在談及決算數低于年初預算時，不少單位提到的原因是挖掘利用單位內部場所或利用視頻系統開會或培訓，而減少了三公支出以及進修及培訓款等。減少不必要外出、利用視頻成為政府部門減少支出“神器”。
在黨政機關事業單位培訓管理規定中，各級單位被要求壓縮培訓支出，“進修及培訓”（款）成為被壓縮的“主戰場”。而這一款項的壓縮，不少單位祭出了同樣的“神器”-視頻會議來減少會議和培訓費用。同時以視頻會議方式減少了公務出行，優化統籌公務出行，減少公務車使用頻次。
當今時代，社會經濟等各方面的快速發展，對政府工作效率和社會服務能力提出了越來越高的要求。中央政府要求各級政府要充分利用現代的信息技術加強政務信息化建設，促進政府行政效率和行政能力的提升及辦公費用的降低。其中，視頻會議成為了提升政府部門辦事效率和節約經費成本的不二法門，既節約成本，又能幫助快速決策。
視頻會議系統提高了政府部門應急能力和救災減災能力。衛星移動通信車或衛星移動站可以很方便地接入到民政衛星網絡，實現現場場景、遠程指揮部及相關民政部門的多地互動，很好地滿足了救災應急指揮、遠程現場匯報等應用需求。
除了會議利用外（2015年開始，每年例行全國民政工作會議一律改為視頻會），民政部還將視頻會議系統利用在民政系統業務培訓和春節團拜等方面。
為進一步拓展和發揮民政視頻會議系統的作用，民政部特別制定了衛星網絡系統建設規劃。按照這個規劃，今后，民政部將著力推動衛星網絡系統在以下幾個方面的應用：省級節點衛星雙向站建設，拓展區域特點的省級衛星應用；部省兩級文件傳輸、分發系統；推廣救災/應急移動通信系統，實現災情和應急情況的實時通信傳輸，以便提高政府的應急響應能力；推廣使用“桌面視頻會議”。
作為“數字民政”建設的一個重要部分，視頻會議系統的建設使用，在改革辦公手段、降低行政成本、增強管理能力、提高工作效率、完善決策機制等方面，發揮越來越大的作用，產生越來越大的影響，也收到越來越多的效益。
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