 培養(yǎng)視頻通訊的習(xí)慣，并將視頻通訊作為沃達(dá)豐的一項(xiàng)服務(wù)提供給客戶，
· 促進(jìn)當(dāng)?shù)睾蛥^(qū)域共享服務(wù)運(yùn)營中心之間的高質(zhì)量協(xié)作
· 履行沃達(dá)豐的企業(yè)社會(huì)責(zé)任，減少商務(wù)旅行次數(shù)，以此減少碳排放量。
培養(yǎng)使用視頻通訊的習(xí)慣
Hessler 博士的團(tuán)隊(duì)有條理、有組織地重新制定了使用視頻會(huì)議的計(jì)劃，仔細(xì)分析現(xiàn)有系統(tǒng)的部署、使用類型和員工對已有設(shè)施的看法，然后實(shí)施了‘視頻會(huì)議生態(tài)系統(tǒng)’以增強(qiáng)和支持未來視頻會(huì)議的使用：
· 將單一廠商技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化，
· 開發(fā)一流視頻會(huì)議控制環(huán)境，
· 為各端點(diǎn)提供可替換的專用設(shè)備，以及鼓勵(lì)和誘導(dǎo)使用視頻會(huì)議。
在確定對哪家廠商的技術(shù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化時(shí)，團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)騰博的產(chǎn)品組合具有使視頻會(huì)議獲得成功的三個(gè)要素 — 功能性、簡易性和可靠性。騰博的產(chǎn)品組合很好地滿足了沃達(dá)豐的要求，即技術(shù)能夠克服任何互連性挑戰(zhàn)，并且能夠支持企業(yè)范圍內(nèi)視頻會(huì)議端點(diǎn)的使用，而不用考慮其位置。
沃達(dá)豐非常希望部署的技術(shù)易于使用。僅需按下按鈕，騰博解決方案即可支持用戶檢查視頻會(huì)議的與會(huì)人員是否登錄，并可對視頻會(huì)議會(huì)話進(jìn)行調(diào)整。最后，騰博基于 IP 的技術(shù)滿足了沃達(dá)豐對可靠性的要求，可以提供穩(wěn)定、優(yōu)秀的視頻和音頻用戶體驗(yàn)。
有了騰博解決方案，沃達(dá)豐團(tuán)隊(duì)開始通過教育和獎(jiǎng)勵(lì)來鼓勵(lì)使用視頻會(huì)議。沃達(dá)豐典型的日常視頻會(huì)議，通常在一個(gè)沃達(dá)豐辦事處與其它一個(gè)或兩個(gè)地點(diǎn)之間開展，參與的人數(shù)通常為每個(gè)地點(diǎn) 2-3 人。為了滿足這一要求，沃達(dá)豐引進(jìn)了視頻通訊會(huì)客室(VC Lounge)，這是一個(gè)配有單一屏幕系統(tǒng)的房間，可供四個(gè)人使用。視頻通訊會(huì)客室配有高效、簡易的日程安排系統(tǒng)，支持用戶檢查與會(huì)人員的登錄情況，您甚至可以在等待時(shí)喝上一杯咖啡。視頻通訊會(huì)客室的高透明度有助于提升人們對于視頻會(huì)議的印像，在短時(shí)間內(nèi)被員工接受。
視頻通訊團(tuán)隊(duì)還通過內(nèi)部推廣來鼓勵(lì)更多員工使用這項(xiàng)全新的服務(wù)，從一開始就積極強(qiáng)調(diào)視頻會(huì)議的優(yōu)勢，而非一味強(qiáng)調(diào)旅行預(yù)算的縮減。推廣團(tuán)隊(duì)使用了“以試代飛(try-instead-of-fly)”、“告別旅行的勞累”和“與家人共度美好時(shí)光”等宣傳口號，并推出“嘗試”代替“飛行”獎(jiǎng)勵(lì)。
截至 2007/8 財(cái)年年底，視頻會(huì)議次數(shù)有大幅增加。2005/6 財(cái)年至 2007/8 財(cái)年期間，由于現(xiàn)有單位更多地使用視頻會(huì)議以及視頻會(huì)議端點(diǎn)的顯著增加，視頻呼叫總數(shù)增加了三倍，從 28,440 次達(dá)到 85,710 次。
這些數(shù)字顯示了每個(gè)財(cái)年估計(jì)減少的旅行次數(shù)。據(jù)估計(jì)，2005/6 財(cái)年 22 個(gè)沃達(dá)豐地點(diǎn)之間減少的旅行次數(shù)為 14,220 次。截至 2007/8 財(cái)年，估計(jì)減少的旅行次數(shù)超過了 40,000 次，兩年內(nèi)增加 200%。
保持區(qū)域和當(dāng)?shù)剞k事處之間的協(xié)作
沃達(dá)豐將視頻會(huì)議看作是區(qū)域與當(dāng)?shù)剞k事處面對面會(huì)議的一個(gè)補(bǔ)充。在確定新服務(wù)后，視頻會(huì)議被廣泛采用，各個(gè)辦公地點(diǎn)的員工都可以在重要的研發(fā)和產(chǎn)品發(fā)布過程中，跨地區(qū)交流溝通。隨著視頻會(huì)議設(shè)備網(wǎng)絡(luò)的擴(kuò)展，其易于使用的特性使決策更為高效。例如，經(jīng)常有視頻會(huì)議用戶使用位于英國和德國的沃達(dá)豐公司服務(wù)部門的視頻通訊會(huì)客室。正是這種協(xié)作支持沃達(dá)豐維持了通訊的質(zhì)量，因?yàn)橐曨l會(huì)議支持來自不同地點(diǎn)的用戶更加有效地進(jìn)行頭腦風(fēng)暴、開展協(xié)作并更輕松地做出決策。這一優(yōu)勢為沃達(dá)豐全球范圍內(nèi)部署視頻通訊系統(tǒng)提供了依據(jù)。重要市場如意大利和西班牙等的視頻會(huì)議系統(tǒng)的顯著增加，將強(qiáng)化各辦事處之間的協(xié)作。
“視頻會(huì)議受歡迎程度令人難以置信 — 上至首席執(zhí)行官及高級管理團(tuán)隊(duì)，下至 IT、市場營銷與其它職能部門的專家和普通員工，可以說在沃達(dá)豐各個(gè)級別的員工之間都得到了廣泛的應(yīng)用。”
——沃達(dá)豐 IT 服務(wù) — 客戶與服務(wù)運(yùn)營負(fù)責(zé)人 Armin Hessler 博士。
履行企業(yè)社會(huì)責(zé)任
視頻會(huì)議是沃達(dá)豐履行社會(huì)責(zé)任的主要手段之一。使用騰博視頻會(huì)議管理系統(tǒng)可以跟蹤和衡量商務(wù)旅行以及碳排放量的減少。2007/8 財(cái)年視頻會(huì)議的采用使商務(wù)旅行大大減少，據(jù)估計(jì)由此減少的二氧化碳排放量達(dá) 17,000 多噸。通過使用視頻會(huì)議代替商務(wù)旅行，沃達(dá)豐的員工能夠更加有效地利用工作時(shí)間，并有更多的非工作時(shí)間來參加各項(xiàng)活動(dòng)。
“我們同樣關(guān)注員工的工作與生活平衡。等飛機(jī)和坐飛機(jī)會(huì)造成大量的時(shí)間浪費(fèi)，而且很少有人愿意早上 4:30 就從床上爬起來，然后匆忙地飛往另外一個(gè)國家參加上午的會(huì)議。”
——沃達(dá)豐 IT 服務(wù) — 客戶與服務(wù)運(yùn)營負(fù)責(zé)人 Armin Hessler 博士。
視頻會(huì)議優(yōu)勢一覽
蛛網(wǎng)圖總結(jié)了沃達(dá)豐采用視頻會(huì)議所帶來的業(yè)務(wù)優(yōu)勢的重要性。1 至 5 的標(biāo)度反映了沃達(dá)豐在采用視頻會(huì)議后的改善程度。例如，沃達(dá)豐注意到視頻會(huì)議對區(qū)域和當(dāng)?shù)剞k事處之間的協(xié)作有很大的幫助
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