編者按：如今工作中有越來越多的人開始使用即時聊天工具，但是這有的時候會極大地降低我們的效率。以下是我們可以避免效率降低的方法。此篇文章編譯自owen williams發(fā)表在Thinkgrowth上的一篇題為“Chat at work is killing my productivity”的文章。
我們在工作使用Chat時常會遇到這樣的場景：
[9:27] 同事A：Hi 我能問你一個問題嗎
[9:28] 我：可以
同事A正在輸入..........
[9:42] 同事：怎么在Google Drive里面找到TPS報告啊？
Cal Newport在Deep Work一書中提到，這些由聊天軟件引起的“微分神”如今已經(jīng)變成了一個大問題。我們的大腦無法完成在復(fù)雜工作中的不斷抽出和浸入，因此沒人能夠徹底的專注于完成自己的任務(wù)。
為了能夠快速地學(xué)習(xí)艱難的任務(wù)，你必須專注在這件事上。換句話說，學(xué)習(xí)就是一種沉浸式的行為。如果你能夠沉浸在任務(wù)中，那么你就能夠發(fā)展經(jīng)濟(jì)所需要的掌握日漸復(fù)雜的系統(tǒng)和技能。
人們無法良好的應(yīng)對一些廣泛的，無時不刻的溝通工具。這個問題也適用于同步和異步溝通，但是我懷念不用24小時一直回復(fù)的日子。換句話說，我懷念郵件。
相比于完成我的任務(wù)，我更討厭聽到Slack軟件“咚咚”打擾我，馬上吸引了我的注意力。相反，郵件好像互聯(lián)網(wǎng)的蝸牛郵件：有一點(diǎn)老，但是他強(qiáng)迫你工作的方式意味著你能簡單的擱置一些工作。
我們本不認(rèn)為我們已經(jīng)倒在私人通知的負(fù)荷中了，但是我們還得一整天的盯著屏幕，只讓事情變得更糟。
Slack讓我想要重新回歸郵件
證明回歸郵件對我自己來說更加有效，可能聽起來有點(diǎn)懷舊主義的風(fēng)格，但是聽我說完：郵件比如今催促我們工作的任何現(xiàn)代工具都要好用因?yàn)樗现敖⒌纳鐣?zhǔn)則：
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大多數(shù)人都知道如何用
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你可以默認(rèn)選擇收件人
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沒人期待郵件能迅速回復(fù)，尤其你還不在公司
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有一些行為準(zhǔn)則能夠使得郵件更加可控。例如，沒人能只寫“Hey 歐文”就開始討論問題，即使有的時候我也有點(diǎn)啰嗦。
不要誤以為我是電子郵件的追隨者，我不是。它本身也有很多的問題，比如說你根本就不知道收件人是否看到了你的消息。只能不斷地答復(fù)：答復(fù)：答復(fù)：問題答復(fù)：非常重要！——但是至少能保證別人能了解到事情的緊急程度。
當(dāng)我使用Slack的時候，我唯一期望的就是“收件箱零郵件”，現(xiàn)在也不可能了。收件箱只會不斷地涌入消息。所以，我們?nèi)缃褚呀?jīng)放棄了“謹(jǐn)致問候”和“很抱歉沒能回送”，但是我們已經(jīng)將它視作是一個堆滿無聊動圖、陳舊問題、以及上千條從GitHub發(fā)來通知的窗口。
記住，我覺得我們還無法擺脫一些溝通工具，并且我甚至不是特別確定我們是否需要，但是如今我們都應(yīng)該學(xué)會如何使用這些工具。
不要放棄聊天工具
在工作中聊天有點(diǎn)像在你的腦子里放上一個開放工作室，但是如果你可以分神并且對人們?nèi)绾瓮阍诹奶熘袦贤ㄔO(shè)定了一個期望值，那么這會對你造成巨大的影響。
在網(wǎng)上聊天真的非常高效，能夠迅速獲得反饋，并且迅速搜集一批信息——如果你能夠正確使用的話。如果你的團(tuán)隊(duì)沒有任何規(guī)章或者框架的話，它就會變成一個分心怪獸，吞掉你一整天的工作。
以下是一些我用來管理Slack的方法，我分享出來，在使用這款強(qiáng)大的溝通工具中我們能夠弄清楚什么是正確的事。
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下線。我發(fā)現(xiàn)最有效率的方法就是一點(diǎn)：將你的上線標(biāo)志永遠(yuǎn)改為：“離開”。如果人們沒有看見你名字旁邊的綠點(diǎn)，他們可能會少發(fā)無聊的問題給你，這個從源頭開始就防止了一些分心的可能。這個很簡單，但是很實(shí)用，沒人能知道。
Todoist最近發(fā)布了一款Slack的競品軟件，默認(rèn)不發(fā)送通知，并且使用一些工具阻止長期在線。這家公司稱實(shí)時溝通軟件正在損壞我們的注意力，甚至打算刪掉在線提示。
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調(diào)整期望值。這有點(diǎn)難，尤其是你不是調(diào)整團(tuán)隊(duì)期望值的經(jīng)理。郵件符合所有的社會準(zhǔn)則——不在辦公室的時候不用回復(fù)，簡潔點(diǎn)等等。
最有效率管理即時溝通工具的方法是要告訴別人，如果他們在你私人時間給你發(fā)Slack消息的話，你不能保證丟下所有事情回復(fù)他。所以使用“請勿打擾”標(biāo)簽來設(shè)立一些限制，并且一直堅(jiān)持這么做。
如果有人在晚上發(fā)你消息，說“就是一個小小的問題”，即使很瑣碎也不要立刻回復(fù)。相反在早晨回復(fù)一下，說明你在晚上不會回復(fù)Slack，并且說明或許郵件是更好的方法。
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給你自己設(shè)個“Slack”時間。一整天開著懸浮窗接受消息真的很讓人崩潰，所以就不要這么做。我知道你有的時候會擔(dān)心漏掉一些信息，但是給自己設(shè)定一個查看Slack的時間，并且強(qiáng)迫你一直這么做。
在你的手機(jī)上設(shè)定一個提醒或者是日歷表，然后每15-30分鐘查看回復(fù)一次，并且在這之后再次斷開。如果有人在你離開的時候真的有什么緊急的事情，他們會打電話給你。
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仔細(xì)的發(fā)信息。我相信那些在發(fā)信息之前只說“你好”的人是最差勁的，因?yàn)樗跊]完整傳遞想法之前，就讓你分心。
在聊天中請不要說“你好”。你能越快問問題，你就能越快得到答案。
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復(fù)雜的任務(wù)？發(fā)郵件。當(dāng)你需要團(tuán)隊(duì)仔細(xì)回復(fù)的話，那就轉(zhuǎn)向發(fā)郵件。不要在Slack上直接詢問別人對于公司的策略看法，你只會收到一些沒什么意義的單線回復(fù)。如果你真的想要別人回復(fù)之前坐下來好好思考一下，使用一些異步（asynchronous）溝通工具。
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當(dāng)你度假的時候，不要回復(fù)。不要妥協(xié)。不要安裝任何應(yīng)用，把你的狀態(tài)改為“度假中”，并且保證告訴所有人你無法聯(lián)系到，否則當(dāng)你回去工作的時候很難搞清楚什么是任務(wù)，什么只是一個需要閱讀的信息。
當(dāng)你出門離開工作幾個小時，或者幾天的時候，你應(yīng)該給別人留下不會回復(fù)Slack的印象，因?yàn)檫@不是你應(yīng)該做的。
記住了，聊天工具生來就讓人非常上癮，所以如果沒有很好的管理辦法，我們就很難從中脫身。
郵件看起來很老，但是有的時候它的確很管用。
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