視頻會議會場系統是指安裝在視頻會議室中，能對本會場進行聲音拾取、擴聲和圖像攝取與顯示，并能實時向遠端會場發送本會場信息，以及播放和顯示遠端會場傳送的聲音、圖像、數據等多媒體信息的系統。隨著通信及多媒體技術的飛速發展，視頻會議已經成為政府機構、企事業單位日常辦公、遠程協作的重要溝通工具。
目前的視頻會議應用中，視頻會議室管理分散、條件各異、缺少統籌等現狀，往往容易造成對視頻會議會場系統建設的忽視，使得視頻會議會場系統建設水平相對滯后，影響視頻會議整體效果，成為視頻會議應用的瓶頸，因此必須加以重視。
會場系統建設值得重視
視頻會議室是與會人員召開視頻會議的場所，用戶通過安裝在會議室中的音像、燈光等設備組成會場系統，收聽、收看遠端會場發送來的聲音、影像及文件資料，并將本地會場的聲音、影像及文件資料傳送到遠端會場。視頻會議會場系統的建設質量直接影響到視頻會議的效果，只有符合視頻會議的各項技術要求，才能確保良好的視聽條件，而高質量的視頻會議會場建設，則能帶來以下方面的效益。
有利于提高視頻會議體驗
當前，視頻會議系統已經發展至高清階段，高保真的聲音和圖像能夠帶給用戶更加真實的視覺和聽覺體驗，從而極大地提升會議效果。這些高清視頻信號和音頻信號，經過視頻會議系統的編解碼和傳輸，最終都要通過擺放在視頻會議室中的會場系統還原成聲音和圖像。假設會場系統達不到高清標準，用戶最終也無法體驗到高清效果，會議效果會大打折扣。因此，高清視頻會議必然要求全程設備的高清化，這對視頻會議會場系統的建設提出了更高的要求。另外，會場系統的好壞不僅影響本地視頻會議體驗，同樣也會影響到遠端會場的用戶體驗，例如本地會場拾音設備出現問題或光線過暗，都會影響到遠端會場用戶的收聽收看效果。因此，加強視頻會議會場系統的建設，將顯著提高用戶的視頻會議體驗。
有利于設備的正常運行
視頻會議系統除視頻會議終端外，其余設備均安裝在機房中，機房環境有利于設備運行的持續穩定。而對于視頻會議會場系統，由于設備安裝在視頻會議室中，缺乏類似機房的運行環境，因此更需要重視建設工作。此外，設備的安裝位置也直接影響到用戶的使用效果。視頻會議會場系統中常被固定安裝的設備，有顯示器、攝像頭、話筒、音箱、投影機、投影幕，此外還包括一些音像控制及切換設備，如矩陣和調音臺等。有條件的視頻會議室可以為音像控制和切換設備單獨配置設備間，不具條件的會議室也應為這些設備配置機柜。上述多媒體設備均有一定的使用環境要求，如用電、散熱等。只有確保良好的使用環境，才能提高上述設備的可靠性和穩定性。
有利于設備的運維操作
視頻會議召開期間，伴隨會議議程的不斷推進，會有大量的鏡頭畫面切換以及聲音切換調整等操作。視頻會議會場系統建設的設計階段，如果充分考慮了后期的操作需求，應為運維人員預留專用的設備控制間，這樣的控制間不僅可以讓操作人員方便操作現場的各種多媒體設備，還能及時觀察到會議現場情況。即使不具備條件設立單獨控制間的視頻會議室，也應該考慮現場操作的需求，在會場預留運維人員的操作席位和線路接口。使用遠程控制手段完成設備操控的會議室，也應在視頻會議會場系統建設設計階段考慮遠程監控工具的接入事項，以確保運維人員可以在遠程操控席位監控現場設備及會議情況。
自行建設分散管理現象突出
視頻會議是政府機構、企事業單位實現內部分支機構間遠程協作的辦公工具。通常情況下，視頻會議系統是由各單位由上至下統一規劃、統一建設、統一管理的，而視頻會議室由于分散在各分支機構，會場系統多是由分支機構自行建設、自行管理的。
由于建設年代不同，老舊的視頻會議會場系統無法滿足高清視頻會議的技術要求。即使是新建視頻會議會場系統，如果建設階段未受到足夠重視，因使用需求考慮不全，也易造成建成后的視頻會議會場系統部分功能的缺失，影響視頻會議應用。
此外，各分支機構視頻會議室除了作為視頻會議召開的場所以外，還會用于普通會議，因此使用需求呈現出多樣化。必須由上至下對視頻會議會場系統建設需求進行梳理，區分出通用需求與可選需求，形成一套全面的建設需求規范，從而保障機構整體視頻會議會場系統建設需求得到滿足。
視頻會議會場系統建設往往源自于辦公場所的新建、擴建項目。視頻會議會場系統在這些建設項目中所占比重小，其專業性易被忽視，主要因為設計階段缺少專業技術人員的參與，易出現各種各樣的建設問題。工程結束后，這些問題又逐漸演變成了管理和使用問題。
多角度加強會場系統建設
上述問題造成視頻會議會場系統條件各異、情況復雜，無法達到整齊劃一的會場效果，嚴重制約了視頻會議的整體應用水平。為解決上述問題，應考慮采取以下措施。
第一，統一規劃，建立規范。為提升視頻會議整體應用水平，就必須抓好視頻會議會場系統建設的頂層規劃與設計。要在全面梳理所轄分支機構視頻會議室建設情況的基礎之上，結合本單位視頻會議應用的實際情況，制定出視頻會議會場系統建設規范。規范應該重點包括各分支機構視頻會議室建設需求、設計標準、關鍵設備性能指標、建設工程要求等內容。
第二，遵守相關標準、抓好工程管理。視頻會議會場系統的建設要嚴格遵守國家的相關設計標準，如《會議電視會場系統工程設計規范》、《建筑照明設計標準》、《視聽、視頻和電視系統中設備互連的優選配接值》、《傳聲器通用技術條件》等。要制定并嚴格落實建設工程質量管理方案，重視工程的監理工作，確保設計方案的落實和工程質量。
第三，做好系統測試與驗收。視頻會議會場系統建設實施完畢后，整體的系統測試與驗收是必不可少的。在測試中如發現問題、應及時與工程實施單位進行有效溝通，持續改進直至達到預期要求，并通過驗收程序。最后還要注意做好設備操作使用文檔的編寫工作，并組織對運維管理人員的技術操作培訓。
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