The Agency Group是一家總部位于倫敦的人才代理機構，其每周的管理會議采用視頻的方式進行，最初是為了提高分布在世界各地員工的注意力。
畢竟，當進行電話會議的時候，管理者無法確定員工是否真正在聽，可能會出現的一種情況是，當員工需要認真聽的時候，事實上他們正在玩兒自己的智能手機。
The Agency Group的員工不僅接受和習慣了使用視頻會議進行溝通協作的這種方式，而且還發現了視頻會議給企業帶來的很多好處。
Gold表示，視頻會議讓人們有機會與未曾見面的人們互相交流。從來沒有去過美國洛杉磯的在英國工作的The Agency Group員工現在可以通過視頻會議看到在那里工作的同事。在通過視頻會議進行溝通的過程中，彼此能看到大量對方的肢體語言和面部表情，這些是不能從音頻會議中獲得的。視頻會議的溝通方式增進了彼此的溝通，能使參與者獲得全方位的溝通體驗。進行視頻會議需要花費一些時間，但是在The Agency Group中，這種方式非常受歡迎，每個人都想使用視頻會議。
幾十年來，企業紛紛轉向視頻會議進行異地或分支機構之間的溝通協作，在很大程度上，這是作為減少差旅費用的一種手段。然而，Wainhouse Research最近的一份針對4700個視頻會議終端用戶的調查報告顯示，用戶使用視頻會議的初衷正在轉變：94%的用戶指出使用視頻會議的最大好處是提高效率和生產力;88%的用戶指出使用視頻會議提高了討論的效果;87%的用戶表示視頻會議加速了決策制定;同樣有87%的用戶表示使用視頻會議減少了差旅費用。
一些用戶表示，事實上視頻會議比面對面的會議更有效率，因為視頻會議常常有一個明確的開始和結束時間，同時參與者來自不同的地區，因此討論時參與者的注意力會更集中，閑聊可能會更少。
同時，企業對視頻會議的需求依然強勁。寶利通和英國市場研究機構Redshift Research去年秋天發布了一份報告，報告顯示，在來自12個國家的1205名企業決策制定者中，76%的人表示他們目前在工作中使用視頻會議，而且有56%的人表示每周至少會進行一次視頻會議。
在鏡頭前微笑
視頻會議的軟實力常常難以量化，這使得對它的投資很難評估，但是很多企業將視頻會議看作是保持分散的團隊連接在一起的一個重要的方式，而這種方式達到的效果通過電子郵件或電話根本不可能達到。
喜歡被稱為“大人物”的SimpleSignal公司的首席執行官Dave Gilbert表示，他在加利福尼亞州有一個名為Dana Point的公司，這家公司提供基于云端的統一通信服務，同時投資了寶利通的視頻會議系統，將其用于公司內部，而且把這項技術納入到了員工的日常工作中。
每個工作日的8點鐘，這個公司的50到60個員工聚集在一起開10分鐘的視頻會議，談工作，討論公司的戰略目標，甚至慶祝開心的時刻，比如祝員工生日快樂。剛開始的時候，有一些員工看到視頻中的自己時，覺得有點兒不自在，另外，開會意味著要穿合適的衣服，化妝，收拾桌子，有時甚至開會的時候是在家辦公的時候。Dave Gilbert表示，從視頻會議的回報來看，它是值得的。
Gilbert說到，“我們把全國的人們聚集在像高中那樣的教室里，這是企業員工每天聚在一起的一種方式。”
Gilbert說他的公司還把視頻電話或移動應用發送給他們的重要客戶，這樣他們的員工就能很容易地跟客戶進行視頻通話，這就創造了一個強大的業務連接 -- 在一定程度上，公司還允許視頻通話參與者進行與業務無關的交流。
“當我和你進行視頻通話時，我可能在視頻背景中看到了滑雪板，那么我們可以聊聊滑雪。雖然這些都是瑣事，但是他們在其中的作用卻非常大”Gilbert補充道，“它能改變你和對話者的關系緊密度。它以一種新的方式讓對話者感覺和彼此的關系更緊密了。”
保持簡單
Wainhouse Research的高級合伙人Andrew Davis有一個觀點，IT專業人員需要尋找能讓員工感覺簡單易用的視頻會議系統。
Davis說，“這就像家長買兒童玩具一樣，真正玩的是孩子。常常是IT部門采購視頻會議，但真正經常使用的卻不是他們，這似乎是很平常的事情，但往往是最容易被忽視的，這也是那些IT部署不盡如人意的原因。”
Agency Group公司的Gold也同意IT專業人士獲得員工擁戴的關鍵是找到一個容易使用的系統這一觀點。
他說，不像先前的Web會議，他不得不對每個電話進行設置。“我想要這么一個系統，如果有人想進行視頻通話，他們可以走進來，拿起一張只有五行字的說明書，可以自己完成。我想要一些簡單的，像這樣簡單的。每個人都很高興，我看起來像個英雄。”
為了協作如何部署視頻會議
IT專業人士采購視頻會議有很多選擇，有基于硬件的系統，軟件組合，虛擬化系統。其價格相差的跨度也比較大，高端的網真系統要25萬美元，用云服務的話每月僅需30美元，這個價格和幾年前相比，已經有了大幅度的下降。
Wainhouse公司的Davis說，“你現在獲得的系統的性能超過了幾年前的高端系統。人們正在想辦法確定他們采用哪種基礎設施：應該采購本地系統，還是使用云服務?我猜想很多公司，尤其是大型公司，將采用混合系統。”
專家表示使用集中的系統來控制視頻和語音電話是很好的。如果你正在桌面設備上通話，你能將通話無縫地切換到移動設備上面，而不是掛掉以后再重新撥回去。
很多廠商提供專業的三屏網真組合，其價格高達20-30萬美元，其中有多個擁有眼球追蹤功能的高清攝像頭和定向的麥克風，能讓人獲得那種最貼近會議室的體驗。
這些系統需要有足夠的帶寬，但是它們能提供非常高品質的連接 -- 一些高端企業，例如那些在金融行業的企業，愿意在這上面投入。但是不必有網真也能獲得非常好的體驗，因為有很多會議室系統仍然能提供高品質的連接，而且花費要比網真少得多。
Wainhouse公司的Davis同意很多企業可能安裝一個合適的不到2000美元的系統，選擇好一些的攝像頭和音頻系統，這種情況通常要花費8000-18,000美元。這其中往往包括兩個屏幕，高清性能，機動相機搖攝，傾斜和變焦功能，以及揚聲器識別技術，它能將鏡頭拉近正在說話的人，從而使其在屏幕上更加突出。
Davis表示，除了會議室設備，企業常常會安裝一個視頻橋。運行在本地的視頻橋的價格平均在2-5萬美元之間。一些企業更傾向于在這上面投資，因為他們能夠隨時在現場掌控，而他們沒有選擇云服務，是因為那樣維護起來會比較麻煩。
Davis說，“讓其在你能把控的范圍內，這會讓你感覺到安全。你不必擔心任何外人使用它。那上面有銀行賬戶信息或者其他敏感的信息，那可能會有問題。”
連接到云端
Davis表示很多大型企業和小型企業都在使用云端交付的視頻會議，而不是將視頻會議硬件設備部署在本地。Davis指出，云視頻會議會讓企業間的視頻通話更容易一些。
Davis說，“我不必擔心讓你進入我的防火墻。我不必給你發送視頻設備。我們只需連接到亞馬遜云端。很多企業已經從基于硬件的系統遷移到運行在虛擬環境中的軟件系統。今天，你可以決定是采購視頻橋，或者租用，或者視頻橋云端服務。”
除此之外，對于一些企業來說，按分鐘或按月計費的云服務是更好的，因為這樣能夠避免一次性大量資本的支出。
Lazar表示，“你不必立馬花費數十萬，云服務能讓企業快速享受其帶來的便捷和高效。”
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