肇始于20世紀80年代的財務共享模式,在今天的數據智能時代會有哪些“出圈”、“跨界”的變化?由上海國家會計學院智能財務研究中心、元年研究院、管理會計研究CMAS智庫聯合制作的《數字智能時代,中國企業財務共享的創新與升級調研報告》今天正式發布,報告用翔實的調研數據和專業的洞察結論系統回答了這個業界非常關心的熱門話題。

報告認為,近20年來,一批中國企業通過財務共享中心建設,建立健全了財務管理標準,規范了集團企業和分子公司財務管理模式,提高了工作效率,降低了運營成本,逐步形成了符合中國商業環境要求和本土企業管理特色的財務共享管理模式。先行企業的探索激起了更多企業建設財務共享的熱情,掀起了一波建設財務共享中心的浪潮。從千億級的大型企業集團到數十億、甚至更小規模的中小企業集團都在積極籌劃或擴大財務共享中心的建設。與此同時,財政部、國資委等相關主管部門也出臺相關政策,引導管理會計和智能財務建設,形成了政府宏觀支持、產業技術支撐、企業具體實踐的良性互動局面。

隨著云計算、大數據、人工智能等新一代數字技術的發展,財務處理方式、管理模式得到很大改變。同時,在金稅三期、四期的推動下,電子發票、電子檔案正在從局部試點走向全面開放,稅務數字化步伐不斷加快,傳統的財務共享運營和管理模式已經無法滿足政策監管、技術應用和企業管理的新需求。原來以財務核算共享、會計核算標準化、核算流程再造為主,組織和人員集中、系統通用性較強的財務共享1.0逐步升級到財務三維組織架構、影像及檔案電子化、與ERP的集成的財務共享2.0時代;不少企業擴展到業財資稅共享的一體化平臺,端到端打通業務和財務體系,并與產業互聯網實現信息協同的財務共享3.0時代;部分企業則進入到管理會計和財務共享深度融合、業財深度融合、人工智能深度應用、數據中心賦能業務、具有微服務中臺架構的財務共享4.0時代。

通過向2000多位企業管理者和財務主管進行的調研結果顯示:財務共享中心的職能由單一的開展核算拓展到推動財務轉型、加強管控和進行數據賦能等多個職能,財務共享的內容和邊界正在發生一系列重大變化,主要是“三大邊界重塑”和“四大中心建設”。

重塑管財邊界:將管理會計思想融入財務共享中心

管理會計與財務共享的邊界重塑是推動財務共享實現本輪變革的最根本動力,構建“管理會計指導下的財務共享 ”理念已經深入人心。

近年來,很多企業懷揣對財務轉型的美好暢想加入財務共享中心的建設大軍,卻發現財務共享中心只是將人員集中起來辦公,預期的財務轉型卻遲遲沒有進展。在經歷初期的懷疑、猶豫后,很多企業逐漸相信:如果財務共享中心在建設中不能有效考慮管理的需求,不能有效將管理會計與企業流程相結合,那么,財務轉型突破的愿望也無法實現。

作為管理會計的基礎,財務共享在企業財務管理體系中承擔承上啟下的職能:向上承接管理會計的管理意圖和管理要求,落實到財務共享的流程、規則、主數據的管理中,同時向上反饋管理過程中的價值數據、以支撐管理者對經營過程的管理所需信息;向下為基礎財務核算提供業財融合的核算數據來源,并自動生成核算賬務信息。

將管理會計思想融入財務共享,核心是將管理會計思想融入到財務共享的流程中去,將管理會計的能力嵌入財務共享的系統中去。通過將共享流程與不斷變化的數據結果相結合,企業能夠在流程的不同節點上實時獲知商業環境變化對決策帶來的影響,并作出及時的分析和評價。

通過將管理會計思想融入財務共享,財務共享中心在業務范圍、職能范圍上都具備了更大、更多的可能。

重塑業財邊界:實現端對端的業財深度融合

傳統的財務共享中心被定位“核算共享”,前端對接業務系統承接與核算相關的信息,后端對接核算系統生成會計憑證,財務共享中心在此階段通過標準化、規范化核算流程,發揮集約效應。但是隨著共享中心的運行穩定,管理者也在思考共享中心新的價值增長點,其方向是財務共享需要發揮與業務的協同,支撐業務發展。

近年來,財務共享中心日益被認為是推動業財深度融合的重要抓手。這是因為財務共享系統能夠連接前端業務系統和后端管理系統,沉淀大量業務財務信息,并推動業務流程、會計核算流程和管理流程的有機融合。財務共享服務中心的特點是集中完成企業標準財務核算工作,如果業務信息系統與財務信息系統存之間存在大量的斷點,業務信息大量通過線下紙質單據通和線上影像信息流轉到共享服務中心,財務共享服務中心還需要再進行大量的二次信息采集和加工,會極大的降低財務處理效率。目前企業在構建財務共享服務中心時,最重要的一部分工作內容也是對業務和信息處理流程進行梳理,把業務系統和財務系統實現高度集成,打通流程和數據斷點,實現業務和財務端到端的自動化流轉。

當企業經由財務共享中心實現了更深層次的業財融合之后,財務共享中心的能力也將獲得延展。傳統中部分與業務活動結合較為緊密,由業務財務承擔的職能,逐步納入到共享服務中心來統一提供標準化的服務。例如當前在一些企業,財務共享中心在營銷環節的合同履約和應收跟蹤,采購環節的供應商協同、資產的全周期管理等領域,已不僅僅承擔基礎核算的職能,也同時承擔管控和監督上的職能。

重塑人機邊界:新技術與財務共享的深度融合

在當下AI In All的時代,越來越豐富的智能化技術已經日益深入地融入到財務共享系統中。從前期的移動報銷、審批,OCR的初步應用到以RPA替代簡單、重復的財務工作為代表的拓展應用,再到目前AI建模,智能報銷、智能審單等深度應用,新技術的融合應用讓財務共享系統越來越強大、越來越智能。

基于自然語言識別、OCR識別、知識圖譜、AI學習、RPA等智能技術,數字員工、智能助手逐漸走入了更多企業。數字員工替代了財務人員的大量基礎工作。打通封閉的異構系統,實現數據交互。數字員工能夠承擔大量簡單、重復、標準化的工作,而面對更復雜的場景,企業還可以定制一個智能助手。通過知識賦能,更直觀地向用戶展現共享系統中沉淀的大量數據以及共享中心積累的大量知識,賦能不同的用戶。通過開展風險的識別、預警,追蹤到風險的關鍵人,降低企業經營和管理風險。協助用戶完成流程中的多項工作,減少流程耗用時間,提高工作質量和工作效率。通過數據分析助手,可以實現報表查詢、歸因分析、數據洞察、數據簡報等應用場景。

新一代的財務共享中心不僅具備自動化核算能力,更重要的是,它還能開展高價值的財務分析、經營決策、預算管理、風險管控等服務,成為財務業務處理、管理控制決策、經營核算報告和業財融合數據的四大中心機構。

1、財務業務處理中心

傳統財務共享的核心職能是“核算共享”,準確來說是將企業財務核算工作中重復的、標準化的那部分工作共享化。很長時間以來,人們相信只有部分業務,如應收賬款管理、費用管理、總賬及明細賬管理、資金管理、資產管理、發票處理業務這類標準化、流程化的業務適合財務共享,而一些價值更高、面向業務的、難以標準化的工作,如稅務管理、財務分析、報表編制等則無法共享化。因此,傳統財務共享更像是標準化財務業務處理者。

而新一代財務共享融合了管理會計思想和新一代信息技術,不僅能夠承擔對標準化財務業務的處理,而且能夠承載企業承上啟下的集團和分子機構的管控和協同的業務需求。這令其業務范圍能夠獲得進一步拓展,原先那些復雜的、價值更高的業務也能夠納入到財務共享中心中來,財務共享中心由此從標準化財務業務處理中心躍升為全面財務業務處理中心。

未來,基于業財資稅一體化思想,依托強大的技術中臺和智能技術,財務共享化的財務業務處理中心將實現對標準化業務的全面自動化處理。這意味著傳統財務共享中心所承擔的這部分業務職能,將以“會計無人工廠”的全新面貌展現出來。與此同時,由這個“會計無人工廠”所生產和沉淀的大量數據又成為企業重要的數據資產,為財務共享中心拓展更多職能提供“彈藥”。

2、控制策略管理中心

通過將管理會計思想融入財務共享中心,企業可以將內部管控的制度、要求等嵌入到業務流程中,通過智能化、無感化處理,輔助業務人員開展流程節點的流程管控;同時,借助系統中內置的數據處理、數據建模能力形成控制策略,在財務共享系統中實現多業務場景的數據分析,并將分析結果反哺于企業的流程規范、主數據的標準化管理中,高效實現對企業內部業務流程的有力控制,并實時通過過程管控的節點發現管理存在的問題。

傳統管控方式是在預算控制、資金計劃、風險監控、稅務合規等財務流程中分別設置多個管理控制點,業務事項分別流轉到各職能部門或崗位進行專業審核。這種方式下,集團財務、業務財務和共享財務三者需要緊密配合,把各項管控職能落實到位。

決策智能化和自動化技術使財務共享系統具備了把各項審核標準和決策要素提煉成規則,通過規則實現自動審核的能力。“控制策略管理中心“主要解決財務風險管控流程及職能沒有拉通的問題,幫助企業提煉業務管控規則,將財務風險管控思想和能力落實在事前、事中和事后,形成有效管理控制。在新一代財務共享中心中,規則管控成為一個重要功能,扮演系統大腦的角色。所有的管控策略和規則都在控制策略管理中心進行統一維護和管理,借助于AI智能技術,輔助財務人員進行自動化監控和判斷。

3、經營核算報告中心

傳統管理會計報告的生成路徑是:先從企業會計核算系統的會計賬目中抓取數據,然后在管理會計相關系統中完成數據處理、分析,并生成最終報告。這樣的路徑下,管理會計報告的生成完全依賴于財務會計的核算結果。而財務數據自身由于規則導向所限,在用于管理時存在滯后、片面、失真等問題,對管理會計報告的價值形成嚴重桎梏。

財務共享系統作為連接企業前臺和后臺、內部和外部的中樞系統,擁有全面、完整、實時、可靠的業務和財務數據。通過在財務共享系統中搭建一個經營核算報告中心,企業可以以財務共享系統中的大量業財數據為原料,基于多口徑的管理規則進行多維度、多口徑的數據提取,通過數據模型形成管理維度上的數據輸出,實時生成不同口徑的管理明細賬,形成管會賬簿,提供給管理會計報告中心生成貼合不同用戶需求的更明晰、更直觀的個性化管理報告。數據經由經營核算報告中心,實現了同源分流,多維核算,可以真正實現對經營數據的快速反饋和快速監控,給業務人員、管理人員提供更好的支持。

4、業財融合數據中心

數字化時代,企業不僅要實現一切業務數字化,更要推進一切數字業務化。財務共享中心在承擔企業全面的財務業務處理職能后,必然在系統中沉淀有大量業務和財務數據。這些數據不僅僅可以用于前述生成控制策略、生成經營核算報告,還可以為企業的不同業務場景提供數據服務,為業務發展賦能。

財務共享中心的數據管理底座將成為企業的業財融合數據中心。通過將數據存儲能力、數據集成能力、數據治理能力、數據建模能力、數據分析能力嵌入財務共享系統中,可以在共享系統內拉通內部業財數據和外部大數據,開展實時的數據加工處理服務,為企業經營和管理決策提供數據支持。

數據在未來企業的發展中將扮演越來越重要的角色,如何構建企業級的數據中心、如何挖掘數據的價值越來越多的受到企業領導者的關注。企業常規都會配置大量專職或兼職的數據分析人員,為企業經營和管理決策提供數據支持。在這個過程中數據的收集、整理和校驗等工作占用了分析人員大量的時間,不僅影響數據分析的效率和質量,同時造成了嚴重的資源無效消耗。

財務共享中心在打造數據中心能力方面擁有得天獨厚的優勢條件,首先,財務共享中心的系統中自然沉淀了集團和下屬企業的海量財務和業務類信息,包括核算、資金、稅務、商旅、合約等,這部分數據的價值密度和標準化程度都是很高的,是日常運營和管理的主要信息來源。其次,財務共享服務中心擁有大量財務專業背景的會計人員,對數據進行加工和分析處理在職業匹配度上無疑也是最佳的。

財務共享中心構建數據服務能力,一方面需要搭建數據中心平臺,做好數據標準化的工作,建立完善的數據治理和數據資產管理體系。同時也需要加強人才能力培養,需要培養一批既精通財務又熟悉業務的復合型人才,甚至還需要引入一些數據算法工程師,能夠使用專業的數據挖掘工具構建各類深度分析應用模型。

上海國家會計學院黨委副書記、副院長、教授、博士生導師劉勤在接受《財新》媒體采訪時表示,通過調查我們了解到疫情對所有企業,尤其是餐飲、旅游、運輸等若干個行業影響非常大,造成資金鏈、供應鏈的問題。財務人員要與企業決策者一起做一些重大的管理調整,比如如何開拓新市場,如何控制供應鏈,如何利用國家金融、財稅政策控制風險、渡過難關。

財務共享系統在這次應對疫情中發揮了很大的價值。由于財務共享平臺在疫情情況下積累了大量的原始運營數據,企業通過對這些數據的深度分析,對未來經營走勢、供應鏈、資金鏈的狀況進行預測,給企業經營帶來很大幫助。比如說我們要控制投資,了解相關的運營當中的風險點,然后怎么去籌資,怎樣利用國家宏觀的金融或者財稅的優惠政策來幫助企業渡過難關。

同時,疫情期間很多人不能到公司,財務共享中心這種管理模式為我們提供了一個遠程的管理模式來工作,幫助我們在家就可以管理相關的財務工作。數字化的管理模式對財務影響很大。因此,利用數字化手段不僅是應對疫情挑戰的一時之需,也是優化企業經營的長期戰略。尤其在數字技術快速發展的今天,更新優化、補充建設新的技術平臺很有必要。

劉勤表示,經濟越發展會計越重要,所以會計不會消失。隨著技術的發展,會計的工作內容會發生變化。底層的會計核算工作會分解到業務人員和財務機器人來做。業財融合也是人機協同共生,就是我們報告中所說的打破人機協同邊界,有大量的機器人和財務人員共同完成工作。發揮機器人和財務人員的各自優勢,共同完成越來越復雜的管理工作,那種片面使用大量機器人,減少財務人員的設置,從長遠看,最終是有問題的。

財務共享中心是系統工程,是有很多方法論支撐的,有它的規律性。通過調研報告發現其中的規律,幫助企業避免走彎路。

北京元年科技股份有限公司總裁、元年研究院院長韓向東在接受《財新》媒體采訪時表示,財務共享建設不僅是企業財務數字化建設的核心內容,也是企業整體數字化轉型的重要基礎。經過多年的信息化建設,企業進入到在線化、數字化、智能化的發展階段,而數據是推動數字化、智能化的核心基礎,數字化不僅帶來企業運營效率提升、成本降低,更重要的還是在于商業模式的變革。財務共享中心積累的大量數據是驅動企業轉型的堅實基礎,數據智能是推動轉型的技術支撐。

韓向東表示,以前的財務共享是圍繞流程、人員集中、組織機構來設立的,這幾年則是大量應用RPA、OCR、人工智能技術,財務處理模式變了。財務共享越來越成為技術驅動的應用平臺。這次發布的財務共享調查報告不僅是對傳統財務共享模式的總結,也是準確描繪了在新技術驅動下,財務共享發展的趨勢方向。

“新一代財務共享圍繞人的特色弱化了,變成圍繞數據來展開。工作集中起來之后,數據就集中起來,變成數據中心;根據同一數據來源進行多維財務分析,同時生成不同管理報告,財務共享中心也就變成了多維管理報告中心;財務共享與企業管控策略結合得原來越多,很多控制方向是有數據支撐,很多分析決策也基于數據結果,控制流程在財務共享越來越好。在技術驅動下,財務共享的邊界擴展了,與業務的結合越來越多。”

韓向東表示,財務共享是元年科技非常重要的業務。在智能化技術應用上,元年科技有專業RPA團隊,梳理出規范化、程序化的場景導入使用。RPA團隊和財務共享團隊緊密配合,提高企業自動化處理水平,減少人力投入;稅務共享團隊和財務共享密切配合,從發票的認證、開具,算稅、監控開始和財務共享平臺結合起來;在認知智能的應用上,元年科技與科大訊飛合作,利用自然語言識別技術,在合同管理、數據智能等多個應用場景上都得到了完美體現;財務共享和數據分析、管理會計報告打通,在財務共享平臺上實時發生數據和元年C1、數據中臺結合,可以實時產生管理會計報告,輸出實時分析的結果。

韓向東強調,財務共享、管理會計、數字化轉型不僅是技術問題,人的因素更為重要。作為一把手工程,企業必須從戰略、流程、管理、文化、技術、軟件、服務上來統籌規劃數字化轉型工作。我們自身也在推動提升全員的學習能力、創新意識,強調業務和技術融合。元年在管理咨詢方面有多年經驗,培養了一批懂業務、懂管理、懂財務、懂技術的堅強團隊,推動與企業客戶的共創共贏的創新模式。

數字化是一場革命,每個人都無法逃避。因此,我們需要有一個積極的心態,去擁抱這個變化。企業要從更長遠的角度,來規劃數字化轉型,而財務共享是推動企業、員工、商業模式、管理模式轉型的重要基礎。