隨著企業尋求更好的工作環境，協作空間(如小型會議室和會議室)越來越受企業的歡迎。在制定策略時，企業IT和業務負責人需要權衡利弊，并決定多供應商還是單一供應商更適合。而這是一個由來已久的爭論，并沒有唯一正確的答案，因為這取決于用例。然而，在協作室領域，正確的決策會帶來巨大的回報，錯誤的決策會導致浪費時間和費用。
Truebeck Construction利用協作室與全球組織進行互動
最近，美國西海岸建筑總承包商Truebeck Construction公司正在制定他們的協作室戰略，并且必須做出決定。該公司的IT主管Mike Elmore表示，該公司需要一種工具，使其客戶(許多在其他國家/地區)更容易成為其建筑項目的一部分。此外，分布在全球各地的建筑師、分包商和參與建筑過程的其他人員需要更加緊密的聯系。協作室可以讓企業在千里之外召集相關人員同時參加會議。
大約四年前，該公司開始尋找一種解決方案，使工作人員能夠輕松地安排和啟動會議，并無縫地使用視頻和其他會議室技術。其中一個目標是讓任何人在任何地方的會議室內使用手機或平板電腦參加會議。
由于沒有公司標準，目前的環境一團糟，因此正在使用各種各樣的供應商提供的技術。除了選擇企業標準外，Truebeck公司還有其他幾個目標，其中包括：
•在視頻和網絡會議之間提供無縫的互操作性
•降低視頻端點注冊的成本
•提高可靠性
•標準化用戶體驗
最初，Truebeck公司正在尋找Elmore所說的“解決問題的方法”，這意味著用戶很容易加入和使用，因此該公司選擇與Zoom公司合作。雖然大多數供應商已經發展為“一鍵式”服務，大量使用了Zoom公司產品，并且可以證明它的易用性。Elmore承認，IT組織沒有考慮會議室或外部人員如何加入等因素，因為最初的重點是通過筆記本電腦連接的典型用例。
最初的部署是成功的，但當Truebeck公司試圖整合物理會議室基礎設施時，出現了問題。Zoom公司并不生產屏幕、手機或其他基礎設施。相反，它依賴于第三方合作伙伴，如Crestron和Logitech。理論上講，這應該是很好的，但在實用性上，其產品和服務的支持和實施成為企業頭痛的一個問題，因為Truebeck公司需要負責購買不同的視聽設備、電視、NUC電腦以及其他設備。
為這些會議室提供服務支持也很有挑戰性，因為沒有制造商愿意承擔會議室設備的服務責任。相反，Truebeck公司必須確定問題所在，然后聯系該技術的特定供應商。在前六個月，用戶采用的會議系統收到了94張故障通知單。其中42個故障與Zoom公司直接相關，其他故障與第三方供應商有關。Elmore談到了支持費用的問題，他估計，根據每個故障平均花費兩小時的解決時間，六個月內的故障單所需支付的費用略低于19000美元。
多供應商系統的難題導致Truebeck切換到單個供應商系統：Cisco WebEx
在采用問題不斷的多供應商系統幾個月之后，Truebeck公司決定采用單一供應商系統，并選擇了Cisco Webex。Cisco Webex Room Kit和多供應商解決方案之間的主要區別之一是簡單性。下圖展示了Cisco Webex Room Kit是一個完全集成并且端到端的簡單產品，而Zoom公司需要集成其他廠商的產品。
正如圖中右側所示，除了電源線和數據線之外，Cisco Webex Room Kit還有一根從設備連接電視的數據線纜。此外，雖然Zoom公司每月對每個視頻端點收取費用，但思科公司提供打包在價格中的多端點支持，無論它們是部署在本地還是在云平臺中。
Zoom Rooms vs. Cisco Webex Room Kit
Truebeck公司構建了一個全面的總體擁有成本(TCO)模型，將Zoom Rooms與Cisco Webex Rooms進行比較。該模型包括多種因素，包括會議許可、音頻和視頻訂閱以及預計20%的增長。思科公司的每用戶成本為10.12美元，而Zoom的每用戶成本為16.31美元，其中Zoom的總體擁有成本(TCO)為220,878美元，思科的總體擁有成本(TCO)為131,112美元。另外思科公司還有20,385美元的競爭性信用，但即使加在一起，思科的總體擁有成本(TCO)也只有151,497美元。
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