IT文檔曾經是電子表格上的一組數字，現在已經演變為一個復雜的怪獸。
某些高級環境采用Visio創建賞心悅目的圖形。盡管這肯定是向正確的方向邁出了一步，繪制這些圖形很耗費時間而且伴隨著系統快速變化，圖形往往會過時。不論采用什么方法，IT文檔面臨的挑戰是保持其時效性。
在處理危機以及日常運營過程中，沒有比好文檔更重要的事兒了。隨著IT環境變得越來越復雜，我們發現有新工具以及在線服務能夠掃描并記錄IT使用情況及其合規性。諸如IT Glue、Docusnap這類工具被設計用于掃描、識別基礎設施并對其進行編目，而且通常不需要安裝代理。
盡管這些工具價格不菲，但可能會獲得意想不到的好處。產品通常包括軟件許可以及合規性功能，這可能會顯著減少年底的校準工作量。工具甚至能夠減少許可成本。
另一大賣點是合規性支持。這些產品對幫助企業滿足健康保險流通與責任法案以及薩班斯-奧克斯利法案的要求大有幫助。
大多數工具價格不菲，但并非所有工具都是這樣。有一款免費的工具是VMware專用工具RVTools。盡管僅限于從VMware的vCenter獲取信息，但生成的文件格式可以很容易地保存到電子表格中并快速進行操作。
盡管很多工具能夠減輕IT文檔負擔，但在發生災難時可能無法滿足你的期望。一定要牢記，需要花時間或者配置復雜的活動都應該記錄在文檔中。
以VMware中的分布式資源調度（DRS）以及高可用性規則為例，管理員會基于應用設置建立復雜的虛擬機布置規則。隨著時間的推移，大型機群可能會涉及數百個規則，這些規則除了記錄在vCenter中還會記錄在哪兒？就DRS而言，取消功能將卸載程序并移除所有的規則，可以使用基于角色的訪問避免上述情況出現。
探索具有創造性的文檔戰略
在現代數據中心，服務出現中斷或者宕機后將會優先考慮文檔。只有在需要時文檔才會得到應有的重視。盡管有一些工具減少了時間消耗、資源占用，但沒有神奇的解決方案存在，不需要管理層和員工做出承諾、付出努力就能夠解決IT文檔存在的時效性問題。
既然IT團隊急于解決目前文檔所面臨的保持時效性挑戰是不可能的，制定一些具備創造力的戰略或許是正確之舉。
一種選擇是在周五下午每年進行兩次IT文檔審計。問題在于如果系統通過了審計，員工就到了離開的時候了。這可能是一個噱頭—雇傭專業人員對文檔進行審計而且應該不需要額外的獎勵。為使公司達到目標或里程碑，你需要推掉多少次免費的早餐點心或者比薩中餐？
管理員知道如何編寫文檔，但這還不夠。管理層需要提供時間、工具，而且管理員需要為文檔設置高優先級。這需要管理層以及管理員理解文檔正確的重要性。不需要任何思考，管理員就可以做上百件事。任務永遠擺在第二位因為它們已經變成了整個流程的一部分。
IT文檔不是一個帶有貶義的字眼，也不意味著浪費時間。需要員工、管理層、顧客以及企業自身了解文檔的意義并就文檔真正的價值達成一致。
京公網安備 11010502049343號