為了保持數字時代的信息價值，企業應該將電子數據管理規則整合到所有業務流程中。

日益數字化的企業景觀提出了大量的信息管理問題，為了保持監管兼容和維護業務的成功必須回答這幾個問題：什么是記錄？什么是文件？采取什么措施來治理，調節或確保符合指定的規則所采取行動的對象是什么？這些行動的歷史記錄如何被保存？

這些問題足以驅動許多記錄管理者尋求提前退休。但是，這些問題的答案正在由許多新興企業撰寫，并致力于改變我們如何保存信息的方式，以及描述電子數據管理的歷史。

這里的關鍵是理解正在進行的轉型：社會重視歷史的保存。當前和未來的新技術的更新迭代需要我們更多地維護我們的歷史，使他們能夠更多地分發和訪問。

保存數據的價值將直接關系到創建信息本身之前設計和治理。如果我們只是在信息創建之后才管理信息，相關的費用將最終超過任何數據的功能和經濟價值。

有機增長的數據使信息的獲取變得復雜

人們需要了解數據的方式有機增長創造了計算資源的混合集合和IT戰略，以幫助順應潮流。

這是過去15年電子發現的基本教訓：由于企業和政府接受電子商業實踐的效率，他們忽略了關鍵的需要設計成管理信息系統和實現持續的電子數據管理策略。電子證據已成為一個全球性的市場價值達到數十億美元的服務業。這些費用可以避免已記錄管理者成功地設計和實施電子發現治理規則用于原來的流程和使用案例。這樣做會在相關的系統、設備和應用發現數據的位置方面有所緩解。

EDI技術的持續演進

隨著物聯網和其他創新獲得動力，電子數據交換（EDI）的最早一代已經開始一個重要的演變：記錄的“非物質化”或“解構”。理解進化對當前和未來的GRC實踐這些創新至關重要。

保存數據的價值將直接關系到在創建信息本身之前如何治理和精心設計。

當EDI技術開始出現時，它主要是為了便于及時生產和制造。企業很快就意識到，許多商業文件被轉換為數字包括冗余數據字段。例如，在每一個公司的日常交付中，每一個采購訂單中不需要重復買方的發貨地址。這些信息的發展只進化最重要的，必須包含獨特的數據字段。所需的數據的其余部分是被電子重新組合成一個紙質記錄的等效物。

這就產生了一系列的并發癥，如果有一個糾紛或行政上的需要，以評估相關的交易的歷史。律師和審計師在努力彌合他們的期望之間的差距，找到一個單一的記錄和發布，關系數據庫，數據字典和基于軟件的規則的嚴酷現實。

所有所需的信息仍保留，但不是典型的格式。新的規則，解決電子記錄的功能和法律價值的前期過程中的變化，需要釋放的關EDI技術的全部潛力。

這種解構傳統的記錄結構，當然是固有的技術進步的成功。流動性和物聯網僅僅是促進了向創建更小的數據的進化，但有了一個新的轉折。以目前的技術，任何存儲的信息必須具有兩個相互競爭的結果：（1）解構數據分成更小的單位，這可以用于移動設備上的終端用戶和導航（2）集聚設備數據啟用分析。

換句話說，目前的技術正在預測這些變化，并確保數據對象能夠被組裝，收集到數據湖泊，協調和跨多個關系數據庫的分析。他們不再認為是獨立的，個別記錄，但是一個可以分析較大的奇數的集合。

在數據被創造出來之后，傳統的管理信息的機制再次證明其不足。分析引擎需要比較的數據。撰寫規則確定什么樣的數據可以被吸收，并且不符的數據禁入，直到它通過完整性評估這一耗時的過程或最終丟棄。換句話說，作為一個歷史記錄，其數據的價值將消失。

電子數據管理設計的轉變

隨著技術的發展，不斷尋求更大的流程效率，它將繼續這種解構的信息資產。Blockchaining快速移動，與各大銀行和企業走向全口徑成熟這項技術。相同的解構的現象發生，隨著特定的記錄的數據被進一步劃分為“塊”。該技術的水平更進了一步，使這些塊進行加密，通過大型網絡分布式建立資料庫的動態生態系統。

現代信息治理要取得成功，它必須連接到這些技術的前端。每一個區塊成為一個對象，它的相關信息治理規則必須撰寫的，并分配給對象。這樣，不管它存儲在什么位置，數據可以重新組裝和保留價值作為一個權威性的記錄。

企業和政府錯過了采用EDI的機會。他們卻遲遲沒有改變他們回應BYOD的方向，并剛剛以更大的聲勢致力于物聯網創新之舉。現在是為blockchaining設計、物聯網和未來的技術更加充分整合和治理信息的時候了。