通常情況下在一個(gè)BI項(xiàng)目中，會(huì)先后經(jīng)過(guò)形成期、不穩(wěn)定期、規(guī)范期和表現(xiàn)期等幾個(gè)階段。一般認(rèn)為不穩(wěn)定期是一個(gè)BI項(xiàng)目的低潮期。在不穩(wěn)定期這個(gè)階段，由于立場(chǎng)、觀(guān)念、方法等方面的沖突，不僅僅在人際管理方面會(huì)陷入僵局，而且對(duì)BI軟件的懷疑也會(huì)加重。故項(xiàng)目管理員需要采取一些措施，盡量縮短這個(gè)不穩(wěn)定期的。對(duì)此筆者有如下幾個(gè)建議
一、趕快出些成果加強(qiáng)用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的信心
之所以會(huì)出現(xiàn)不穩(wěn)定期，很重要的一個(gè)原因是用戶(hù)經(jīng)過(guò)了一段時(shí)間的努力后，發(fā)現(xiàn)還沒(méi)有收獲。此時(shí)用戶(hù)就會(huì)對(duì)實(shí)施的方法、BI系統(tǒng)的功能等產(chǎn)生懷疑。嚴(yán)重的話(huà)，會(huì)相互猜忌。從而使得BI項(xiàng)目變得不穩(wěn)定。為此解決這個(gè)問(wèn)題的最好的方法，就是要讓系統(tǒng)盡快的出一些成果，以打消用戶(hù)的疑慮。
筆者建議，在不穩(wěn)定期階段中，最好是這個(gè)階段剛出現(xiàn)苗頭的時(shí)候，就先拿一些簡(jiǎn)單的、成熟的需求開(kāi)刀。如在BI項(xiàng)目中，交貨及時(shí)率分析是一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的需求。只要用戶(hù)前期的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，對(duì)交貨及時(shí)率進(jìn)行分析難度并不會(huì)很大。當(dāng)企業(yè)的BI項(xiàng)目進(jìn)入到不不穩(wěn)定時(shí)期時(shí)候，要盡快的將這些相對(duì)簡(jiǎn)單的需求實(shí)現(xiàn)起來(lái)。
其實(shí)這個(gè)道理很簡(jiǎn)單，跟讓小孩子學(xué)走路一樣。小孩子剛開(kāi)始走路時(shí)，不但要不斷的給小孩子鼓勵(lì)，而且還要給他們一些糖果。如此小孩子學(xué)習(xí)走路才會(huì)勤快一些，才能夠在最短的時(shí)間內(nèi)走過(guò)跌跌撞撞的日子。在BI項(xiàng)目中，這個(gè)不穩(wěn)定時(shí)期就好像是小孩子學(xué)走路的過(guò)程。要讓用戶(hù)盡快的看到成功的曙光，是縮短這個(gè)不穩(wěn)定時(shí)期的不二法則。
二、充分溝通加強(qiáng)項(xiàng)目成員之間的信任關(guān)系
在不穩(wěn)定時(shí)期，由于用戶(hù)之間觀(guān)點(diǎn)、態(tài)度的差異，甚至相互之間利益的沖突，會(huì)降低項(xiàng)目成員之間的信任關(guān)系。根據(jù)筆者的了解，其實(shí)這些沖突更多的是針對(duì)辦事方法的沖突，而很少涉及到爭(zhēng)權(quán)奪利。所以在不穩(wěn)定時(shí)期，需要加強(qiáng)用戶(hù)之間的溝通，以增加項(xiàng)目成員的信任程度。筆者建議可以按照下面的思路來(lái)操作。
一是項(xiàng)目管理員要多聽(tīng)聽(tīng)一線(xiàn)用戶(hù)的意見(jiàn)
在平時(shí)的項(xiàng)目會(huì)議上，大部分時(shí)候都是經(jīng)理級(jí)別的溝通。其實(shí)經(jīng)理由于沒(méi)有參與到一線(xiàn)的操作中去，為此對(duì)于一線(xiàn)員工所遇到的問(wèn)題有時(shí)候并不了解。在不穩(wěn)定時(shí)期，項(xiàng)目管理員需要多聽(tīng)聽(tīng)一線(xiàn)用戶(hù)的聲音，以消除認(rèn)識(shí)上的差異。如筆者在這個(gè)階段，會(huì)以部門(mén)為單位進(jìn)行需求的溝通。這可以促使企業(yè)內(nèi)部意見(jiàn)的統(tǒng)一。
二是要督促用戶(hù)信守承諾
信任往往會(huì)隨著承諾的實(shí)現(xiàn)而加強(qiáng)。在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，往往會(huì)讓用戶(hù)在規(guī)定的時(shí)間完成該做的作業(yè)。此時(shí)項(xiàng)目管理員就需要采取一些措施，來(lái)保障用戶(hù)能夠按時(shí)的完成作業(yè)。如果用戶(hù)能夠信守承諾，在規(guī)定的時(shí)間之內(nèi)將工作保質(zhì)保量的完成，用戶(hù)之間的信任就會(huì)慢慢的積累起來(lái)。在BI項(xiàng)目中(其他項(xiàng)目也一樣)，營(yíng)造一種如期保質(zhì)保量的完成任務(wù)的習(xí)慣是項(xiàng)目經(jīng)理最重要的工作之一，也是最考驗(yàn)項(xiàng)目管理員能力的工作。
三是要用戶(hù)充分的肯定而不要片面的否定
BI項(xiàng)目，對(duì)于第一次接觸的用戶(hù)來(lái)說(shuō)，還是一個(gè)比較新的事務(wù)。為此用戶(hù)犯錯(cuò)誤是難免的。此時(shí)項(xiàng)目管理員不要一味的責(zé)罵用戶(hù)。或者說(shuō)，不要因?yàn)橐粋€(gè)小小的錯(cuò)誤，而否定用戶(hù)前期的努力。筆者認(rèn)為，在指出他們不足的同時(shí)，也需要肯定他們的成果。只有如此，才能夠?qū)㈨?xiàng)目團(tuán)隊(duì)凝聚在一起，加強(qiáng)彼此之間的信任與理解，減少猜忌。
三、問(wèn)題要擺在桌面上來(lái)討論
在實(shí)際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)不少用戶(hù)喜歡將問(wèn)題藏著掖著。其實(shí)這是一種非常不好的習(xí)慣。這些問(wèn)題就像沼氣。將沼氣慢慢釋放，不僅不會(huì)發(fā)生危險(xiǎn)，而且還可以作為能源使用。但是如果沼氣慢慢積聚，達(dá)到質(zhì)變的程度之后，只要一顆小小的火星，就會(huì)導(dǎo)致爆炸。為此，筆者認(rèn)為問(wèn)題一定不能夠藏著掖著，而應(yīng)該將問(wèn)題放在桌面上進(jìn)行討論。對(duì)此筆者有如下建議。
一是要廣開(kāi)言路，讓用戶(hù)敢于提問(wèn)題。很多用戶(hù)之所以會(huì)將問(wèn)題藏起來(lái)，是擔(dān)心上面處罰他們。如可能有些問(wèn)題本來(lái)就存在的。他們?cè)诓僮鲿r(shí)可以通過(guò)私底下解決。在項(xiàng)目討論會(huì)上，用戶(hù)不會(huì)主動(dòng)將他們提出來(lái)。可是這些問(wèn)題放在BI系統(tǒng)自動(dòng)化的流程上，就會(huì)增加系統(tǒng)的不穩(wěn)定性。筆者在項(xiàng)目會(huì)議上，會(huì)不斷的強(qiáng)調(diào)，在項(xiàng)目過(guò)程中對(duì)于用戶(hù)提出的問(wèn)題不會(huì)追究責(zé)任。但是如果項(xiàng)目結(jié)束后，才發(fā)現(xiàn)有些問(wèn)題已經(jīng)存在、但是用戶(hù)沒(méi)有提出來(lái)，那就是用戶(hù)的責(zé)任了。在項(xiàng)目過(guò)程中，要不斷的像用戶(hù)闡述這個(gè)觀(guān)點(diǎn)。
二是要定期的匯報(bào)進(jìn)度。有些用戶(hù)之所以不提自己的困擾，他們可能認(rèn)為，這個(gè)問(wèn)題其自己都解決不了，其他人就更加無(wú)法解決了。提出來(lái)也沒(méi)有必要。這種觀(guān)念也是錯(cuò)誤的。問(wèn)有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、問(wèn)題有沒(méi)有提出來(lái)，是用戶(hù)的事情。而這個(gè)問(wèn)題到底能不能夠解決，則是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要考慮的問(wèn)題。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)于用戶(hù)提出來(lái)的問(wèn)題，需要及時(shí)進(jìn)行分析、評(píng)估，看看能夠?qū)崿F(xiàn)的可能性，并向用戶(hù)進(jìn)行反饋。當(dāng)用戶(hù)看到自己提出的問(wèn)題，這么快有了反應(yīng)(可以或者不可以)，就會(huì)增強(qiáng)他們提問(wèn)題的積極性。如果問(wèn)題可以通過(guò)系統(tǒng)方便的解決，他們也不希望在手工來(lái)處理。
三是要及時(shí)的處理沖突。當(dāng)BI項(xiàng)目進(jìn)入到不穩(wěn)定時(shí)期之后，用戶(hù)之間、用戶(hù)與項(xiàng)目管理員之間的沖突就會(huì)不斷的增加。對(duì)于這些沖突，項(xiàng)目管理員要認(rèn)證對(duì)待，采取正確的方式及時(shí)的進(jìn)行解救。如可以采取避免、競(jìng)爭(zhēng)、包容、妥協(xié)等方式來(lái)解決沖突。總之一個(gè)原則就是，沖突要及時(shí)解決，而不能夠?qū)_突演變?yōu)榱艘粋€(gè)群集性事件。
舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子。項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)對(duì)用戶(hù)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有抱怨，覺(jué)得其提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有錯(cuò)誤或者不夠完整。而用戶(hù)也覺(jué)得有冤枉，因?yàn)樗麄円郧熬褪沁@么操作的。如果處罰吧，項(xiàng)目管理員與用戶(hù)之間就難免會(huì)產(chǎn)生沖突。如果不處罰吧，放之任之，系統(tǒng)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。
遇到這種情況下，筆者認(rèn)為，項(xiàng)目管理員在指出問(wèn)題的同時(shí)，要跟用戶(hù)一起分析，數(shù)據(jù)為什么會(huì)不準(zhǔn)確或者不完成。幫用戶(hù)找到問(wèn)題的原因，然后用戶(hù)才有辦法去解決。這不僅可以提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量，而且還可以巧妙的化解與用戶(hù)的沖突。其實(shí)筆者認(rèn)為，解決沖突的一個(gè)核心思想就是任何一個(gè)人都不要做旁觀(guān)者，特別是項(xiàng)目經(jīng)理。當(dāng)有沖突時(shí)，項(xiàng)目管理員不要讓沖突擴(kuò)大，而應(yīng)該擺正自己的地位，與用戶(hù)一起去分析原因、尋找解決問(wèn)題的方法。
項(xiàng)目不穩(wěn)定時(shí)期越長(zhǎng)，對(duì)BI項(xiàng)目的影響越大。這就好像是感冒。拖的時(shí)間越長(zhǎng)，雖然最終能夠解除病痛，但是也有可能會(huì)留下肺炎等后遺癥。所以這個(gè)項(xiàng)目的不穩(wěn)定期，雖然不是不可避免的，但是要盡量的縮短，要將其控制在可控的范圍之內(nèi)。
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