Fata注意到，這種方法最終造成了雙方的不平等對話，很多在會議現場的員工并沒有通過視頻會議軟件與他們遠程工作的同事更好地進行交流，但可以通過虛擬會議應用程序更輕松、更直接地訪問數字文檔。作為一種解決方法，Fata要求在會議室中的員工分別采用各自的設備加入視頻會話。他說，“由于體驗不佳和回音，因此這種方法很快就被放棄了。”
很多企業在轉向混合工作模式方面投入了大量資金，并希望通過視頻會議來實現這一目標。根據Metrigy公司發布的一份名為“工作場所協作：2021～2022”調查報告，近一半的企業計劃支持現場工作和遠程工作的組合，只有12%的企業預計其所有的員工重返辦公室工作。如果混合工作模式是未來的趨勢，其成功可能取決于企業提供Gartner公司高級總監分析師Mike Fasciani所說的“協作公平”的能力。這意味著無論是在現場工作還是遠程工作，員工都可以平等地參與討論。
Fasciani說：“如果混合視頻會議沒有成效，沒有對所有參與者都具有高度的包容性，那么混合工作模式本身就存在失敗的風險。這很重要，因為很多企業如今都依賴混合工作。”他指出，如果遠程工作的員工發現自己在會議討論中被邊緣化，他們可能會很不情愿地重返企業辦公室。這兩種情況都會威脅到企業的長期發展戰略。
疫情如何使虛擬會議民主化
由于發生疫情，開展遠程工作是必然的。但Fasciani表示，它最終促成了一種范式轉變，使最終用戶對虛擬會議的期望變得更好。從歷史上看，混合視頻會議將大多數參與者聚集在會議室中，而在家工作的員工遠程加入虛擬會議，主要由利益相關者推動對話，大多數參與者被動參與其中。Fasciani說，“由于發生疫情，采用視頻會議使每個人都在同一層面上，具有相同的參與、獲取信息和影響結果的能力。”
看到和體驗這些好處也促使IT領導者保持混合視頻會議參與者的平等地位。對于咨詢和專業服務商埃森哲公司來說，協作公平已經成為戰略重點。該公司高級管理IT總監兼全球數字體驗負責人Jason Warnke表示，其IT團隊正在努力確保埃森哲公司的遍布全球的56萬名最終用戶都能融入其中并與之保持密切聯系。這意味著需要認真關注技術、培訓和文化。
但是，即使有強大的IT規劃和良好的意圖，協作公平說起來容易做起來難。Metrigy公司總裁兼首席分析師Irwin Lazar預測，隨著疫情的消退，從完全遠程工作到混合視頻會議環境的轉變可能會帶來一些成長的煩惱。他說，“我認為在開始之初將會很尷尬，因為我們都習慣的體驗正在改變。”
改進混合視頻會議的5種方法
隨著世界越來越多地接受混合工作，以下是在視頻會議中實現協作公平的5種方法：
(1)為會議室添加視頻功能
根據Metrigy公司對于工作場所協作的研究，57%的企業計劃在2021年底之前升級其會議室以支持混合視頻會議。根據Lazar預測，所有企業的會議室都將很快具有類似的功能，只有三分之一的企業的會議室具有類似的功能。
在埃森哲公司的辦公室中，IT團隊最近部署了微軟公司的Teams Rooms系統和Surface Hub智能屏幕，以及智能音箱和吸頂式麥克風。Warnke表示，現場工作人員將使用新的會議視頻設備與內部員工或外部客戶召開視頻會議。PeopleFinderFree公司是一家位于新加坡的目錄搜索引擎提供商，該公司投資了一個視頻會議室系統，以促進開展混合視頻會議。該公司聯合創始人Eden Cheng說：“這個想法讓辦公室工作的員工有一種與遠程同事共處一室的感覺。”
Zoom公司等供應商也在研發一種技術，以與遠程工作人員相同的方式對企業會議室中參與者的面部進行單獨構圖，以便每個人都平等地出現在屏幕中。Lazar認為，這種能力對于實現協作公平大有幫助。他說，“我認為這是必要的技術，但其實現需要一些時間，可能還需要一些硬件升級才能使其發揮作用。”
(2)考慮采用虛擬白板
Fasciani表示，作為Gartner公司的分析師，他現在每天都會回答客戶關于數字白板應用程序的問題，而在疫情發生之前，每月詢問的客戶寥寥無幾。這是因為越來越多的企業將虛擬白板視為其視頻會議策略中缺失的一個元素。Fasciani說：“它解決了在混合會議場景中使用白板的需求，而使用傳統白板將遠程參與者排除在外。現場工作和遠程工作人員都將從虛擬白板筆記中受益，并且其保存期限不受限制，可以隨著時間的推移添加內容。”
在PeopleFinderFree公司，Cheng帶領的團隊如今在混合會議期間使用虛擬白板Miro。她發現，該應用程序通過將辦公室員工和遠程參與者保持在同一個數字頁面上來促進協作公平。她說，“它使我們能夠收集會議期間產生的想法，并在會議結束后輕松獲取這些想法。”
(3)使用第三方設備提升視頻通話質量
第三方虛擬協作硬件(例如外部網絡攝像頭和行政桌面系統)可以通過提供更接近面對面交互的視頻會議體驗來幫助提高協作公平性。Metrigy公司發現，在協作技術投資中獲得更大回報的企業更有可能為在家遠程工作的員工購買高質量的終端設備。Lazar表示，來自第三方供應商(例如Jabra、Poly和Logitech)的外部設備提供的視頻和音頻質量比大多數內置筆記本電腦的攝像頭和麥克風都高。例如，采用聲學屏障技術可最大限度地減少背景噪音，而低光補償則可校正黑暗環境。
Lazar說：“這確實會帶來不同的體驗。自從2021年初以來，盡管此類設備的功能有所提高，但它們的價格已經下降。對于擔任面向客戶角色的員工來說，我們考慮在他們的辦公桌上安裝更好的攝像頭。我認為可能會為每個員工進行全面部署。但培訓員工和用戶如何利用先進功能是一個難題。 ”
還有待觀察的事項是，企業是否以及如何為在辦公室工作的員工提供第三方視頻通話設備。Lazar說，“如果我帶著自己的筆記本電腦走進辦公室，是否需要在辦公桌上安裝一個清晰度更高的攝像頭?我認為，很多公司還沒有真正弄清楚他們想要做什么。”
(4)根據需要補充遠程連接
Custom Neon公司是一家總部位于澳大利亞的定制LED霓虹燈和標牌的全球制造商和零售商，其員工遍布三大洲。該公司聯合創始人Jess Munday表示，其最常見的視頻會議問題源于用戶端的網絡連接問題，這不可避免地損害了他們平等參與混合會議的能力。她說，“這些問題通常與員工的互聯網計劃過時或他們所在地區的網速很差有關。”Custom Neon公司已經開始鼓勵員工使用他們公司提供的移動數據計劃來啟動視頻通話熱點。她補充道，“我們很幸運，數據上限比以前大了很多。”
Cheng表示，當遠程用戶在會議期間遇到音頻和視頻滯后以及偶爾掉線的情況時，PeopleFinderFree公司采取了類似的方法。該公司為員工采用了穩定連接所需的硬件和互聯網服務計劃，從而保證了他們順利參加虛擬會議。Cheng補充說，“我們還確保IT部門盡可能地為遠程員工提供服務，以便在需要時提供指導或技術幫助。”
在接入端，網絡管理員可能需要通過WAN優化或軟件定義的WAN升級連接，并確定協作流量的優先級。便攜式存儲設備(例如AWS Snowball Edge)還可以幫助減少遠程員工的云延遲。
對于那些可能無法訪問移動寬帶的遠程用戶，企業與云計算供應商和衛星互聯網提供商之間保持良好的合作伙伴關系可能會改善連接。雄心勃勃的埃隆·馬斯克正在開發低空衛星SpaceX項目，旨在最終在偏遠地區實現前所未有的邊緣技術能力。
(5)建立文化規范
從完全遠程工作到混合工作的轉變需要文化和技術的轉變。埃森哲公司的Warnke說：“有時候，技術是最簡單的部分，而實際采用則更難。支持員工適應利用技術的新方式非常重要。”在他看來，這包括為辦公室和遠程員工提供一致的IT資源調配和支持流程，以及企業高層促進協作公平的執行驅動的變革管理計劃。
在更細粒度的層面上，企業領導者還應該考慮不斷發展的混合視頻會議規范如何更好地使他們的團隊成功協作。例如在會議室中，Gartner公司的Fasciani建議辦公室內的參與者坐在桌子的一側，并面對另一側的攝像頭和監視器。他說，“遠程會議參與者在某種程度上需要完成對話，而不是坐在一邊或角落里傾聽。”
Munday表示，Custom Neon公司在每周的戰略討論中使用了類似的座位配置。她說，“在辦公室工作的員工可以看到遠程工作的員工，遠程工作的員工可以看到內部團隊。我們相信它促進了一種開放式、論壇式的感覺，可以鼓勵更大的貢獻和頭腦風暴。”但是，對于交互性較低、程序性更強的會議(例如培訓)，Custom Neon公司在辦公室工作的員工通常通過他們辦公桌上的電腦屏幕查看相關文檔。
由于獨特的組織變量(例如物理設施、員工個性和會議軟件)都會影響結果，因此可能不存在一種萬能的混合會議模型。確定如何在給定的工作場所更好地實現協作公平可能需要排除一些故障。
Pixoul公司的Fata說，“在此過程中，不可避免地會出現技術和后勤方面的問題。因此需要耐心地處理這些問題，并準備好隨時適應。”與其早期的混合視頻會議相比，Pixoul公司已經決定保留會議室以進行完全面對面的互動。如今，無論是在家里還是在辦公室，參與者都可以通過各自的電腦單獨加入混合視頻會議。
Fata說，“真正讓混合視頻會議對我們產生影響的社會規范是每個成員都必須在自己的設備上參加視頻會議。它為每個人創造了一個公平的競爭環境。”
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